Redmine HRM / Workload
Wie sich mit dem HRM Plugin agil arbeiten lässt
Das HRM-Plugin ist kein klassisches agiles Framework, aber es liefert alle notwendigen Werkzeuge, um agile Teams realistisch und kapazitätsbasiert zu unterstützen – gerade in der Sprintplanung oder beim Ressourcen-Feintuning innerhalb agiler Prozesse.
Es lässt sich sehr gut in einen agilen Arbeitsprozess integrieren und deckt wichtige, zentrale Merkmale agiler Methoden ab, wie sie beispielsweise in Scrum, Kanban, SAFe üblich sind. Es ist somit ideal für:
- Selbstorganisierte Teams mit regelmäßigen Planungs- und Feedback-Zyklen
- Transparente Aufgabenverteilung
- Flexibles Reagieren auf Veränderungen, statt starrer Pläne
- Fokus auf funktionierende Ergebnisse, statt Mikromanagement
Folgende, agile Anforderungen unterstützt das HRM-Plugin:
Sprintplanung mittels Versionen:
Planung über Versionen mit klar definiertem Zeitraum.
Kapazitätsorientierte Aufgabenverteilung
Die Ressourcenansicht zeigt die Workload einzelner Redmine-Anwender (die verfügbaren Stunden pro User).
Teilzeit, Urlaub, Verfügbarkeit:
Berücksichtigung durch Arbeitszeitkalender und An-/Abwesenheitsbuchungen.
Überlastung erkennen:
Frühwarnsystem für Workoverload und Fristpbleme.
Transparenz für das Team
Jeder sieht seine eigene Auslastung und kann auch selbst entsprechend gegensteuern.
Praxisbeispiel Sprintplanung mit dem HRM Plugin für Redmine
Ein 2-wöchiger Sprint soll mit einem agilen Entwicklungsteam geplant werden. Die verfügbaren Ressourcen sind begrenzt, da einige Teammitglieder in Teilzeit arbeiten oder Urlaub haben. Die dem Projekt zugewiesenen Mitglieder sind nur für das spezielle Projekt zuständig und haben in dieser Zeit keine anderen Aufgaben zu erledigen. Wie sieht die realistische Planung mit so einem Team aus?
Voraussetzungen für eine realistische Kapazitätsplanung
Tickets in dem Projekt sollten folgendes erfüllen:
- Geschätzter Aufwand ist gepflegt
- Ticket ist einem Benutzer (keiner Gruppe) zugewiesen
- Verwendeter Ticketstatus ist nicht von der Ressourcenplanung ausgeschlossen
- Version Sprint 18 mit Start-/Enddatum ist definiert (Reporting Plugin Konfiguration Option Datum in Tickets verwenden ist aktiviert (/settings/plugin/redmine_reporting?tab=versions).)
- Jedes Teammitglied hat einen Arbeitszeitkalender mit seinen tatsächlichen Arbeitstagen / Stunden zugewiesen
- Abwesenheiten werden über das HRM Plugin hinterlegt (in unsere Beispiel: Lisa Reuter, 2 genehmigte Urlaubstage)
Sprintplanung in Redmine erfolgt mittels Versionen
Die Abbildung zeigt die Sprintansicht (Sprint 18) mit Burndown-Chart (Reporting Plugin Funktion für die Versionsansicht). Die dem Sprint zugewiesenen Tickets enthalten alle eine Zeitschätzung, damit sie in die Planung einfließen können.
Sprintdaten sind wie folgt:
- Dauer: 2 Wochen
- Den Tickets zugewiesene Version lautet: Sprint 18
- Anzahl Entwickler: 3 (Anna, Max, Lisa)
- Verwendete Planungsansicht im Redmine Projekt: Ressourcen - Geplante Stunden
Was zeigt die projektbezogene Workload-Ansicht - Geplante Stunden?
- Max Klein ist die erste Woche des Sprints gut ausgelastet, aber nicht überbucht. Er könnte aufgrund seiner Vollzeit-Tätigkeit weitere Aufgaben für die zweite Woche dieses Sprints übernehmen.
- Anna Bauer hat ebenfalls Puffer – z.B. für Reviews oder zur Unterstützung anderer im Team.
- Lisa Reuter ist aufgrund ihrer Teilzeit an drei Tagen / Woche eingeplant – die Workload zeigt automatisch, dass der 1. und 6. des Monats (Urlaub) nicht genutzt wird. Die geplanten Stunden der ihr zugewiesenen Tickets verteilen sich auf ihre verbleibenden Arbeitstage. Am letzten Arbeitstag für den Sprint 18 sind bei ihr bereits Probleme absehbar, die darauf hindeuten, dass durch sie das Sprintziel in Gefahr wäre. Die ihr zugewiesene Workload ist in diesem Sprint für sie zu hoch.
Das HRM Plugin macht Planungskonflikte sichtbar
Die Ressourcenansicht macht bereits im Vorfeld Planungskonflikte sichtbar. Wenn ein Ticket beispielsweise mehr Stunden geschätzt hat, als der Zugewiesen an verfügbar hat erscheint in der Ansicht:
- Ein Warnsymbol / Problemhinweis in der Spalte des betroffenen Anwenders
- Die Differenz wird ebenfalls visuell dargestellt
- Die Box Hinweise / Probleme in der Ressourcenzuweisung lässt sich aufklappen. Dort erscheint eine Meldung zum identifizierten Problem wie: Zuweisung zu hoch am 08.08.: maximale Zuweisung von 5 h überschritten um 6 Stunden
Was kann die Projektleitung tun?
- Tickets umverteilen, an Benutzer mit freier Kapazität
- Sprint neu berechnen lassen (z.B. Ticketschätzung anpassen, große Aufgaben in kleinere Arbeitspakete aufteilen, diese anders zuweisen etc.)
- Engpässe frühzeitig erkennen und beheben, bevor eine Überlastung eintritt
Mit der Ressourcenansicht ist es möglich einen Sprint vollständig durchzuplanen, basierend auf realen Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten. Der Projektleiter hat sofort:
- Einen Überblick über Überlastungen
- Die Möglichkeit einer fairen Verteilung der Arbeit
- Die Sicherheit, dass Urlaub und Teilzeit realistisch berücksichtigt werden
- Bessere Planungssicherheit was das angestrebte Projektziel angeht
Das Plugin ist Teil des Business-Class Bundles und arbeitet auch mit unseren anderen Plugins zusammen. Verfügbarkeit Ressourcenplanung / Workloadauslastung: Teil der aktuellen Version
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