Abwesenheitsmanagement und Ressourcenplanung für Redmine.
Das HRM Plugin verwaltet Urlaub, Krankheit und Arbeitszeitmodelle und beantwortet damit die Frage, auf wen ein Team in den nächsten Wochen zählen kann.
Anwesenheiten werden als Kommen und Gehen erfasst, Abwesenheiten mit Genehmigungsweg, Feiertage je Region. Daraus ergibt sich die verfügbare Kapazität jedes Tages, und die Ressourcenansicht zeigt, wo die Planung nicht aufgeht.
Was es nicht ist: kein Lohnabrechnungssystem, keine Zeitwirtschaft mit Zeitkonten und Saldenfortschreibung, keine Zutrittskontrolle.
Wer mehr als eine Handvoll Mitarbeiter zu betreuen hat weiß, dass er sich nicht mehr nur wichtigen Aufgaben, Kundenprojekten oder Anfragen widmen kann. Sein Alltag beinhaltet auch
- Anwesenheiten zu verwalten,
- Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten zu erfassen,
- Stundenbuchungen zu kontrollieren
- und die Ressourcen für anstehende Projekte zu planen.
Idealerweise gibt man einen Großteil der Tätigkeiten an seine Mitarbeiter direkt ab (Stichwort: Employee Self Service).
Alles Funktionalitäten die unsere Erweiterung für Redmine bereits von Anfang an integriert hat.
Anwesenheiten buchen
Jede Buchung gehört zu einem Anwesenheitstyp, den Du selbst festlegst: Office, Home-Office, Außendienst, Urlaub, Krankheit, Fortbildung. Über den Ereignistyp entscheidest Du, ob die Zeit als Arbeitszeit zählt. Neben Anwesenheit und Abwesenheit gibt es dafür Abwesenheit (Fehlzeit), etwa für unerlaubtes Fernbleiben während der Arbeitszeit.
Bei der Berechnung wird unterschieden ob es sich um Mitarbeiter mit oder ohne Buchungspflicht zur Anwesenheit handelt.
Mitarbeiter ohne Pflicht zur Anwesenheitsbuchung hinterlegen lediglich ihre geplanten Abwesenheiten in Redmine (z.B. Urlaub) um eine realistische Ressourcenplanung zu unterstützen. Oder bei ungeplanten Abwesenheiten (z.B. Krankheit) ihren Vorgesetzten bzw. dessen Vertreter oder die Personalabteilung auf direktem (digitalen) Weg zu informieren. Ohne Umwege in einem zentral zugänglichen System.
Mitarbeiter mit Pflicht zur Anwesenheitsbuchung werden dazu aufgefordert ihre Arbeitszeiten digital (also innerhalb Redmine) zu hinterlegen. So sehen Vorgesetzte und die Personalverwaltung die gebuchten Anwesenheiten direkt im System, ohne Tabellen einzusammeln. Genehmigungspflichtige Abwesenheiten wie Urlaub laufen über denselben papierlosen Weg. Die Entscheidung (Akzeptiert / Abgelehnt) steht dem Mitarbeiter direkt in seinem Benutzerkonto zur Einsicht bereit.
Nachfolgender Screenshot zeigt den Bereich Anwesenheit im Benutzerkonto eines internen Mitarbeiters in Redmine. In diesem Bereich werden nicht nur An- oder Abwesenheiten eingetragen, sondern auch Berichte zu getätigten Arbeitszeiterfassungen erstellt oder nachgesehen, ob genehmigungspflichtige Abwesenheiten angenommen oder abgelehnt wurden.
Abbildung zeigt die Ansicht “Anwesenheit” eines buchungspflichtigen Mitarbeiters in Redmine
Vorteile Arbeitszeiterfassung des Redmine HRM Plugin
Wer sein Personal bisher mit Hilfe von Excel verwaltet hat, wird den Vorteil einer nahtlos in Redmine integrierten Lösung schnell erkennen.
Wo bisher nur eine Person an dem Dokument gearbeitet hat, erlaubt das HRM-Plugin mehreren Mitarbeitern Zugriff auf die relevanten Daten zur Verwaltung seiner Mitarbeiter.
Wenn bisher nur die Personalverwaltung für die Überprüfung der Anwesenheiten zuständig war erlaubt durch das HRM-Plugin nun auch Vorgesetzten einen Zugriff auf die Anwesenheiten seiner Mitarbeiter. Zudem erhalten Mitarbeiter selbst die Möglichkeit zur Buchung von An- und Abwesenheiten und übergibt Ihnen dadurch mehr Eigenverantwortung.
Wer bisher Urlaubsanträge in Papierform eingereicht und bearbeitet hat, nutzt jetzt den einfachen Workflow des HRM-Plugins. Durch den digitalen Genehmigungsprozess spart man Papier und schafft mehr Transparenz.
Digitale Arbeitszeiterfassung: Was früher von einer Stechuhr erledigt wurde, leisten heute moderne Softwareanwendungen. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit nun flexibel von überall aus einfach über den Internetbrowser in einer von Ihrem Unternehmen bereit gestellten Online-Anwendung.
Anwesenheit und Homeoffice sind kein Widerspruch
Wer im Homeoffice arbeitet, bucht seine Anwesenheit genauso wie im Büro. Ein Browser reicht, ein Terminal oder eine Stempeluhr braucht niemand.
Damit sieht das Team, wer wann erreichbar ist, und die Planung stimmt auch bei verteilten Standorten. Feiertage werden je Region berücksichtigt, sodass ein bayerischer Feiertag nicht die Kollegen in Hamburg aus der Planung nimmt.
Weicht jemand dauerhaft von der vereinbarten Arbeitszeit ab, wird das in der Anwesenheitsübersicht sichtbar. Für uns ist das vor allem ein Planungssignal: Wer ständig mehr arbeitet, hat zu viel Arbeit und zu wenig Unterstützung.
Was das Plugin nicht leistet
Wir sagen lieber vorher, was nicht geht, als hinterher.
Überstunden. Das Plugin zeigt die Abweichung von der vereinbarten Arbeitszeit an, führt aber kein Überstundenkonto. Der Wert wird für den gewählten Zeitraum jedes Mal neu berechnet und nicht gespeichert. Wer ihn dauerhaft braucht, exportiert die Anwesenheitsliste regelmäßig als CSV, XLSX oder PDF.
Resturlaub. Der Urlaubsanspruch startet jedes Jahr am 1. Januar neu. Nicht genommene Tage verfallen. Wer Resturlaub ins neue Jahr mitnehmen lassen will, überträgt ihn vor dem Jahreswechsel für jeden Mitarbeiter von Hand.
Pausen. Erfasst wird die Anwesenheitsspanne inklusive Pausen. Einen automatischen Pausenabzug gibt es nicht. Wer Pausen getrennt ausweisen will, legt dafür einen eigenen Anwesenheitstyp an.
Historische Werte. Alle Berechnungen laufen zur Laufzeit gegen den aktuell zugewiesenen Arbeitszeit-Kalender. Wechselt ein Mitarbeiter von Teilzeit auf Vollzeit, ändern sich auch die Werte der Vergangenheit. Auswertungen, die Bestand haben sollen, exportierst Du vorher.
Lohnabrechnung. Das Plugin rechnet keine Löhne ab und liefert keine Daten an ein Abrechnungssystem.
Wer die Funktionen des Redmine HRM-Plugin testen will, kann dies in Redmine Online-Demo tun. Alle Funktionen des HRM Plugins findet man auf der Produktseite. Gerne sind wir bei konkreten Rückfragen behilflich.