Die interne Kommunikation von Unternehmen mit ihren Mitarbeitern dient vor allem dazu, Informationen zu verbreiten, organisatorische Abläufe zu optimieren, Mitarbeiter zu motivieren und die Produktivität zu steigern. Typische Kommunikationsmittel innerhalb eines Unternehmens sind beispielsweise persönliche Gespräche und Besprechungen, Telefon, E-Mail, interne Rundschreiben per Hauspost uvm. Nicht immer sind die gewählten Kommunikationsmittel hinsichtlich der heute zur Verfügung stehenden Möglichkeiten die beste Wahl für alle Unternehmensbereiche. Vor allem wenn sich das Ziel auf die Motivation und Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter ausrichtet.
Kollaboration ist das neue Zauberwort
Das McKinsey Global Institute (MGI) für business and economics research hat im Juli 2013 einen Report zum Thema The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies heraus gebracht. In diesem Report wird der Vorteil von sogenannten Social technologies, also sozialen Kollaborationswerkzeugen behandelt. Dazu gehören beispielsweise Wikis, Diskussionsforen, soziale Netzwerke, Blogs, Media und Filesharing und einiges mehr. Sie zählen zu den webbasierten Tools, die Unternehmen heutzutage einsetzen, um mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und Unternehmensinformationen bereit zu stellen.
Redmine vereinfacht die Mitarbeiterkommunikation
Eines dieser Tools zur Vereinfachung der Mitarbeiterkommunikation, ist die Open Source Aufgabenverwaltung Redmine. Bevor ich jedoch die Möglichkeiten von Redmine zur Mitarbeiterkommunikation weiter erläutere, möchte ich Sie mit ein paar Basisinformationen aus dem Report versorgen.
Eine bis zu 25%ige Produktivitätssteigerung möglich
Der oben genannte MGI Report behandelt ab Seite 46f das Thema Social collaboration. Hierbei geht es um Schätzungen die aufzeigen, dass durch die Implementierung von sozialen Technologien in Kombination mit innovativen Management-Prozessen(!) die Produktivität der Mitarbeiter durchschnittlich um etwa 20 bis 25 Prozent gesteigert werden kann.
65% der Arbeitszeit wird kommuniziert und kollaboriert
Typischerweise verbringen interaktiv tätige Mitarbeiter 65% Ihrer Arbeitszeit damit mit anderen zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Dabei können 28% der Tätigkeiten in die Bereiche lesen, dokumentieren, per E-Mail korrespondieren eingeordnet werden. 19% der Zeit wird zur Informationssuche verwendet, um gestellte Aufgaben endlich abschließen zu können (Quelle: McKinsey Global Institute analysis based on proprietary McKinsey data and Susan Feldman, Hidden cost of information work: A progress report, International Data Corporation, May 2009).
Wer nun die Produktivität seiner Mitarbeiter steigern und den Kommunikationsaufwand verringern will sollte Tools einsetzen, die soziale Technologien unterstützen. Redmine ist beispielsweise ein solches Tool. Es bietet Funktionalitäten wie Aufgabenverwaltung (zur Reduzierung des E-Mail Verkehrs), eine Wiki (zur zentralen Dokumentation und Informationssuche), Git-Anbindung (zum zentralen Dateiaustausch inklusive Versionierung). Die nebenstehende Grafik zeigt sehr schön, wie man durch geregelte soziale Kollaborationstools die Produktivität interaktiv tätiger Mitarbeiter pro Arbeitstag im einzelnen steigern kann.
E-Mail Verkehr eindämmen, Aufgabenverwaltung nutzen
Neben dem Telefon ist die E-Mail das am häufigsten eingesetzte Mittel zur Kommunikation in Unternehmen. Sinnvoll eingesetzt und von der Unternehmensführung vorgelebt ist sie eine Bereicherung, doch leider ist der Grad zwischen sinnvoll und exzessiv sehr schmal geworden.
