Im Laufe unserer Tätigkeit stellen wir immer wieder fest, dass unsere Leistungen überwiegend in Entwicklungsprojekten mit engem oder bereits überschrittenem Zeitplan gefragt sind. Wir kommen meist dann ins Spiel, wenn die angedachte Projektmanagement-Methode nicht (mehr) greift, das Budget schon stark überlastet ist, oder das Projektvorhaben kurz vor dem Stillstand steht.
Nicht selten ist die Motivation in solchen Unternehmen dann meist auch im Keller. Denn die Mitarbeiter arbeiten unter starkem Stress und versuchen dem Druck von oben so gut es geht Stand zu halten. Was mit Sicherheit nicht leicht ist, denn viele stehen oft vor einem Berg an Arbeit, der kaum geschafft werden kann. Überall wird versucht Löcher zu stopfen. Nicht selten tut sich dann ein viel größeres an anderer Stelle auf. Es fehlt dadurch einfach die Zeit die Aufgaben zu übernehmen, für die man eigentlich im Projekt eingeteilt wurde.
Wer immer nur damit beschäftigt ist Dringendes für andere zu erledigen, kann die wichtigen Dinge, die er eigentlich tun sollte nicht angehen. Die Folge ist chronischer Zeitmangel.
Zeitmangel in IT Projekten
Einen Mangel an Zeit gibt es eigentlich nicht. Denn jeder Tag hat 24 Stunden und wir entscheiden darüber, wie wir unsere Zeit pro Tag entsprechend einteilen. So auch in Projekten. Die Dauer, wie lange ein Projekt vom Anfang bis zur Fertigstellung benötigt, hängt immer vom gewünschten Umfang, den daran beteiligten Projektbeteiligten, dem zur Verfügung stehenden Budgets und der dafür benötigten Umsetzungszeit ab. Wird mindestens einer dieser Komponenten falsch geschätzt oder werden bestimmte Gegebenheiten nicht berücksichtigt, entsteht aufgrund des nahenden GoLive Termins, möglicher Fertigstellungsdefizite oder ähnlichem der allseits gefürchtete Zeitmangel.
Dieser Mangel an Zeit ist dafür verantwortlich, dass Veränderungen und Weiterentwicklung in Projekten gar nicht erst entstehen, oder nur schleppend voran kommen. Für viele ist es erst einmal wichtig schnell mit einem Projekt zu starten. Entweder weil der Kunde das will, das eigene Ego, der verfügbare Budgetrahmen oder sonst wer. Wer schnell sein will, hat keine Zeit sich vorher fundiert zu informieren. Die Gefahr eines schnellen Projektstarts resultiert meist darin, dass alle grundlegenden Maßnahmen (z.B. Planung der geeigneten Methoden, Tools und Abläufe, Aufbau, Konfiguration und Pflege der notwendigen Infrastruktur, Planung der Teamzusammensetzung und Durchführung notwendiger Schulungen, evtl. Einkauf von externem Wissen, realisitische Zeitplanung bis zur Fertigstellung etc.), die man vor dem Start angehen sollte erst einmal auf später verschiebt und im schlimmsten Fall ganz auf der Strecke bleiben.
- “Welche PM-Methode wir einsetzen?” - “Das ist jetzt noch nicht wichtig. Entscheiden wir später. Gibt doch eh kaum Unterschiede.”
- “Mit welchen Tools werden wir arbeiten?” - “Keine Ahnung, wir arbeiten erst mal mit den Dokumenten und Tabellen, die wir haben. Dann sehen wir weiter. So eine Software ist ja schnell installiert.”
- “Wer sitzt im Team und übernimmt welche Aufgabe?” - “Egal, wir arbeiten erst mal mit den Leuten die wir haben. Wenn wir dann noch jemanden brauchen, holen wir den später dazu, der kapiert dann schon ganz schnell worum es geht.”
- “Haben unsere Leute überhaupt das nötige Wissen?” - “Was für eine Frage, deswegen arbeiten Sie doch bei uns. Die wissen schon was sie tun. Das Geld und die Zeit für Schulungen sparen wir uns.”
Aus Erfahrung wissen wir, dass bei einem übereifrigen Projektstart die Prioriäten bereits zu Beginn falsch gesetzt werden. Dieser Übereifer stellt eine häufige Ursache für den späteren Zeitmangel dar. Denn früher oder später kommt es zu Situationen wie diesen:
- Aufgaben werden nicht richtig vorbereitet oder vergessen, Informationen nicht rechtzeitig oder mangelhaft geliefert, dadurch von den Team-Mitgliedern gar nicht oder falsch geschätzt.
- Die Liste an zu erledigenden Aufgaben wird immer länger, Überstunden werden fällig, weil man denkt dadurch Termine besser einhalten zu können. Mitarbeiter sind überlastet, unnötige Fehler passieren, durch den Mehraufwand an Arbeit entstehen höhere Kosten. Der Unmut im Team wächst, die Motivation und Teamfähigkeit sinkt.
- Der Druck auf die Mitarbeiter steigt, es kommt zu erhöhten Ausfällen, es wurde verpasst rechtzeitig externe Hilfe oder Ersatz anzufordern. Krankheitstage, Mitarbeitereinarbeitungsphasen, falsch geplante Urlaubszeiten, Wegfall von wichtigen Team-Mitgliedern erhöhen den Zeitdruck zusätzlich.
- Es finden zu viele Meetings und Rücksprachen statt, zu denen jeder eingeladen ist, selbst wenn er mit dem Thema nicht wirklich viel zu tun hat. Keiner weiß mehr so recht, was jetzt noch wichtig ist, oder traut sich auch mal abzusagen, wenn das Meeting für ihn nicht relevant ist.
