Sind wichtige Projektinformationen in verschiedenen Excel-Tabellen verstreut? Und fehlt Dir dadurch die Übersicht? Dann ist es Zeit für mehr Struktur in Deinem Projekt. Das Redmine DB Plugin verwandelt Dein Redmine-System in eine leistungsstarke Datenbank für alle Arten von strukturierten Informationen, die zwar Ticket- oder Projektrelevant sind, für die es in Redmine jedoch keinen geeigneten Ablageort gibt.
Was ist das Redmine DB Plugin?
Das Redmine DB Plugin erweitert ein bestehendes Redmine-System um eine flexible Datenbank-Funktionalität. Anstatt verschiedene Tools für unterschiedliche Datentypen zu verwenden, kannst Du alle projektrelevanten Informationen zentral in Redmine verwalten. Mit dem Plugin hast Du die Möglichkeit benutzerdefinierte Datentypen zu erstellen und diese mit benutzerdefinierten Feldern individuell anzupassen.
DB-Einträge können beliebige Inhalte enthalten. Es ist möglich diese innerhalb anderer Entitäten (z.B. Tickets) zu verlinken. Dadurch wird die Kommunikation in umfangreichen Projekten einfacher, weil es weniger Verständnisfehler gibt. Änderungen an einem DB-Eintrag werden in der Historie nachvollziehbar dokumentiert. Es ist gleich ersichtlich: “Wer hat was, wann geändert?”
Praktische Anwendungsbeispiele für verschiedene Zielgruppen
Damit Du verstehst, was wir meinen, hier ein paar praktische Anwendungsbeispiele wann der Einsatz des Redmine DB Plugins möglich wäre.
IT-Abteilungen und Systemadministratoren
Du verwaltest die IT-Infrastruktur Deines Unternehmens? Das Plugin ist ideal für:
- SSL-Zertifikate: Verfolge Ablaufdaten, Domains und Erneuerungszyklen zentral
- Softwarelizenzen: Behalte den Überblick über Lizenzanzahl, Kosten und Laufzeiten
- Server-Inventar: Dokumentiere Hardware-Spezifikationen, Standorte und Wartungsintervalle
- Hosting-Pakete: Verwalte Kundenprojekte mit technischen Details und Vertragslaufzeiten
Immobilien- und Facility-Management
Für Immobilienverwalter bietet das Plugin folgende Möglichkeiten:
- Objektverwaltung: Erfasse Informationen zu Mietverträgen und Mietobjekten
- Büroausstattung: Verwalte Inventar mit Anschaffungsdaten, Garantien und Standorten
- Service-Verträge: Behalte Wartungsverträge für Aufzüge, Heizungen und andere Anlagen im Blick
Service- und Vertriebsunternehmen
Teams im Kundenservice profitieren von:
- Kundenverträge (SLA): Informationen / Eckdaten zu vereinbarten Service-Level-Agreements
- Produktkataloge: Strukturierte Verwaltung von Produktinformationen und Preislisten
- Kundenprojekte: Verknüpfung von Projektdaten mit spezifischen Kundenanforderungen
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
DB-Einträge lassen sich projektbezogen als auch projektübergreifend aufspüren. Die zahlreichen Filter erlauben einen schnellen Zugriff auf die für den jeweiligen Anwender relevanten Daten.
Flexible Datenverwaltung
Das Plugin arbeitet mit sogenannten “DB-Typen”, die Du wie Kategorien für Deine Daten verstehen kannst. Jeder Typ kann mit individuellen Feldern ausgestattet werden - von einfachen Textfeldern über Datumsfelder bis hin zu Datei-Uploads und Verknüpfungen zu anderen Einträgen.
Import und Export
Eine der praktischsten Funktionen ist der CSV-Import. Du kannst Deine bestehenden Excel-Listen problemlos in das Plugin übertragen. Ebenso einfach ist der Export in verschiedene Formate (CSV, XLSX, Atom), sodass Du Deine Daten jederzeit für andere Anwendungen verfügbar hast.
Verknüpfung mit Tickets
Ein großer Vorteil gegenüber isolierten Datenbanken: DB-Einträge lassen sich direkt mit Redmine-Tickets verknüpfen. So siehst Du sofort, welche Infrastruktur-Komponenten von einem Problem betroffen sind oder welche Verträge bei einer Kundenanfrage relevant werden.
Erweiterte Such- und Filterfunktionen
Die Live-Suche ermöglicht es Dir, auch bei großen Datenmengen schnell die richtigen Informationen zu finden. Du kannst nach verschiedenen Kriterien filtern, Spalten individuell anpassen und Deine bevorzugten Ansichten für die spätere Nutzung speichern.
Dashboard-Integration
Besonders für das Management interessant: Das Plugin unterstützt Redmine-Dashboards. Du kannst wichtige Kennzahlen und Übersichten direkt auf der Startseite oder Projektübersicht anzeigen lassen - beispielsweise ablaufende SSL-Zertifikate oder überfällige Wartungstermine.
