Unter einem erfolgreichen Drupal oder PHP Projekt versteht man ein Webprojekt, welches innerhalb der vorgegebenen Zeit mit dem veranschlagten Budget und den definierten Eigenschaften abgeschlossen wird. Dass dem nicht immer so ist, wird so mancher Leser dieses Artikels bestätigen können. Es gibt unzählige Berichte darüber, aus welchem Grund IT Projekte scheitern.
Dabei ist das Wort scheitern unserer Meinung nach zu stark formuliert. Nur wenige Projekte werden tatsächlich abgebrochen und sind damit zum scheitern verurteilt. Wir wissen aus Erfahrung, dass es sich in den meisten Fällen um kritische Projekte handelt. Hierzu gehören Webprojekte, die nicht in der vorgesehenen Zeit mit dem veranschlagten Budget abgeschlossen werden. Und in Folge dessen oftmals auch nicht die gewünschten Eigenschaften besitzen. Vielleicht kam der eine oder andere Leser schon mit einem kritischen Projekt in Berührung und kann eventuell bestätigen, dass fast jedes größere IT-Projekt (auch ein Drupal oder PHP Projekt) mittlerweile unter diese Kategorie fällt.
Es sind nur wenige Schritte notwendig, aus einem kritischen ein erfolgreiches Projekt zu machen. Was für den Erfolg eines Drupal oder PHP Projekts essenziell ist, erkennen jedoch noch zu wenig Webagenturen und Projektkunden. Wir listen hier kurz die Top 5 Gründe auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz externer Drupalberater und Projektbegleiter im Agentur- und Projektalltag ergeben.
Eine erfahrene Projektbegleitung:
1. wirkt dem Kommunikations- und Dokumentationsmangel entgegen
Interne Angestellte sind sich oft der Wichtigkeit dieses Punktes nicht bewusst oder besitzen nicht genug Durchsetzungsvermögen in diesem Bereich. Nur selten sind wirklich gut ausgearbeitete Konzepte schon vor Projektbeginn vorhanden. Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer sind dafür verantwortlich, dass das Projektziel eindeutig und detailliert definiert ist - idealerweise vor Projektbeginn. Fehlende oder unzureichende Dokumentation führt früher oder später nicht nur zu zeitraubenden Stillständen in der Entwicklungsphase, sondern auch zu Unklarheiten des eigentlichen Projektziels, sowie einen höheren Zeit- und Budgetaufwand. In solchen Fällen ist ständiges Nachfragen und erhöhter Kommunikations- und Diskussionsaufwand vor allem innerhalb des Teams unumgänglich.
2. trifft schnell die richtigen Entscheidungen
Was bedeutet es eigentlich “einen Projektauftrag zu übernehmen”? Ist damit nur die Entwicklung oder Umsetzung des Design gemeint? Was muss bei der Umsetzung beachtet werden? Gibt es Standards, die einzuhalten sind? Wie findet die Kommunikation innerhalb als auch außerhalb des Teams statt? Mit welchen Tools wird das Projekt effizient umgesetzt? Liegt das im Ermessen des Entwicklers? Welche Infrastruktur wird benötigt und wer kümmert sich darum? Wie sieht das Deployment aus? Sind Testphasen nötig und wie lange sollten sie dauern? Mit welchen Methoden wird das Team möglichst effizient geführt? Wer hilft, wenn Probleme auftreten? Das sind nur wenige der Fragen, die bei der Planung eines Projekts entstehen und vielen Auftragnehmern und Projektdurchführern erst im Laufe der Zeit in den Kopf schießen. Man muss das Rad nicht neu erfinden und hier wertvolle Zeit investieren. In der Unternehmenspraxis liegt dem Kunden oft ein schneller und reibungsloser Projektstart am Herzen. Erfahrene Projektbegleitungen werden regelmäßig mit diesen und anderen Fragen konfrontiert und sind in der Lage schnell bewährte Lösungen vorzustellen. Sie kennen die entsprechenden Tools und haben das nötige Wissen um diese im Projekt einzuführen.
3. achtet auf die nötigen Team-Skills
Vielleicht kennen Sie den Spruch “Ein Projekt ist nur so erfolgreich, wie die Zusammensetzung des Teams.” Die Aussage kommt nicht von irgendwo. Es ist wichtig, dass an den Schlüsselstellen des Projektes erfahrene Teammitglieder sitzen. Sei es im Projektmanagement- oder im Entwickler Team. Nicht immer lässt sich gleich erkennen, ob Personen ins Team passen und in welchen Bereichen Ergänzungen stattfinden müssen. Mit zunehmenden Projektverlauf wird es schwieriger falsch platzierte Leute auszutauschen. Es ist wichtig gleich zu Beginn die Aufgaben im Team richtig zu verteilen und rechtzeitig fähige Leute an Board zu holen.