- Es findet kein Knowledge-Transfer oder Wissensaufbau im Team mehr statt. Jeder arbeitet nur noch für sich und gibt sein Wissen nicht weiter.
- Die Automatisierung oder Einführung wichtiger Prozesse wird für unnötig und Zeitaufwendig erklärt, selbst wenn Sie die Arbeit erheblich erleichtern würde.
- Nicht rechtzeitig bereit gestellte und auf Funktionalität getestete Infrastruktur, sowie eventuell externe Abhängigkeiten sorgen für zusätzliche Verzögerungen.
- Es gibt zu viele Störungen von außen, die das Team von ihrer Arbeit abhalten. Niemand schreitet dagegen ein. Anstelle der eigenen Arbeiten werden ständig dringende Anfragen anderer erledigt.
- Der Druck vom Chef oder Kunden überträgt sich zu stark auf das Team. Ein entspanntes, konzentriertes Arbeiten ist nicht mehr möglich. Wer nicht im Stress ist wird als faul oder unproduktiv angesehen.
Die Liste ist bereits lang und kann noch um viele Punkte verlängert werden. Vielleicht gab es ja bei dem einen oder anderen Punkt bereits einen Wiedererkennungseffekt.
Leider wird erst in solch drastischen Szenarien deutlich, wie wichtig klare Strukturen, definierte Arbeitsabläufe, und passende Tools zur Aufgabenerledigung sind. Und wie wichtig es für jedes Projekt ist, sich dieser vor Projektbeginn bewusst zu werden. Denn es ist in jedem Fall besser wenn Unternehmen gar nicht erst in diese Situation kommen. Klar vorgegebene Strukturen und Arbeitsabläufe sind grundlegende Voraussetzung für einen besseren bis optimalen Projektablauf. Nur so ist es möglich, auch in stressigen Projektphasen (die sich nie ganz vermeiden lassen) professionell zu arbeiten und den Überblick zu behalten. Eine zu detaillierte Planung im Vorfeld ist natürlich nicht immer möglich (nötig), dennoch sollten die wichtigsten Faktoren gegeben sein, das Ziel möglichst effizient und entspannt zu erreichen und den Stress-Situationen nicht noch unnötiges Futter zu liefern.
Was man für besseres Zeitmanagement in Projekten tun kann
Hier jetzt ein paar Beispiele was man tun kann, um den Folgen des Zeitmangels in Projekten einigermaßen entgegen zu wirken.
Weniger “Dringendes” für andere dazwischen schieben und mehr an den eigenen Aufgaben arbeiten!
- Lernen, auch mal Nein zu sagen. Meetings und Rücksprachen sind sinnvoll und gut - allerdings nur dann, wenn sie in Maßen statt finden und auch die richtigen Personengruppen betreffen. In einem Entscheidungs-Meeting sitzen nur Projektverantwortliche drinnen und keine Entwickler, Designer oder sonstige, unbeteiligte Personen. Es spricht nichts dagegen solche Personen für Rückfragen hinzuzuholen. Den Rest der Zeit sollte man ihnen jedoch ihren eigentlichen Aufgaben zugestehen.
- Auf Mißstände hinweisen und auch mal sagen So nicht. Wenn der Chef etwas möchte, ist das meist sehr dringend. Dann springen viele Angestellte und stellen ihre eigenen Arbeiten zurück. Man muss nicht immer klein bei geben, sondern kann der Führungsposition klar machen, welche Konsequenzen sein Wunsch haben kann. Denn vielen Firmenführungen ist diese Situation oft nicht bewusst, vor allem dann nicht, wenn Sie sich beruflich in einem anderen Tätigkeitsbereich aufhalten.
- z.B. dass, wenn die eigentliche Aufgabe liegen bleibt, ein oder mehrere andere Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Was immense Auswirkungen auf den Projektfortschritt haben kann.
- oder dass ein zugesichertes Team-Mitglied wegen gekürztem Budget nicht mehr zur Verfügung steht. Ein Unding, wenn Zeitschätzungen auf eine bestimmte Anzahl an Team-Mitarbeitern beruhen. Ein größeres No-Go wenn es sich hierbei um dringend benötigte Team-Fähigkeiten handelt, die sonst niemand im Team abdeckt.
- Soviel automatisieren wie möglich. Auch wenn die Einrichtung /Konfiguration automatisierter Dienste und Services auf den ersten Blick viel Zeit in Anspruch nimmt - sie wird vor allem in IT-Projekten später für mehr Zeitreserven und eine erhebliche Arbeitserleichterung im Team sorgen.
- Zeitnah externes KnowHow einzukaufen. IT Consultants bringen neben jahrelanger Projekterfahrung auch das nötige Wissen hinsichtlich geeigneter Methoden, Tools, Workflows etc. mit. Ein wichtiger Vorteil von externen Experten liegt darin, dass Sie einen unabhängigen Blick von außen auf das Projekt werfen. Sie wissen bereits was funktioniert (was nicht funktioniert), wo es Probleme geben könnte, was Sinn macht und ob die geplanten Zeitvorgaben realistisch sind. Planen Sie so jemanden rechtzeitig für Ihr Team ein. Egal ob es hierbei um beratende oder produktive Tätigkeiten geht. Das aktuelle Projekt und auch nachfolgende Projekte werden davon nur profitieren. Denn externe Mitarbeiter sind weniger in die unternehmensinternen Hirarchien gegliedert. Sie trauen sich eher mal Nein zu sagen, auf Misstände hinzuweisen und sich für deren Beseitigung einzusetzen.
Sie sind sich nicht sicher, welche Methode die richtige für Sie ist, was Sie alles für einen erfolgreichen Projektstart und die Einhaltung von Terminen benötigen? Wir beraten Sie gerne.