Berechtigungen und Teamarbeit
Das Plugin respektiert Redmines bewährtes Rechtesystem. Du kannst genau festlegen, wer DB-Einträge erstellen, bearbeiten oder nur lesen darf. Private Einträge ermöglichen es, sensible Informationen nur mit bestimmten Teammitgliedern zu teilen, ohne sie für alle Projektbeteiligten sichtbar zu machen.
Organisation durch Tags und Kategorien
Die Tag-Funktionalität hilft Dir dabei, Deine Daten zusätzlich zu strukturieren. Das Plugin unterstützt sowohl einfache Tags als auch gruppierte und “scoped” Tags für eindeutige Kategorisierungen. So findest Du beispielsweise alle Hardware-Komponenten des Typs “Laptop” auf einen Blick.
Integration in bestehende Workflows
Das Plugin fügt sich nahtlos in Deine bestehenden Redmine-Prozesse ein. Du musst keine separaten Tools einführen oder Dein Team auf neue Systeme schulen. Alle Funktionen sind über die gewohnte Redmine-Oberfläche zugänglich, und E-Mail-Benachrichtigungen halten Dich über Änderungen auf dem Laufenden.
DB-Einträge lassen sich innerhalb der Ticket “Bearbeiten”-Ansicht verknüpfen. Die verknüpften Entitäten sind dann miteinander verlinkt und somit schnell dem entsprechenden Ticket zuzuordnen.
Makros für erweiterte Automatisierung
Für fortgeschrittene Anwender bietet das Plugin verschiedene Makros, mit denen Du DB-Inhalte automatisch in Wiki-Seiten oder Tickets einbinden kannst. Das ist besonders praktisch für regelmäßige Reports oder Statusübersichten.
Wichtig hierbei:
- Makros funktionieren nur in Projekten, wo das DB-Modul aktiviert ist
- Inhalte werden nur Nutzern mit DB-Zugriff angezeigt
- Makros in Wiki-Seiten können als einfache Alternative zu Dashboard-Blöcken dienen
- Der Einsatz von Makros ist nur für erfahrene Anwender interessant
Redmine DB sorgt für mehr Struktur für Deine Projekte
Wir finden, das Redmine DB Plugin ist definitiv sinnvoll, denn es löst echte Probleme, wenn es um die Verwaltung strukturierter Daten in Redmine geht, die nicht in ein Standard-Ticket passen. Es lässt sich flexibel an Deine spezifischen Anforderungen anpassen. Ob Du IT-Ressourcen verwaltest, Kundenverträge überwachst oder Immobiliendaten verwalten willst - das Plugin bietet Dir die nötige Flexibilität und Integration in Deine bestehenden Redmine-Workflows.
Durch den Einsatz benutzerdefinierter Felder für die verschiedenen DB-Typen ist das Plugin flexibel einsatzbar und für unterschiedliche Anwendungszwecke im Projekt geeignet.
Vorteile
- Nahtlose Integration: Das Plugin nutzt Redmines bestehende Infrastruktur. Du brauchst kein separates Tool.
- Flexibel nutzbar: Die Kombination aus vordefinierten DB-Typen und benutzerdefinierten Feldern erlaubt es Dir spezielle Datenstrukturen zu erstellen, ohne Programmierkenntnisse.
- Datenverknüpfung mit anderen Entitäten: Die Möglichkeit, DB-Einträge direkt mit Tickets oder anderen Entitäten zu verknüpfen schafft unserer Meinung nach einen echten Mehrwert.
- Import/Export-Funktionalität: Durch den CSV-Import ist der Umstieg von Excel-basierten Lösungen einfach möglich.
- Vertrautes Umfeld: Redmine-User kennen bereits die Oberfläche, der Einstieg ist relativ einfach.
Natürlich ist unser Plugin nicht für jeden Anwendungsfall geeignet.
- Teams, die Redmine nicht intensiv nutzen haben auch nicht den Bedarf strukturierte Daten in diesem Umfang zu verwalten.
- Die Konfiguration der DB-Typen und benutzerdefinierten Felder und Berechtigungen erfordern einen erfahrenen Administrator.
- Wer nur einfache Anwendungsfälle im Kopf hat dem reicht wahrscheinlich auch weiterhin die herkömmlichen Excel-Liste aus.
Für wen das DB Plugin geeignet ist
Wir sehen als Hauptzielgruppe IT-Service Unternehmen und Managed Service Provider:
- die verschiedene Kunden-Infrastrukturen verwalten
- die strukturierte Daten benötigen (Zertifikate, Lizenzen, Hard-/Software)
- die bereits intensiv mit Redmine arbeiten und Wert auf Datenqualität und Historie legen
- die von Verknüpfungsmöglichkeiten (Ticket - DB-Eintrag) profitieren (weil so klarer kommunizierbar ist, welche Einträge konkret gemeint sind)
Informationen zu unseren anderen Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.