Die Projektdokumentation in Redmine wächst, aber das Auffinden wichtiger Informationen wird zur Qual? Wiki-Seiten verschwinden in einem Deiner zahlreichen Projekte und wichtige Änderungen gehen unter? Wenn dann auch noch die Unsicherheit dazu kommt, ob Dein Team die neuen Arbeitsanweisungen überhaupt gelesen hat solltest Du Dich nach einem “Retter in der Not” umsehen.
Wir stellen Dir heute ein paar nützliche Funktionen des Redmine WikiGuide Plugins vor.
Das Problem: Chaos in der Projektdokumentation
In größeren Projekten entwickelt sich die Wiki-Dokumentation oft zu einem unübersichtlichen Wust an losen Seiten. Du stehst vor Herausforderungen wie:
- Verlorenes Wissen: Wichtige Informationen sind irgendwo im Wiki versteckt, aber niemand findet sie
- Unkontrollierte Änderungen: Jeder kann alles bearbeiten, ohne dass jemand die Qualität prüft
- Fehlende Verbindlichkeit: Du weißt nicht, ob kritische Dokumente wie beispielsweise Sicherheitsrichtlinien von allen gelesen wurden
- Verwaiste Inhalte: Alte, nicht mehr relevante Seiten bleiben jahrelang im Wiki
Besonders bei compliance-kritischen Projekten oder Teams mit hohen Qualitätsanforderungen ist bereits einer der erwähnten Punkt schon ein Problem.
Unsere Lösung: WikiGuide Plugin als zentrale Anlaufstelle für Dein Team
Das WikiGuide Plugin verwandelt Dein Redmine-Wiki in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem. Statt nur eine Sammlung von Textseiten zu verwalten, erhältst Du durchdachte Funktionen zum Workflow-Management, zur Qualitätskontrolle und Nachverfolgung.
Die wichtigsten Funktionen im Detail
Mehrstufige Freigabeprozesse: Qualität vor Schnelligkeit
Die wohl wertvollste Funktion für Projektmanager ist das integrierte Workflow-Management. Du kannst zwischen ein- und zweistufigen Freigabeprozessen wählen:
Die Workflow-Settings werden in der Plugin-Konfiguration vorgegeben. Diese können dann projektbezogen aktiviert und entsprechend genutzt werden.
Einstufiger Workflow: Perfekt für kleinere Teams oder weniger kritische Dokumente. Ein Fachexperte prüft und gibt frei.
Zweistufiger Workflow: Ideal für komplexe Projekte. Erst erfolgt die fachliche Prüfung durch einen Kollegen, dann die formelle Freigabe durch Dich als Projektleiter.
Praxisbeispiel: In einem Software-Entwicklungsprojekt erstellst Du neue Coding-Guidelines. Mit dem zweistufigen Workflow prüft zunächst Dein Lead-Developer die fachliche Richtigkeit, bevor Du als Projektmanager die finale Freigabe erteilst. Und das Dokument für alle Entwickler verbindlich machst.
Das optional aktivierbare Vier-Augen-Prinzip sorgt dafür, dass der Autor niemals seine eigenen Inhalte freigeben kann – ein wichtiger Baustein für ISO-konforme Prozesse.
Lesebestätigungen: Sicherheit bei kritischen Informationen
Mit der einfachen Lesebestätigungsfunktion stellst Du sicher, dass wichtige Informationen wirklich ankommen. Du aktivierst sie für einzelne Wiki-Seiten und erhältst eine detaillierte Übersicht, wer das Dokument bereits gelesen hat.
Praxisbeispiel: Dein Auftraggeber ändert kurzfristig wichtige Sicherheitsbestimmungen. Du erstellst eine entsprechende Wiki-Seite, aktivierst die Lesebestätigung und siehst auf einen Blick, welche Teammitglieder die neuen Regeln bereits zur Kenntnis genommen haben. Per Dashboard-Block werden offene Lesebestätigungen prominent angezeigt.
Tagging: Ordnung im Informationschaos
Das Tagging von Wiki-Seiten bringt Struktur in Deine Dokumentation. Du kannst Wiki-Seiten dadurch ganz einfach thematisch kategorisieren und über Tags schnell verwandte Inhalte finden.
Praxisbeispiel: Du taggst alle sicherheitsrelevanten Dokumente mit “Security”, alle Kundendokumente mit “Customer” und projektspezifische Anleitungen mit dem Projektnamen. Die automatische Anzeige verwandter Seiten hilft Deinem Team, schnell alle relevanten Informationen zu einem Thema zu finden.