4. erkennt Risikobereiche und übernimmt Verantwortung
Erfahrung zahlt sich aus. Experten mit dem notwendigen Know-How blicken auch mal über den Tellerrand. Regelmäßige Berichte und Feedback zum aktuellen Projektstatus, sowie der Einsatz agiler Methoden sind unumgänglich um mögliche Risiken im Projektablauf rechtzeitig aufzudecken, zu vermeiden oder zu beheben. Ohne Zögern werden dem Kunden oder Auftraggeber Alternativen vorgestellt und notwendige Entscheidungen eingefordert.
5. hat ein umfangreiches Wissen, kann dieses Wissen auch praktisch anwenden und setzt hierzu effiziente Methoden und Werkzeuge ein
Aufgrund der oft sehr langjährigen Erfahrung von externen Drupalexperten und Projektbegleitern existiert umfangreiches Wissen in allen möglichen Bereichen der Projektdurchführung. Nicht in der Theorie, sondern vor allem in der Praxis. Sie “Können” was sie wissen und können dieses “Wissen” auch erfolgreich anwenden.
Nachdem die wichtigsten Vorteile jetzt klar sein sollten, hier noch kurz eine Auflistung die zeigt, warum Drupalagenturen oder Endkunden bisher gezögert haben auf externe Unterstützung zu bauen.
Wie Web-Agenturen von außenstehenden Drupal Experten profitieren
Bei Agenturen ist die Überwindung groß auf externe Berater zurück zu greifen. Die häufigsten Gründe hierfür sind:
- Sie wissen nicht, dass es so jemanden gibt.
- Die Probleme häufen sich meist erst in späteren Projektphasen. Zu diesem Zeitpunkt ist das veranschlagte Budget schon fast erschöpft. Da ein externer Drupal Berater zuerst nicht eingeplant war und man diesen nicht aus eigener Tasche bezahlen möchte, verzichtet man darauf. Viele riskieren lieber, dass der Kunde unzufrieden ist.
- Die Führungskräfte sind der Meinung, dass man die vorherrschenden Probleme idealerweise mit zusätzlichen Entwicklerresourcen fixt - das wird dann schon klappen.
- Viele haben noch zu wenig oder gar keine Erfahrung in der professionellen Abwicklung von IT-Projekten. Sie finden, dass das geplante Projekt ideal ist, endlich mal in diesem Bereich Erfahrung sammeln zu können. Nach dem Motto: “Der Kunde hat bestimmt Verständnis hierfür und wird die Zusatzkosten aufgrund des erhöhten Zeitbedarfs durch den Lernaufwand schon kompensieren.”
- Oft ist es aber auch einfach so, dass man vor lauter Euphorie ein Projekt schnell zu starten, nicht über auftretende Probleme und notwendige Prozesse nachdenkt. Darauf stoßen die Projektteams meist erst im fortgeschrittenen Projektstatus.
- Sie werben damit selbst Experten in diesem Bereich zu sein und wollen sich nicht die Blöße geben auf externe Hilfe zurück greifen zu müssen.
Wie Projektkunden von externen Drupal Experten profitieren
Einige der im oberen Abschnitt genannten Gründe treffen auch auch Projektteams größerer Unternehmen zu. Dann kommt noch folgende Option in Betracht.
Ein Unternehmen plant mit dem eigenen Team oder durch den Einsatz von Freiberuflern die Projektumsetzung mit Drupal als Basis. Meist ist dann im Unternehmen ein interner Projektmanager mit IT-Erfahrung vorhanden. Sitzt im Team dann noch ein Entwickler mit Drupal Know-How ist die Euphorie perfekt. Solche Unternehmen gehen davon aus, auf externe Hilfe verzichten zu können, weil die Idealbesetzung ja schon da ist. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass bei diesen Konstellationen eine strategische Beratung VOR Projektstart oft unumgänglich ist. Teile der Projektbetreuung umfassen nicht nur das Management und die Teamführung, sondern der Kunde profitiert auch von einer profunden Architekturberatung, technisch versiertem Systemwissen, Unterstützung im Bereich der Entscheidungsfindung und aufgrund dessen von einem schnellen Projektstart.
Fazit
Vielleicht denkt manch einer die aufgeführten Gründe sind übertrieben. Eigene Erfahrungen, Gespräche mit Kunden, Kollegen, Freiberuflern oder Agenturmitarbeiter bestätigen jedoch diese Auflistung. Die Kernaussage unseres Artikels ist im Prinzip folgende: Egal in welcher Projektphase man sich aktuell befindet. Das Ziel sollte in der Regel für jeden Projektteilnehmer gleich sein. Nämlich das Projekt erfolgreich abzuschließen. Hat man selbst nicht die nötige Erfahrung, keine passenden Leute im Team, ist unsicher und kämpft aktuell mit Projektproblemen - die Einbeziehung externer Drupal Experten ist in jedem Fall sinnvoll und zahlt sich letztendlich aus.