“In IT-Projekten werden täglich Unmengen an Geld, Zeit und Arbeitsleistung verbrannt. Dabei lassen sich bis zu 90 Prozent aller IT-Probleme durch eine gezielte Planung von vornherein vermeiden.” (Alexander Meindl, Geschäftsführer AlphaNodes GmbH). Der Spezialist aus München für Drupal und PHP arbeitet seit 20 Jahren mit komplexen IT-Systemen und konnte in zahlreichen nationalen und internationalen Projekten immer wieder ähnliche Erfahrungen dieser Art sammeln.
Wir wissen, dass es auch anders geht und helfen dabei. Deswegen liste ich in diesem Artikel die wichtigsten Erfolgskriterien für Web Projekte auf. Mit Hilfe dieser Tipps ist es möglich ein Projekt in der vorgegebenen Zeit, dem veranschlagten Budget und einem durchwegs motivierten Team erfolgreich abzuschließen.
Projektziele definieren und klare Anforderungen stellen
“Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht noch immer geschwinder, als jener, der ohne Ziel umherirrt.” (Zitat von Gotthold Ephraim Lessing). Damit der Projektverlauf ohne Zwischenfälle von statten geht, muss das Projektziel so präzise wie möglich und umfangreich wie nötig sein. Wichtig sind klare Anforderungen durch den Auftraggeber des Projektes. Mehrdeutige Spezifikationen müssen vermieden werden. Denn sie bedeuten nur mögliche Konflikte zwischen den Interessengruppen des Projekts. Nicht vergessen werden sollte, dass ein Projekt neben Projektzielen auch Termine braucht. Diese sollten sich jedoch voneinander unterscheiden.
Projektleitung stark positionieren
Der Projektleiter ist von Anfang an im Projekt dabei. Er ist nicht nur in die Planung involviert, sondern hilft auch bei der Auswahl des Projekt-Teams. Denn ein Team ist nur so stark, wie sein schwächstes Glied. Ein guter Projektleiter kennt die nötigen Teambuilding Maßnahmen und weiß wie wichtig Motivation für den Projekterfolg ist. Und einer der besten Motivations-Booster ist ein perfekt aufeinander abgestimmtes, gut zusammen arbeitendes Team.
Rückendeckung für den Projektverlauf sichern
Je größer Projekte sind und je länger deren Umsetzung dauert, umso größer ist auch die Gefahr, dass sie nicht zu Ende geführt werden. Ein erfolgreiches Projekt braucht Rückendeckung durch eine einflussreiche Person aus dem Unternehmen. Diese Person muss an den Erfolg des Projekts glauben und sich für die Fertigstellung einsetzen.
Auf frühere Erfahrungen aufbauen, Risiken erkennen
Wer schon Erfahrung im Projektmanagement mit sich bringt und weiß, was den Erfolg eines Projekts ausmacht, kann und sollte auf dieses Wissen zurück greifen. Was kann schief gehen, wo braucht man besonders viel Zeit, was lief bisher gut, was hat weniger gut gelappt? Erfolg hat, wer Risiken erkennt, von Anfang an im Auge behält und im Problemfall die richtigen Entscheidungen zu treffen weiß.
Mit den besten Tools arbeiten
Das beste Tool für ein Projekt muss nicht immer das größte oder teuerste sein, dass auf dem Markt erhältlich ist. Die Bandbreite an Werkzeugen zum Projektmanagement ist enorm. Wer nicht unnötig sein Budget in eines der bekannten Tools investieren möchte, sollte Zeit zum analysieren einplanen. Welche Anforderungen notwendig sind, damit das Projekt ideal unterstützt wird. Was vielen nicht klar ist, ist die Tatsache, dass die eingesetzte Software nur ein Hilfsmittel darstellt und nicht dazu verleiten sollte, das Steuer aus der Hand zu geben.
Ausreichend dokumentieren
Je besser während des Projektverlaufs dokumentiert wird, desto leichter nachvollziehbar ist der Projektaufwand und das erreichte Ergebnis. Sowohl für den Kunden als auch für die Team-Mitglieder. Ziel sollte sein, dass Projektqualität nicht nur produziert, sondern auch dokumentiert wird. Zum einen ergeben sich hieraus wertvolle Hinweise für nachfolgende Projekte und zum anderen wird Gelerntes noch einmal entsprechend gesammelt und dem gesamten Team zur Verfügung gestellt.
Regelmäßig kommunizieren
Kommunizieren um zu motivieren. Der regelmäßige Austausch innerhalb der Projektbeteiligten sorgt nicht nur für Motivation unter den Team-Mitgliedern, sondern hilft auch dabei, mögliche Probleme rechtzeitig zu erkennen, Risiken zu mindern und Eskalationen in den Griff zu bekommen. Der Projektleiter sollte das Management und die Stakeholder stets auf dem Laufenden halten.
Projekte richtig abschließen
Ist das Projektende erreicht heißt es rekapitulieren und aus möglichen Fehlern lernen. Am Ende zum Beispiel mittels einer schriftlichen Abnahme durch den Auftraggeber für Entlastung sorgen. Erst mit der Projektabnahme ist ein Projektleiter aus der Verantwortung entlassen, das Projekt soweit abgeschlossen und der Kunde zufrieden gestellt.
Erfolge feiern
Ein wichtiges Erfolgskriterium, dass leider nur selten als Wichtig angesehen wird, ist das Feiern von Projekterfolgen. Damit ist nicht nur der erfolgreiche Projektabschluss gemeint, sondern auch kleine Etappenerfolge. Gerade bei größeren Projekten, die über einen langen Zeitraum gehen ist es notwendig die erfolgreich abgeschlossene Projekt Etappen zu zelebrieren. Wer seinem Team die Möglichkeit bietet zwischen dem stressigen Projektalltag auch eine entspannte Atmosphäre innerhalb des Teams zu genießen, erhöht dadurch nicht nur die Motivation, sondern zeigt auch seine Zufriedenheit mit der geleisteten Arbeit (Stichwort Teambuilding).
Fazit
Wer entsprechend plant, vorausschauend handelt und in der Lage ist aus Fehlern und Erfolgen zu lernen, ist auf einem guten Weg sein Web Projekt erfolgreich abzuschließen.
