Agiles Arbeiten mit Redmine HRM: Sprintplanung mit Teilzeitkräften

Redmine HRM / Workload

Wie sich mit dem HRM Plugin agil arbeiten lässt

Das HRM-Plugin ist kein agiles Framework. Es liefert aber die Werkzeuge, um agile Teams kapazitätsbasiert zu planen, vor allem in der Sprintplanung und beim Feintuning der Ressourcen.

Es fügt sich in einen agilen Arbeitsprozess ein und deckt zentrale Merkmale agiler Methoden ab, wie sie in Scrum, Kanban oder SAFe üblich sind. Passend ist es für:

• Selbstorganisierte Teams mit regelmäßigen Planungs- und Feedback-Zyklen
• Transparente Aufgabenverteilung
• Flexibles Reagieren auf Veränderungen, statt starrer Pläne
• Fokus auf funktionierende Ergebnisse, statt Mikromanagement

Folgende, agile Anforderungen unterstützt das HRM-Plugin:

Sprintplanung mittels Versionen:
Planung über Versionen mit klar definiertem Zeitraum.
Kapazitätsorientierte Aufgabenverteilung
Die Ressourcenansicht zeigt die Workload einzelner Redmine-Anwender (die verfügbaren Stunden pro User).
Teilzeit, Urlaub, Verfügbarkeit:
Berücksichtigung durch Arbeitszeitkalender und An-/Abwesenheitsbuchungen.
Überlastung erkennen:
Frühwarnsystem für Überlastung und Fristprobleme.
Transparenz für das Team
Jeder sieht seine eigene Auslastung und kann auch selbst entsprechend gegensteuern.

Praxisbeispiel Sprintplanung mit dem HRM Plugin für Redmine

Ein agiles Entwicklungsteam plant einen zweiwöchigen Sprint. Die Ressourcen sind begrenzt, denn einige Teammitglieder arbeiten Teilzeit oder haben Urlaub. Die Projektmitglieder arbeiten in dieser Zeit ausschließlich für dieses Projekt. Wie sieht eine realistische Planung mit so einem Team aus?

Voraussetzungen für eine realistische Kapazitätsplanung

Tickets in dem Projekt sollten folgendes erfüllen:

• Geschätzter Aufwand ist gepflegt
• Ticket ist einem Benutzer (keiner Gruppe) zugewiesen
• Verwendeter Ticketstatus ist nicht von der Ressourcenplanung ausgeschlossen
• Version Sprint 18 mit Start-/Enddatum ist definiert (Reporting Plugin Konfiguration Option Datum in Tickets verwenden ist aktiviert (/settings/plugin/redmine_reporting?tab=versions).)
• Jedes Teammitglied hat einen Arbeitszeitkalender mit seinen tatsächlichen Arbeitstagen / Stunden zugewiesen
• Abwesenheiten werden über das HRM Plugin hinterlegt (in unserem Beispiel: Lisa Reuter, 2 genehmigte Urlaubstage)

Sprintplanung in Redmine erfolgt mittels Versionen

Die Abbildung zeigt die Sprintansicht (Sprint 18) mit Burndown-Chart (Reporting Plugin Funktion für die Versionsansicht). Die dem Sprint zugewiesenen Tickets enthalten alle eine Zeitschätzung, damit sie in die Planung einfließen können.

Sprintdaten sind wie folgt:

• Dauer: 2 Wochen
• Den Tickets zugewiesene Version lautet: Sprint 18
• Anzahl Entwickler: 3 (Anna, Max, Lisa)
• Verwendete Planungsansicht im Redmine Projekt: Ressourcen - Geplante Stunden

Was zeigt die projektbezogene Workload-Ansicht Geplante Stunden?

Neu ab v4.6.0: die überarbeitete Ressourcenansicht.

• Max Klein ist die erste Woche des Sprints gut ausgelastet, aber nicht überbucht. Er arbeitet Vollzeit und kann für die zweite Woche weitere Aufgaben übernehmen.
• Anna Bauer hat ebenfalls Puffer, zum Beispiel für Reviews oder zur Unterstützung anderer im Team.
• Lisa Reuter arbeitet Teilzeit an drei Tagen pro Woche. Die Ansicht lässt ihre Urlaubstage automatisch frei und verteilt die geplanten Stunden ihrer Tickets auf die verbleibenden Arbeitstage. Am letzten Arbeitstag des Sprint 18 zeigt die Ansicht bereits ein Problem: Ihre Workload ist in diesem Sprint zu hoch und das Sprintziel damit in Gefahr. Wer die Aufgaben jetzt umverteilt, steuert früh genug gegen.

Das HRM Plugin macht Planungskonflikte sichtbar

Die Ressourcenansicht zeigt Planungskonflikte im Vorfeld. Ist ein Ticket mit mehr Stunden geschätzt, als die zugewiesene Person zur Verfügung hat, erscheint in der Ansicht:

• ein Warnsymbol in der Spalte des betroffenen Anwenders
• die Differenz, ebenfalls grafisch dargestellt
• die aufklappbare Box Hinweise / Probleme in der Ressourcenzuweisung mit einer Meldung wie “Zuweisung zu hoch am 08.08.: maximale Zuweisung von 5 h überschritten um 6 Stunden”

Was kann die Projektleitung tun?

• Tickets umverteilen, an Benutzer mit freier Kapazität
• Sprint neu berechnen lassen (z.B. Ticketschätzung anpassen, große Aufgaben in kleinere Arbeitspakete aufteilen, diese anders zuweisen etc.)
• Engpässe frühzeitig erkennen und beheben, bevor eine Überlastung eintritt

Mit der Ressourcenansicht planst Du einen Sprint vollständig durch, auf Basis der realen Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten. Die Projektleitung hat damit sofort:

• einen Überblick über Überlastungen
• die Möglichkeit, die Arbeit fair zu verteilen
• die Sicherheit, dass Urlaub und Teilzeit in die Planung einfließen
• mehr Planungssicherheit für das angestrebte Projektziel

Das Plugin ist Teil des Business-Class Bundles und arbeitet auch mit unseren anderen Plugins zusammen. Verfügbarkeit Ressourcenplanung / Workloadauslastung: Teil der aktuellen Version