“Gut geplant ist halb gewonnen”. Den Spruch hat der eine oder andere mit Sicherheit schon gehört und er hat durchaus seine Berechtigung. Sie planen in diesem Jahr die Zusammenarbeit ihres Teams (oder gar Unternehmens) zu verbessern, effizientere Prozesse einzuführen, Informationen zu zentralisieren und gar Kosten zu senken? Wunderbar! Dann sollten Sie sich im Voraus aber ein paar Gedanken dazu machen. Und einen sogenannten Collaboration Plan aufstellen.
In unserem Artikel erfahren Sie worum es geht und was dabei zu berücksichtigen ist.
Der Kollaborationsplan (engl. Collaboration Plan)
Viele wollen in der Teamzusammenarbeit etwas verbessern. Wissen aber nicht was und greifen deswegen willkürlich zu einem Werkzeug, dass in ihrer Branche gerade üblich ist oder von dem viel geredet wird. Ungeachtet dessen, ob es überhaupt für den entsprechenden Einsatz geeignet ist. Die Entscheidung ein webbasiertes Kollaborationstool einzusetzen ist bereits der erste Schritt zum Erfolg.
Hierbei handelt es sich um Werkzeuge, welche die reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern (ortsunabhängig) ermöglichen und sicher stellen sollen. Auch wenn Teams nicht am gleichen Ort zusammen sitzen, können Sie sich über solche Tools effizient abstimmen, miteinander Diskutieren, Aufgaben zuordnen, Dateien miteinander teilen, Dokumentationen erstellen uvm. Es gibt mittlerweile einige Angebot in diesem Bereich, die sowohl mit Projektmanagement Funktionen, Aufgabenverwaltung, Dateiablage, Dokumentenmanagementsystem, Diskussionsforen, Kontaktverwaltung und mehr ausgestattet sind. Eines dieser Tools ist beispielsweise die aus München stammende TEAMWIESN Lösung.
Aber nur wenn der Umzug richtig geplant wird, ist man dadurch auch wirklich effektiver. Es ist nämlich wichtig sich vorher zu überlegen was man genau erreichen möchte, wie es bisher im Unternehmen lief, welche Prozesse ausgebaut und welche eingestellt werden. Mit welchen Werkzeugen man diese abbilden kann. Das alles wird in dem sogenannten Collaboration Plan festgehalten.
Collaboration Ziele festlegen
Viele Unternehmen starten mit einer Kollaborationsplattform und sind der Meinung das Team wird diese schon einsetzen. Unsere bisherige Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass es nicht so einfach ist. Oft ist viel Informationsarbeit und Anpassungen notwendig, sowie ein “Zugpferd” aus der oberen Etage, dass dem Team den Einsteig erleichtert, indem es selbst mit gutem Beispiel voran geht.
Wichtig ist vorab die Ziele der Teamzusammenarbeit festzulegen. Diese sind in den meisten Unternehmen folgende:
- man möchte eine zentrale Anlaufstelle für alle Projektdokumente. Es soll nichts mehr verstreut auf vielen Laptops und PCs in unterschiedlichen Versionen vorliegen, so dass keiner weiß, welche die aktuelle Dokumentenversion ist.
- man möchte eine zentrale Kommunikationsplattform für Diskussionen und Informationsaustausch zwischen den Projektmitgliedern, externen Mitarbeitern oder Abteilungen schaffen.
- man möchte eine zentrale Informationsstelle mit allen Infos, die für das Projekt, dem Unternehmen oder externen Mitarbeitern relevant sind - immer und zu jeder Zeit. Egal ob es sich um Termine, Ansprechpartner, Kundenkontakte, Mitteilungen etc. handelt.
Projektmanagement Funktionalitäten
Reicht eine einfache Todo Liste, wie man sie mit dem Outlook für sich persönlich erstellt, oder darf es ein bisschen mehr sein? Schaut man sich den SaaS (Software as a Service) Markt im Bereich “Team Collaboration” genauer an, dann findet man dort eine große Anzahl an Lösungen, die vermehrt mit Projektmanagementfunktionen ausgestattet sind. Überlegen Sie sich vorher, ob und was man Sie davon brauchen. PM Funktionalitäten sind auf jeden Fall in folgenden Situationen nützlich, wenn man:
- einen Projektzeitplan einhalten möchte.