Weitere nützliche Funktionen im Überblick
Neben den drei vorgestellten Funktionen bietet das WikiGuide Plugin weitere praktische Tools für Deinen Projektalltag:
LiveSearch mit erweiterten Suchoptionen: Die intelligente Suche unterstützt Phrasensuche, Negation und Feldsuche. Du findest Inhalte nicht nur nach Stichworten, sondern kannst gezielt nach Titeln suchen oder bestimmte Begriffe ausschließen.
Voting-System: Dein Team kann Wiki-Seiten bewerten und die besten Inhalte werden automatisch in der “Beliebte Seiten”-Liste hervorgehoben. Das hilft Dir, herauszufinden, welche Dokumente wirklich wertvoll sind.
Automatische Listen: Das Plugin spürt verwaiste Seiten auf, zeigt fehlende verlinkte Inhalte an und identifiziert veraltete Dokumentation. So behältst Du die Qualität Deiner Wiki-Struktur im Blick.
Dashboard-Integration: Wichtige Informationen wie neueste Änderungen, offene Lesebestätigungen oder Deine letzten Suchanfragen werden direkt auf der Projektübersicht angezeigt.
Vertraulichkeits-Management: Sensible Dokumente können als vertraulich markiert werden und sind dann nur für berechtigte Teammitglieder sichtbar.
Mit Hilfe der Rollenberechtigung wird nicht nur die Zuständigkeit für die Freigabe-Workflows definiert, sondern auch welche Funktionen wer im Team nutzen kann..
Praktische Vorteile für Dein Projektmanagement
Zeitersparnis: Die LiveSearch-Funktion mit Feldsuche und erweiterten Filtern reduziert die Zeit für das Auffinden von Informationen drastisch. Keine endlosen Klickorgien mehr durch unübersichtliche Wiki-Strukturen.
Qualitätskontrolle: Durch die Freigabe-Workflows stellst Du sicher, dass nur geprüfte und korrekte Informationen in Umlauf kommen. Das reduziert Missverständnisse und Fehler im Team.
Compliance-Unterstützung: Für Projekte mit Compliance-Anforderungen bietet das Plugin dokumentierbare Prozesse mit Vier-Augen-Prinzip und Nachverfolgbarkeit aller Änderungen.
Bessere Teamkommunikation: Voting-Funktionen und Kommentarmöglichkeiten fördern das Feedback und die kontinuierliche Verbesserung Deiner Dokumentation.
Proaktives Management: Dashboard-Blöcke und automatische Listen (verwaiste Seiten, veraltete Inhalte) helfen Dir, die Dokumentationsqualität proaktiv zu überwachen.
Für wen ist das WikiGuide Plugin geeignet?
Das Plugin entfaltet seine Stärken besonders in folgenden Szenarien:
- Größere Projektteams (ab 10-15 Personen), wo Dokumentation strukturiert werden muss
- Compliance-kritische Projekte mit Anforderungen an Qualitätssicherung und Nachverfolgbarkeit
- Langfristige Projekte mit umfangreicher, wachsender Dokumentation
- Teams mit hohen Qualitätsansprüchen, die Fehler durch ungeprüfte Dokumente vermeiden wollen
Weniger geeignet ist es für sehr kleine Teams oder Projekte mit minimalen Dokumentationsanforderungen, da der Overhead der Workflow-Funktionen dann möglicherweise zu hoch ist.
Fazit: Dokumentation als Erfolgsfaktor
Die Standard-Redmine-Wiki ist im Grunde nur eine einfache Sammlung von Textseiten. Das WikiGuide Plugin macht daraus ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem. Besonders wertvoll finden wir persönlich:
- Das Workflow-Management: denn es stellt einen echten Gamechanger für Qualitätssicherung dar - Standard-Redmine kann das gar nicht
- Lesebestätigungen: denn sie schließen eine wichtige Lücke bei compliance-kritischen Dokumenten
- Die erweiterte Suche mit LiveSearch: sie ist deutlich benutzerfreundlicher als die Standard-Suche
Natürlich ist das Plugin kein “Must-have” für jeden - die Komplexität muss zu eurem Bedarf passen.
Für kleine Teams kann der Funktionsumfang “overkill” sein. Denn die vielen Funktionen erfordern initiale Konfiguration und Schulung. In agilen Teams könnten die Freigabe-Workflows als Bremse empfunden werden.
Den größten Nutzen sehen wir bei mittleren bis großen Teams (10+ Personen), die Projekte mit Compliance-Anforderungen abwickeln, oder die ISO-konforme Prozesse brauchen. Auch in langfristigen Projekten die bereits eine umfangreiche Dokumentation angesammelt haben stellt das WikiGuide Plugin definitiv einen Mehrwert dar.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.