Es gibt unterschiedliche Arten von Projekten wie Organisations-, Entwicklungs-, Bau- oder IT-Projekte. Die Auswahl an Tools die die Umsetzung dieser Projekte unterstützen sollen, ist deswegen mittlerweile recht groß. Unabhängig davon kann man jedoch generell davon ausgehen, dass nicht immer ist das größte oder bekannteste Werkzeug seiner Branche auch für das eigene Projekt die beste Wahl ist. Denn außer dem Kostenfaktor sind auch noch andere Faktoren für die Auswahl geeigneter IT-Werkzeuge entscheidend: Faktoren wie die interne Organisation, die verwendeten Methoden, die eingesetzten Prozesse und die Menschen, die mit dem System arbeiten sollen.
Methoden und Prozesse analysieren
Bevor also viel in die vermeintlich geeignete Software investiert wird, macht es Sinn genauer zu analysieren, welche Prozesse abgebildet werden sollen und welche Anforderungen das Tool dadurch abdecken muss, damit es sich im Einklang mit den bisher verwendeten Methoden und Prozessen befindet. Das Ziel einer solchen Software ist meist eine Verbesserung des Managements von Projekten zu erreichen. Aus dem Grund sollte man folgendes überlegen:
- wie war der Ablauf vorher?
- waren die vorher eingesetzten Methoden und Prozesse wirklich so gut, dass man sie beibehalten muss (es muss ja einen Grund geben, warum man das Projektmanagement verbessern will)?
- was wäre alles Verbesserungswert?
- muss die Software wirklich so flexibel sein, oder ist es möglich selbst etwas Flexibilität aufzubringen (also bisher verwendete Methoden / Prozesse in Frage zu stellen / anzupassen)?
- welche Prozesse nutzt bereits das geplante System und macht es Sinn, diese zu übernehmen?
Problemen vorbeugen
Bei der Einführung neuer IT-Werkzeuge muss oft mit Problemen gerechnet werden. Wie beispielsweise eine Aversion gegen die neue “Transparenz” die bei vielen Mitarbeitern eine Angst vor möglicher “Überwachung” auslöst, als auch eine Weigerungen sich aktiv an der Nutzung des Systems zu beteiligen. Die Gründe hierfür sind vielfältig aber häufig darin begründet, dass sich viele bei einer Einführung übergangen fühlen. Bevor man sich also für ein neues Tools entscheidet und sich Gedanken über die Anforderungen macht sollte man sicher stellen, dass sowohl das Management, als auch die Entscheidungsträger zusammen mit mitspracheberechtigten Anwendern an einem Tisch sitzen und die Einführung neuer IT-Tools, sowie deren Mehrwert für alle diskutieren.
Fazit: Es gibt kein Patentrezept
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das vermeintlich beste (für viele ist das gleichbedeutend mit “teuerste”) Tool auf dem Markt nichts nützt, wenn es nicht strukturiert eingeführt und methodisch verwendet wird. Die Grundlagen müssen stimmen und die Rahmenbedingungen gemäß den Zielwerten definiert werden. Oft macht es Sinn in kleinen Schritten zu beginnen und langsam zu wachsen.
Auf jeden Fall ist eine saubere Vorbereitung und zielführende Planung erforderlich, damit IT-Tools zur Unterstützung im Projekt auch auf lange Sicht gerne und erfolgsversprechend genutzt werden und sowohl dem Anwender als auch dem Management den gewünschten Mehrwert bringen (z.B. mehr Transparenz und eine bessere Übersicht, sowie Kosten- und Zeitersparnis und dadurch eine bessere Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Mitbewerbern).