Mit steigender Projektanzahl wächst auch der zeitliche Aufwand für Projektmanager und Projektteams bei der Verwaltung und Beantwortung von Aufgaben. Vor allem etablierte Standardabläufe lassen sich in vielen Unternehmen nicht einfach mal ändern, wenn sie sich durch ein plötzlich erhöhtes Ticketaufkommen als ineffizent heraus stellen und dadurch zur Zeit- und Kostenfalle werden.
Wer produktiver arbeiten will oder rentabel bleiben muss, der hat die Möglichkeit seine Prozesse mittels Automatisierung zu optimieren.
Die Summe machts
Selbst kleine Automatisierungen wie Statusänderung, Ticketpriorisierung, Bearbeiterzuweisung, automatische Eskalation mittels E-Mail etc. bringen bereits eine Verbesserung. Und in der Summe spart man auch durch kleine Vorgänge in jedem Fall Zeit, weil dadurch beispielsweise:
- Aufgaben schneller weiter bearbeitet werden,
- die automatische Durchführung einfacher Bearbeitungstätigkeiten die Projektmitglieder entlasten
- und der Projektmanager Unterstützung im Projektmonitoring erhält.
Wer in Redmine Projekte, Tickets oder Aufwandsbuchungen automatisieren möchte, muss nicht zwangsläufig programmieren können. Das Redmine Automation Plugin bietet sogenannte No-Code-Automatisierungs-Regeln (if-then Bedingungen) für Anwender ohne Entwickler-Background.
Und wer sich zu den fortgeschrittenen Anwendern zählt erhält durch den Einsatz von YAML-Syntax zusätzliche Möglichkeiten, um automatisierte Abläufe wie beispielsweise das Erstellen neuer Tickets oder das Befüllen von benutzerdefinierten Feldern anzustoßen.
So startet man mit der Automatisierung
In vielen Fällen gibt es in jedem Projekt Möglichkeiten zur Automatisierung von Alltagstätigkeiten. Zum Teil komplett ohne zusätzlich manuelles Eingreifen. Die Herausforderung liegt eher darin zu erkennen, was man automatisieren kann und wie man automatisiert.
Der erste Schritt zur Automatisierung sollte immer eine Prüfung der bestehenden Prozesse und Workflows sein. Unter Berücksichtigung folgender Punkte:
- Welche einfachen, wiederkehrenden Tätigkeiten fallen in unseren Projekten regelmäßig an?
- Welche dieser Tätigkeiten sind für eine Automatisierung geeignet, ohne dass jemand Hand anlegen muss?
- Welche Prozesse lassen sich abändern / vereinfachen, damit sie für eine Automatisierung besser geeignet sind?
- Wer kümmert sich um die Einrichtung der Automatisierungsregeln?
- Wer kümmert sich um die Prüfung und Verbesserung bestehender Automatisierungen?
Wenn klar ist, was man automatisieren möchte, aktiviert man in der Plugin-Konfiguration die Option Regeln aktivieren. Und beginnt mit der Erstellung seiner Regeln auf Basis diverser Trigger (= Auslöser). Standardmäßig stehen folgende Trigger bereit:
- Zeitgesteuert
- Zeitgesteuert - Benötigte Zeit
- Zeitgesteuert - Tickets
- Zeitgesteuert - Projekte
- Event - Ticket speichern
- Event - Projekt speichern
- Event - Aufwandsbuchung speichern
Wer andere Plugins aus dem Hause AlphaNodes im Einsatz hat, findet hier noch weitere Trigger zur Auswahl. Die hier genannten Trigger gehören zur Standardausstattung des Automation-Plugins. Sie stellen diverse Regel-Aktionen bereit.
Schnell einsetzbar
Wer manuelle, zeitaufwendige oder fehleranfällige Tätigkeiten hat, die sich ständig wiederholen, für den ist der Automation-Bot des Automation Plugins genau die richtige Unterstützung. Unserem Bot machen wiederkehrende Aufgaben nämlich nichts aus. Mit gleichbleibender Effizienz wird es sich rund um die Uhr um die Erledigung der ihm übertragenen Jobs mittels Automation-Regel kümmern.
Zu den typischen, einfachen No-Code Automatisierungen gehören Tätigkeiten wie:
TAGs automatisch setzen
Fälligkeitsdatum eines Tickets ändern
Durch die Auswahl diverser Operatoren ist man hier sehr flexibel.
Priorität anpassen
Ticketstatus verändern
Hier werden die in Deinem Redmine vorhandenen Statusangaben gelistet, welche von unserem Beispiel abweichen können.
Bearbeiter neu zuweisen
Hier hat man zwei Möglichkeiten zur Zuweisung. Entweder für einen konkreten Benutzer (bzw. Gruppe) oder für eine bestimmte Rolle.
