Viele nutzen Redmine als Tool um Helpdeskanfragen zu verwalten. Ein Interessent oder Kunde schickt hierbei (z.B. via eurer Webseite) an eine bestimmte E-Mail Adresse eine Nachricht. Diese landet in Redmine, indem sie in Form eines Tickets dort für die weitere Bearbeitung angelegt wird.
Wer Redmine so verwendet will die Anfragen gegebenenfalls entsprechend kategorisieren. So kann man Inhalte besser finden und abschätzen, welche Bereich häufig angefragt werden.
Dies funktioniert mit Hilfe von Tags (sogenannten Schlagwörtern) sehr gut. Möchte man den Vorgang automatisieren, dann ist es notwendig eine entsprechende Automatisierung durch den Einsatz des Redmine Automation Plugin anzulegen. Heute erfahrt ihr, wie das funktioniert.
Enthalten Tickets ein bestimmtes Wort (im Titel oder Beschreibung) kann man hierfür automatisch einen Ticket-Tag hinzufügen lassen.
Voraussetzungen für den Einsatz von Auto-Tagging:
- aktuelle Redmine Version
- aktuelles Redmine Automation Plugin und additional_tags
- Anwender mit entsprechendem Rollenrecht
Tipp: Das additional_tags Plugin ist kostenlos auf GitHub erhältlich. Es tagged nicht nur Tickets, sondern auch Wikiseiten. Zudem dient es als Basis für andere Plugins, die ebenfalls Tags einsetzen. Probier’s aus.
Automatisierung für Auto-Tagging erstellen
Als Anwender mit entsprechendem Recht hast Du die Möglichkeit für neue Tickets in Redmine automatisch ein bestimmtes Schlagwort (sogenannter Tag) zu vergeben. Dafür wird einfach eine Regel mit dem Trigger Event - Ticket speichern angelegt. So funktioniert der erste Schritt:
- Öffne den Redmine Administrationsbereich.
- Klicke auf Automation im Admin-Menü.
- Öffne den Bereich Regeln.
- Ruf die Eingabemaske zur Definition der Regel über den Link Neue Regel.
Im zweiten Schritt wählst Du den Trigger Event - Ticket speichern aus und legst die entsprechenden Bedingungen fest, die Dir wichtig sind:
- Auf jeden Fall fügst Du die Bedingung Neu = Neuer Datensatz hinzu.
- Sowie Betreff oder Beschreibung mit der Option enthält. Denn hier musst Du einen Begriff definieren, der den TAG anhand des gefundenen Worts vergibt.
- Beispiel: kommt im Titel der Name Deines Produkts oder Service vor, kannst Du den hinterlegen.
Abschließend definierst Du die passende Aktion über die Auswahl Aktion hinzufügen. In unserem Beispiel ist dies:
- Tags = Wert setzen
- Speicher die Regel ab, nachdem Du sicher gestellt hast, dass sie aktiv ist.
- Das war’s auch schon. Ab sofort erhalten neue Tickets mit einem bestimmten Begriff den von Dir gewünschten Tag, nachdem sie in Redmine angelegt wurden.
Mit Hilfe des Automation Plugins lassen sich nicht nur automatisch Tags vergeben, sondern auch entfernen oder anpassen.
Das war’s auch schon. Probiert die Funktion einfach selbst aus. Auf unserer Online-Demo kann das Automation Plugin getestet werden.
Für wen geeignet?
Das Redmine Automation Plugin ist für Unternehmen geeignet, die häufig wiederkehrende, einfache Aufgaben haben, die man auch automatisiert erledigen könnte. Damit spart man nicht nur wertvolle Mitarbeiterressourcen, sondern kann die gesparte Zeit besser in andere - wichtigere - Tätigkeiten investieren. Da das Automation-Plugin optimal in Redmine integriert ist und mit unseren anderen Produkten (HRM, DB, Reporting) zusammen arbeitet, ist es ideal geeignet die Projektarbeit effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
Warum Automatisierung wichtig ist
Gerade die vergangenen Monate haben gezeigt, dass viele unserer Kunden durch die vermehrte Home-Office Tätigkeit teilweise ein noch größeres Arbeitspensum abzuarbeiten haben als bisher. Grund war die Notwendigkeit sich kurzfristig stärker auf die Digitalisierung seiner Anwendungen zu konzentrieren. Da blieben (und bleiben immer noch) viele herkömmliche Aufgaben liegen.
Nur wer Automatisierung verwendet, kann seine Effizienz steigern und die Arbeitsgeschwindigkeit erhöhen. Um die Anforderungen seiner Kunden und Projektmanager weiterhin zufriedenstellend zu erledigen. Und zwar ohne zusätzlichen Stress.
Jedes Unternehmen sucht in der Regel nach einer Möglichkeit seine Produktivität mit möglichst geringem Aufwand zu steigern. Die heutige Technologie ist dafür bereits ausgelegt, nur wird sie aktuell noch von zu wenig IT-Leitern genutzt. Dabei können sogar im Projektmanagement bereits einfache Prozesse mit Hilfe von Automatisierung erledigt werden, ohne seine Mitarbeiter damit zu belasten.
Die hingegen erhalten dadurch die Möglichkeit ihren Zusatzpuffer an Zeit in andere Arbeiten einfließen zu lassen, die ihren Fähigkeiten entsprechen und die Motivation hoch halten. Ein wichtiger Faktor, wenn das Team nicht mehr wie üblich jeden Tag im Büro gemeinsam zusammen sitzen kann.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.