Ideale Projektbedingungen schaffen und Projekte ganzheitlich optimieren ist das Ziel von Projektcoaching. Projektcoaching kann helfen die Effizienz von Projektprozessen wirksam zu erhöhen, Veränderungen nachhaltig zu implementieren, neue Spielräume aufzuzeigen und Risiken zu erkennen und lösen. Ausgangspunkt für das Projektcoaching ist stets eine aktuelle Situation und das angestrebte Ziel.
Coaching-Schwerpunkte können sein: die Zusammenarbeit im Team, interne Kommunikation, der Projektauftrag, die Projektziele, die Vorgehensweise im Projekt, die Projektstrategie, das Projektumfeld etc. Wichtig ist, dass konkrete Maßnahmen entsprechend der aktuellen Situation entwickelt, angestoßen und deren Ausführung bei Bedarf auch überwacht werden.
Wann Projektcoaching sinnvoll ist
Projektcoaching kommt sowohl für neue Unternehmen (Start-Ups), als auch in neuen und laufenden Projekten zum Einsatz. Typische Situationen, die nach einem Projektcoach verlangen sind laufende Projekte, die sich in einer kritischen Phase befinden. Zu den kritischen Phasen eines Projekts zählen:
- hohe Projektkosten
- minderwertige oder üble Qualität
- Terminverzug
- Beschwerden von Projektmitarbeitern
- Kritik durch die Stakeholder eines Projekts
- Aufkommendes Gefühl von Chaos
Treten nur in einem dieser Bereiche erste Probleme auf ist die Gefahr hoch, dass das gesamte Projekte zum Erliegen kommt.
Wann Projektcoaching Erfolg verspricht oder scheitert
Die Praxiserfahrung im Projektcoaching zeigt, dass die Erfolgsaussichten hoch sind, wenn der Wunsch nach alternativen Lösungswegen und strukturierten Projekten vom Kunden direkt kommt. Der Kunde muss das Defizit (seine Schwachpunkte) in seinem Unternehmen und dem Projektverlauf erkannt und verstanden haben. Er muss wissen was er braucht. Denn oft sind durch die mehr Transparenz und Effizienz versprechenden Prozesse, die eingeführt werden sollen, tiefgreifende Eingriffe ins Unternehmen und der Unternehmensstruktur notwendig. Eine Änderung, die nicht jeder bereit ist - selbst zum Wohl eines Projekts - hinzunehmen.
Kriterien für den Misserfolg
Ein Projektcoach hat wenig Erfolg, wenn der Kunde:
- nur zusätzliche Ressourcen im Bereich Projektmanagement braucht,
- denkt, dass die von ihm bereits eingesetzten Tools doch schon so funktionieren wie sie sollen und man nichts weiter tun muss,
- eigentlich nur nach einem Experten für ein spezifisches Projektproblem sucht,
- denkt, dass doch schon alles geklärt ist und das Projekt läuft, sobald jemand die Zeit findet die geplanten Dinge umzusetzen,
- das Vorhaben nicht aktiv von oben unterstützt und seinen Mitarbeitern mit gutem Beispiel voran geht. Leider ist es in vielen Unternehmen die Regel, dass Teamarbeit vom Projektteam verlangt, aber nicht mal in der Führungsebene praktiziert wird.
- nicht bereit ist neue Lösungswege einzuschlagen und auf den Rat des Projektcoach hört. Nach dem Motto: “Aber das haben wir doch schon immer so gemacht.”
Positiver Nutzen durch Projektcoaching
Ein Projektcoach unterstützt ein konkretes Projektvorhaben und liefert individuelle Lösungswege. Den Nutzen, den ein Unternehmen daraus ziehen kann ist:
- Aufbau von Projektmanagement KnowHow und Kompetenz
- Unterstützung der Projektleitung
- Unterstützung bei der Erreichung des Ziel eines konkreten Projekts
- Erhaltung neuer Blickwinkel / Sichtweisen durch externe Experten
- Verbesserung der internen Kommunikation
- Verbesserung der Teamarbeit
- Reduzierung von Konflikten, Missverständnissen, Demotivation der Mitarbeiter und Fluktuation im Team
- der Projekterfolg wird nicht länger dem Zufall überlassen
Projektcoaching Situationen
Ein Projektcoach hat Erfahrung im Umgang mit (komplexen) Projekten und deren Umfeld. Er treibt die Vernetzung von Teams, Einführung von Prozessen oder Tools als auch die Einhaltung von bewährten Methoden voran.
