Bei einem Workflow im Projektmanagement Tool Redmine handelt es sich um einen Ablauf der festlegt, welche Schritte ein Ticket von der Erstellung bis zur Erledigung zu durchlaufen hat.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Workflows. Für viele ist es wichtig ihren eigenen Workflow zu verwenden (auch wenn der Redmine Standard-Workflow für 90% der Anwendungsfälle geeignet wäre und geringfügig angepasst werden muss).

Tipp: Datenstruktur (Projekte, Rollen, Tracker) minimal halten (KISS-Prinzip). Das vereinfacht die Anwendung und erhöht die Flexibilität.

Da Redmine recht flexibel einsetzbar ist, stellt die Workflowanpassung in der Regel kein Problem dar. Von relativ einfach (To -> In Progress -> Done) bis hin zu sehr umfangreich kann man sich seinen eigenen Workflow beliebig zusammen stellen.

Notwendig hierfür sind die beiden Bereiche im Administrationsmenü:

  • Ticket-Status: Hier legt man sich die notwendigen Statusangaben an, die ein Ticket später einzeln zu durchlaufen hat. Diese müssen dann im Anschluss in den Workflow für die einzelnen Tracker eingebunden werden.

  • Workflow: Für die vorhandenen Ticket Statusangaben baut man sich im Abschnitt Workflow / Statusänderungen die Workflows für seine Tickets. Und zwar pro Rolle und Tracker.

Vor allem Anwender die noch neu im Umgang mit Redmine sind, tun sich hier ein wenig schwer bei der Auswahl der Berechtigungen. Und wenn der zu definierende Workflow zusätzlich noch recht umfangreich ist, tut man sich keinen Gefallen bei der Abarbeitung einer textlastigen Ansicht.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Visualisierung der Daten für den geplanten Workflow den Prozess ungemein vereinfachen. Damit man hierfür kein externes Tool nutzen muss wurde eine Workflow Visualisierung mit Hilfe das Redmine Reporting Plugin implementiert (Verfügbar ab v3.0.2).

Und zwar direkt unterhalb der Workflow Konfiguration oder unterhalb der Tracker Verwaltung.

Redmine Reporting Plugin Beispiel: Workflow Visualisierung in der Workflow Konfiguration (Redmine Administrationsbereich)

Vorteile Workflow Visualisierung

Durch die Visualisierung wird sicher gestellt, dass die einzelnen Schritte (Status) die ein Ticket mit einem entsprechenden Tracker von einem Anwender der entsprechenden Rolle zu durchlaufen hat auch so funktioniert, wie geplant. Man sieht optisch durch die Verwendung von Pfeilen, Symbolen und Farben sofort:

  • ob alle Statusangaben eingebunden sind (oder einer vergessen wurde)
  • bei welchem Status es los geht (Start-Symbol) oder aufhört (End-Symbol) oder beides
  • ob es möglich ist einen Status zu überspringen
  • ob es möglich ist ein Ticket nur in eine Richtung abzuarbeiten oder man auch wieder zurück gehen kann
  • ob es möglich ist ein geschlossenes Ticket wieder zu öffnen etc.
  • ob andere Rollen den Workflow anders nutzen dürfen (graue Linien)
  • ob es Ausnahmen für Autor oder Zugewiesen an gibt (bunte Linien)

Nützlich für

  • Anwender, die neu im Umgang mit Redmine sind (z.B. ehemalige Jira Nutzer) und Unterstützung bei der Workflow-Konfiguration benötigen.
  • Anwender, die komplexe Workflows ausarbeiten müssen und hierfür eine bessere Übersicht brauchen.
  • Anwender, die mit dem (für sie) neuen Workflow arbeiten sollen und unsicher sind, welcher Status als nächstes folgt (z.B. neue Mitarbeiter).

Hier findest Du den Workflow Graph

Die grafische Visualisierung des Ticket Workflows in Redmine ist in folgenden Bereichen implementiert:

  • Administrationsbereich: Hier findet man die Visualisierung im Abschnitt Tracker und im Abschnitt Workflow und zwar wenn man die jeweiligen Einträge bearbeiten möchte.

  • Ticketansicht: Für Anwender mit entsprechender Berechtigung steht die Visualisierung im Bearbeiten-Modus der Ticketansicht zur Verfügung. Ihnen wird in dem Fall neben der Auswahl Status ein Symbol hierzu eingeblendet.

Redmine Reporting Plugin Beispiel: Workflow Visualisierung in der Ticket Bearbeiten-Ansicht (Graph-Aktivierung für die jeweilige Rolle notwendig)

Tipp: Anwender sehen in ihrem Workflowdiagramm übrigens nicht nur den aktuellen Ticketstatus, sondern auch den nächsten, möglichen Status für die Ticketweiterbearbeitung. Die Reihenfolge steuert man im Administrationsbereich mittel entsprechender Positionierung der Ticket Status Reihenfolge.

So aktivierst Du die Workflow Visualisierung

Damit der Workflow Graph genutzt werden kann, muss dieser von einem Anwender mit Administratorrechten aktiviert werden.

  • Pluginkonfiguration: Unter Plugins / Redmine Reporting / Allgemein muss die Option Workflow Graph aktivieren im Bereich Tickets aktiviert werden, damit der Workflow Graph in Trackerverwaltung, Workflow-Verwaltung und in der Ticketbearbeitung dargestellt wird.
  • Rollen und Rechte: Hier muss für die jeweilige Rolle der Punkt Workflow Graphen anzeigen aktiviert werden.

Fazit

Die Workflow Visualisierung hilft in jedem Fall nicht nur bei der Erstellung eines geplanten Workflows, sondern auch dabei komplexe Abläufe besser zu verstehen und zu analysieren. Man sieht auf einen Blick wie umfangreich der Workflow ist, ob der geplante Prozess Sinn macht, oder an bestimmten Stellen einer Überarbeitung bedarf.

Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Das kostenpflichtige Reporting Plugin gibt es einzeln oder im Bundle mit weiteren Funktionen. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.

Weiterführende Infos

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