Laut einer Umfrage der Initiative IT Kommunikation und Mensch zum Thema “E-Mail- und Kommunikationsmanagement” (2013) unter 209 Personen aus unterschiedlichen Branchen bekommt jeder Zweite mehr als 15 E-Mails am Tag. 25% der Befragten sogar über 30 E-Mails täglich. Wobei es sich bei ¾ der E-Mails um Aufgabenstellungen oder Fragen handelt, die es zu beantworten gilt. Bei der Umfrage kam zudem heraus, dass 44,5 % der Befragten ihre Tätigkeiten häufig unterbrechen müssten, um ihre E-Mails zu lesen.
Dieser Umstand sollte Unternehmensinhaber und Manager aufhorchen lassen und für neue Prozesse und Strukturen in der Firma sorgen. In erster Linie will man Werkzeuge und Methoden einführen, die es den Mitarbeitern erlaubt effektiver zu arbeiten und nicht noch mehr Arbeitszeit für verwaltungstechnische Tätigkeiten zu blockieren. Zu erledigende Aufgaben oder Fragen gehören nicht in den täglichen E-Mail Verkehr. Hierfür gibt es mittlerweile jede Menge vernünftiger Tools wie beispielsweise Redmine, die diese Aufgabe viel besser erledigen.
Wer es sich zur Gewohnheit macht die automatischen E-Mail Benachrichtigung bei neu eingetroffenen Aufgaben zu deaktivieren und lieber regelmäßig zu fest gelegten Zeiten in seine Redmine Aufgabenverwaltung zu blicken, wird es schaffen sein tägliches E-Mail Aufkommen entsprechend zu reduzieren. So ist es möglich sich mehr seiner eigentlichen Tätigkeit zuzuwenden.
Eine Aufgabenverwaltung wie Redmine hat mehrere Vorteile, sowohl für den Ersteller als auch dem Empfänger. Hier einige der wichtigsten:
- Der Aufgabenersteller sieht in der Regel, wann an seiner gestellten Aufgabe gearbeitet wird bzw. wann diese erledigt ist. Denn der Empfänger kann den Status von “To Do” ändern in den Status “In Progress” und bei Abschluss in “To Verify” oder “Done”. Es ist also nicht mehr nötig den Aufgabenersteller zusätzlich per Mail darüber zu informieren, dass man sich jetzt der Erledigung seiner Anfrage widmet und / oder das diese bereits erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Man braucht auch nicht mehr in zusätzlichen E-Mails darauf hinweisen, dass eine Tätigkeit dringend bis zum Datum xy erledigt sein muss. In der Redmine Aufgabenverwaltung besteht die Möglichkeit eine Aufgabe entweder mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen, oder die Priorität auf “Hoch” zu setzen. Idealerweise legt man vorher unternehmensweit fest, innerhalb welcher Zeiträume einzelne Prioritäten abzuarbeiten sind. Dann ist jedem Mitarbeiter auch ohne Angabe eines Fälligkeitsdatums klar: “Diese Aufgabe muss ich mit erhöhter Geschwindigkeit abarbeiten.”
- Die erledigten Arbeiten des Mitarbeiters werden dokumentiert und archiviert und sind zu jederzeit wieder abrufbar. Sollte die Aufgabenstellung unklar sein, oder sich ändern, wird all das in der jeweiligen Aufgabe per Kommentarfunktion dokumentiert. Zusätzlich sind dort auch die wichtigsten Links auf weitere Informationen und Dokumente enthalten. Man kann sich also auch zu einem späteren Zeitpunkt über frühere Vorgänge und deren Abwicklung, sowie aller daran beteiligter Personen informieren. Anders als beim E-Mail Verkehr geht nichts mehr verloren und steht auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern weiterhin den Nachfolgern zur Verfügung.