Projektcoaching macht Sinn
- in neuen Projekten (Project bootstrapping, Vorbereitendes Projektcoaching)
- in laufenden Projekten (Begleitendes Projektcoaching)
- für Start-Up Unternehmen
Projektcoaching in neuen Projekten
Unklar definierte Aufgaben, ineffiziente Rollenverteilungen oder fehlende Regeln für die interne Kommunikation zwischen Teams sind ein unkalkulierbarer Kostenfaktor. Besonders in Erstprojekten werden die Verzögerungen, die durch unklare Vorgaben oder fehlende Strukturen entstehen, oftmals unterschätzt. Ein Projektcoach hilft den Projektverantwortlichen von Anfang an die richtigen Entscheidungen zu treffen und das Team entsprechend zu formen. Er strukturiert das gesamte Ökosystem eines neuen Projekts und verkürzt die Planung. Ziel sollte es sein interne Diskussionen oder Fehlentscheidungen zu vermeiden, effiziente Teams zu etablieren (Teamformung) und dadurch das gemeinsame Ziel schneller zu erreichen.
Projektcoaching in laufenden Projekten
Festgefahrene Prozesse aufgrund veralteter oder falscher Entscheidungsgebungen und Projektstrukturen sind oft die Ursache von kritischen Situationen in laufenden Projekten. Projektcoaching hilft das Ökosystem eines Projekts zu analysieren, Schwachpunkte zu identifizieren, die Rollenverteilung innerhalb des Projekts zu überdenken und frühzeitig Mechanismen zur Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung zu implementieren. In kritischen Projektplanungsphasen hilft Projektcoaching bei der Akzeptanzsicherung des Projekts und der Konsenssicherung von Entscheidungen.
Projektcoaching für Existenzgründer (Start-Ups)
Für junge Unternehmen ist der Schritt in die Selbständigkeit aufregend und anspruchsvoll. Der erste Projektauftrag kann aufgrund mangelnder Erfahrung zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwand bedeuten und muss daher gut überlegt werden. Ein Projektcoach ist hierbei eine hilfreiche Stütze.
Er bereitet die noch unerfahrenen Start-Ups auf die Führung von Projekten vor und hilft bei kritischen und wichtigen Projekten. Er kann alle aufkommenden und notwendigen Fragen zur Planung und Konzeption von IT-Projekten (egal wie komplex) beantworten. Er klärt über die Risiken und Nebenwirkungen genauso auf, wie er auch alternative Lösungswege vorschlägt. Mit seinem KnowHow unterstützt er nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern auch die Aufstellung eines qualifizierten Teams und der notwendigen Projektinfrastruktur.
Kernkompetenzen im Projektcoaching
Der Projektcoach muss verschiedene Kompetenzen aufweisen, um auf die entsprechenden Problemstellungen innerhalb eines Projekts reagieren zu können.
- Erfahrung in der Arbeit mit Projekten
- Gute Projektmanagement Kenntnisse
- Prozesskompetenz
- Soziale Kompetenz im Umgang mit dem Team (Kommunikation, Gesprächsführung etc.)
- Coachingkompetenz (Beratungswissen an einzelne oder ganze Teams übermitteln)
Projektleiter als Projektcoach?
Viele werden sagen, dass doch der Projektleiter die Aufgaben des Projektcoach übernehmen kann. Ein Projektleiter ist jedoch Teil des IT-Projekts und mit der fachlichen Leitung und der Projektführung bereits ausgelastet. Ihm fehlt oft das langjährige KnowHow, sowie die unvoreingenommene Sicht der Dinge (Perspektive) von außen.
Viele interne Mitarbeiter haben nicht den Blick dafür mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und oft auch nicht den Willen (selbst wenn die Vollmacht dazu besteht) diese zu beseitigen. Gründe dafür können sein, dass sie entweder noch recht jung im Unternehmen sind und sich ihre Aufstiegsmöglichkeiten nicht vermießen möchten. Oder dass sie schon länger im Unternehmen sind und sich den Gegebenheiten der bestehenden Unternehmensstruktur untergeordnet haben bzw. keine Verantwortung für ihr Tun übernehmen möchten / können.
Ein externer Experte greift oft auf langjährige Projekterfahrung zurück. Er erkennt festgefahrene Muster und schlechte Methoden sofort. Er weiß wohin diese letztlich führen werden. Er kann kritische Situationen und Phasen deswegen besser abschätzen. Zudem hat er weniger sein Eigenwohl im Blick als mehr das angestrebte Ziel des Kunden vor Augen - welches es zu erreichen gilt.
Fazit
Gezieltes Projektcoaching spart Zeit, Geld und Nerven. Der Kunde muss wissen was er will, damit der Projektcoach erfolgreich ist. Projektcoaching macht sowohl in neuen als auch laufenden Projekten Sinn und ist empfehlenswert für Existenzgründer und junge Unternehmen die noch unsicher im Umgang mit komplexen Projekten sind oder generell wenig bis gar keine praktische Projekterfahrung mit sich bringen. Er analysiert die aktuelle Situation und liefert individuelle Lösungswege zum Erreichen der gesteckten Ziele.