Smarte Ticketzuweisung mittels Rollenzuweisung
Die Zuweisung einer Entität an Mitglieder einer speziellen Rolle hat folgenden Mehrwert gegenüber der in vielen Projekten üblichen Gruppenzuweisung:
- ist projektübergreifend (dadurch allgemeingültig) nutzbar
- erspart zusätzliche Gruppenzuweisung (Tickets sollten bevorzugt einer Person statt einer Gruppe zugewiesen werden)
- erlaubt die Reduzierung von Gruppen. Im Verhältnis zur Gruppe sind (wenn überhaupt) nur wenige Zusatzrollen notwendig.
- erlaubt den Einsatz der sogenannten „Smarten“ Ticketzuweisung. Das Automation Plugin ist so entwickelt, dass es bei der Rollenzuweisung entscheiden kann, welchem Benutzer einer Rolle ein Ticket zugewiesen wird. Die Funktion ist jedoch nur nutzbar wenn statt der Gruppen ein Benutzer (via Rollenzuweisung) zugewiesen wird.
Smarte Ticketzuweisung via Benutzerrolle bedeutet am Beispiel von Tickets:
- der erste Benutzer mit den wenigsten Tickets im Projekt erhält die Zuweisung.
- Zur Bestimmung der Anzahl der Tickets werden offene Tickets aus dem Projekt gezählt, in welchem das betroffene Ticket zugeordnet ist.
Ticketkommentar hinterlegen
Zur Individualisierung der Kommentare sollte man mit den verfügbaren Variablen arbeiten, welche in Textbereichen einsetzbar sind.
Die Aktionen können einzeln oder in Kombination in einer Regel zusammen gefasst werden oder Teil einzelner Regeln sein. Worauf man generell achten muss ist, dass die Regel-Aktion auch wirklich auf die gewünschten Tickets, Projekte oder Aufwandsbuchungen zu Tickets zutreffen, die man damit ansprechen will.
Damit das der Fall ist, ist es wichtig die gesetzten Bedingungen entsprechend zu prüfen. Diese werden wie die Redmine üblichen Filter für die jeweilige Entität angewendet. Wer im Umgang mit Redmine Filtern geübt ist hat auch hier keine Probleme bei der Anwendung.
Komplexere Aktionen mittels YAML-Syntax möglich
Für fortgeschrittene Anwender kann man komplexe Aktionen mittels YAML-Syntax durchführen. Hierfür stehen diverse Aktionen bereit wie:
- Benutzerdefinierte Werte
- Projekt erstellen
- Ticket erstellen
- Aufwand buchen
YAML ist eine beliebte Programmiersprache, da sie für den Menschen einfach lesbar und erlernbar ist.
Das Automation Plugin kommt mit einer umfangreichen Dokumentation (DE und EN) in welcher auch Beispiele für komplexe Automatisierungen enthalten sind. Auch hier in unserem Redmine-Blog findest Du zahlreiche Beiträge zu dem Thema.
Vorteil des Automation Plugins
Das Redmine Automation Plugin ist für Unternehmen geeignet, die häufig wiederkehrende, einfache Aufgaben haben, die man auch automatisiert erledigen könnte. Damit spart man nicht nur wertvolle Mitarbeiterressourcen, sondern kann die gesparte Zeit besser in andere - wichtigere - Tätigkeiten investieren. Da das Automation-Plugin optimal in Redmine integriert ist und mit unseren anderen Produkten (HRM, DB, Reporting, Passwords, ServiceDesk) zusammen arbeitet, ist es ideal geeignet die Projektarbeit effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
Warum Automatisierung wichtig ist
Jedes Unternehmen sucht in der Regel nach einer Möglichkeit seine Produktivität mit möglichst geringem Aufwand zu steigern. Die heutige Technologie ist dafür bereits ausgelegt, nur wird sie aktuell noch von zu wenig IT-Leitern genutzt. Dabei können sogar im Projektmanagement bereits einfache Prozesse mit Hilfe von Automatisierung erledigt werden, ohne seine Mitarbeiter damit zu belasten.
Außerdem bleiben durch den Einsatz von Automatisierung auch kleine Teams wettbewerbsfähiger, weil sie selbst bei geringer Mitarbeiter-Zahl eine Möglichkeit erhalten effektiver zu arbeiten. Vor allem in Phasen, in denen es durchaus schnell hektisch werden kann, oder man nicht schnell genug Zugriff auf neue Team-Ressourcen bekommt.
Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden. Denk dran, dass unsere Plugins nur genutzt werden können, wenn Dein Redmine System unseren Mindestvoraussetzungen entspricht. Alte Plugin-Versionen stehen nicht zum Download bereit und werden auch nicht von uns unterstützt. Wenn du mit dem Automation-Bundle (Reporting & Automation) arbeiten willst, muss Dein Redmine den Plugin-Mindestvoraussetzungen entsprechen.
Weitere Funktionen des Automation Plugins
Neben den hier beschriebenen Automatisierungs-Regeln stehen noch folgende Funktionen durch das Plugin bereit:
- Automatische Wiedervorlage von Tickets (Follow-ups)
- Zeitplan Einsatz für wiederholende Tätigkeiten (Aufwandsbuchungen, sowie Ticketwiederholungen)
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin auf Wunsch Teil unseres Hosting Angebots.