Die nebenstehende Grafik zeigt sehr schön, wie sich der interne Einsatz von webbasierten Tools aus dem Bereich der sozialen Technologie innerhalb von 3 Jahren (2009 - 2011) sich positiv auf unterschiedliche Unternehmenserfolge ausgewirkt hat.
Wikis als zentrale Informationsplattform
Da einiges an Arbeitszeit täglich für die Suche relevanter Informationen drauf geht, ist es notwendig, dass wichtige Informationen (egal ob firmen- oder projektbezogen) an einem zentralen Ort abgelegt werden, der von jedem Mitarbeiter jederzeit einfach erreichbar ist.
Ein ausgereiftes Wiki, wie Redmine es liefert, ist ein nützliches Tool, wenn es um die Dokumentation von Firmeninformationen, Projektdaten, Telefonnotizen, Besprechungsprotokollen etc. geht. Auch Konzepte und Mitarbeiter Know-How finden hier ihren Platz. Es ist ein System, welches einfach zu bedienen und von jedem Benutzer mit Inhalten gefüllt werden kann. Jederzeit und von überall aus. Wikis sind mittlerweile hilfreiche Werkzeuge, wenn es um die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter, externer Partner oder Subunternehmern geht. Sie dienen auch als Tools zur Ideensammlung und Team-Kommunikation, denn Wikieinträge lassen sich kommentieren und gemeinsam bearbeiten.
Diskussionsforum zur Förderung der Team Kommunikation
Wer die Kommunikation seiner Team-Mitglieder zusätzlich fördern möchte, hat die Möglichkeit das in Redmine integrierte Forum zu aktivieren. Mitarbeitern können dort zielgerichtete Themenbereiche eingerichtet und zu Diskussionszwecken bereit gestellt werden. Neben anderen sozialen Kommunikationskanälen (z.B. Google Hangout, Skype, Twitter, Facebook & Co.) kann man dort den Team-Zusammenhalt stärken, Kreativität fördern und für eine lockere Kommunikationsatmosphäre im stressigen Unternehmensalltag sorgen.
Zentrale Dateiablage
Redmine mit Git-Anbindung und SparkleShare Integration (Dropbox-Ersatz) liefert zudem Unternehmen eine einfache Möglickeit Dateien und Dokumente zentral zu teilen. Durch die Git-Anbindung ist eine Versionierung garantiert. Dadurch kann man jederzeit auf eine ältere Dokumentenversion zurück springen. Durch den Einsatz von SparkleShare ist man nicht mehr darauf angewiesen seine Dateien in Redmine direkt abzulegen, sondern einfach in einen Ordner auf seiner Desktop-Oberfläche zu schieben, bzw. dort abzulegen. Alle in diesem Ordner enthaltenen Dateien werden automatisch mit dem Redmine-Server synchronisiert. Die aktuellste Dateiversion steht dadurch automatisch auch allen anderen Unternehmensmitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Fazit
Wer zur Mitarbeiterkommunikation Redmine ins Unternehmen einführt in Kombination mit den ans Tool angepassten Projektmanagement-Methoden - hat oftmals zum Ziel die Produktivität zu steigern und effizientere Prozesse zu etablieren. Immer mehr Unternehmen haben erkannt, dass der Schlüssel zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in der Einführung von Tools zur Unterstützung der Team Zusammenarbeit liegt. Die bereits durchgeführten Studien und Umfragen zu dem Thema belegen diese These. Erfolge sind somit sichtbar und auch messbar. Wenn auch Sie in Ihrem Unternehmen von den in diesem Artikel genannten Vorteilen profitieren möchten, lohnt es sich einen Versuch dieser Art zu starten. Es muss nicht immer gleich eine radikale Umstellung des kompletten Unternehmens erfolgen. Oft ist es sinnvoll Schritt-für-Schritt, Projektbezogen oder Abteilungsweise vorzugehen.
Gerne unterstützen wir Sie hierbei. Fragen Sie nach unseren Redmine Service Leistungen.