- Mitgliedern des Projektteams Aufgaben erstellen und zuordnen möchte.
- sich über den Bearbeitungsstatus von Aufgaben unterrichten lassen möchte, bzw. den Überblick behalten will.
- auf eine sichere Übersendung von Informationen und Dokumenten innerhalb des Teams umstellen möchte. Wichtig, wenn bisher per E-Mail unternehmensinterne oder projektrelevante Informationen untereinander verschickt wurden, was ein gewisses Sicherheitsrisiko mit sich bringt. Viele Menschen vergessen, dass E-Mails auf dem Weg zum Empfänger wie Postkarten gelesen werden können (sehr selten werden E-Mails in Unternehmen verschlüsselt übertragen).
- das E-Mail Aufkommen reduzieren will.
Zentralisierung der Dateiablage und Bereitstellung von Informationen
Ein wichtiger Punkt in der Team-Zusammenarbeit ist die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten und Informationen. Bisher ist es häufig so, dass Word Dokumente und Excelsheets per E-Mail untereinander verschickt wurden. Es dauerte nicht lange und das Chaos war perfekt. Es war nicht mehr klar wer an was gearbeitet hat, welches Dokument das aktuellste ist oder wo dieses zu finden ist. Dazu kam dann die Schwierigkeit, dass bei wachsenden oder schrumpfenden Teams sowohl die neuen als auch die bestehenden Mitglieder enorme Schwierigkeiten haben sich zu orientieren.
In einem Kollaborations Plan sollte also immer festgehalten werden, wie es zukünftig mit der Dateiablage funktioniert, wo was abgelegt wird und welche Informationen wo zu finden sind. Oberstes Ziel in einem Projekt und sogar im Unternehmen ist immer die Transparenz. Nur so ist effektives Arbeiten überhaupt möglich. Und es muss klar sein, dass Transparenz nicht gleich Kontrolle bedeutet! Ein Team ist nur so erfolgreich wie jeder einzelne Mitarbeiter. Deswegen sollte man sich immer vor Augen halten, dass Mitarbeiter plötzlich ausscheiden können, oder nicht verfügbar sind (z.B. Kündigung oder Krankheit). Deswegen muss es möglich sein auch in diesem Fall ohne zeitliche Verluste weiter zu arbeiten und neuen Mitarbeitern eine schnelle und problemlose Einarbeitung zu ermöglichen.
Rollen und Rechteverteilung
Die Rollen und Rechteverteilung kann abhängig von der Teamgröße / Unternehmensgröße eine komplexe Angelegenheit sein. Da die meisten Kollaborationsplattformen die Möglichkeit der Zugriffsbeschränkung anbieten macht man sich hierzu vorher ein paar Gedanken, welche die folgenden Bereiche berücksichtigen sollten:
- Festlegung der nötigen Rollen (z.B. Administrator, Anwender, Besucher)
- welche Benutzergruppen soll es geben (z.B. Projektmanager, Team Lead, Teammitglieder)
- wie sind die jeweiligen Zugriffsrechte der einzelnen Benutzergruppen (z.B. Projekte anlegen, bearbeiten, löschen, Tickets anlegen, bearbeiten, löschen)
Dokumentationsaudit
Unter dem Dokumentationsaudit versteht man die Überarbeitung der existierenden Dokumente und Informationen. Er darf als Vorbereitungsmaßnahme für die geplante Team Kollaboration nicht fehlen. Dazu gehört es, dass alle Teammitglieder ihre Mailbox und Festplatten nach möglichen Infos durchforsten, die zukünftig im Kollaborationstool verfügbar sein sollten.
- Prozess festlegen, wie der Dokumentationsaudit ablaufen soll.
- Liste der Dokumente erstellen, an denen weiter gemeinsam gearbeitet werden soll, oder die vorher in finaler Version ins Tool übernommen werden sollen.
- Planen, welche Dokumente später wohin geschoben und wie strukturiert werden und wer auf was Zugriff haben darf.
Prozesse überdenken
Welche Prozesse waren bisher im Team / Unternehmen üblich? Wie sinnvoll waren die Prozesse. Welches Tool kann die Prozesse mit seinen Features idealerweise abbilden? Welche Prozesse müssen überdacht werden und wie werden diese zukünftig angegangen?
Es lässt sich bei der Umstellung auf Kollaborationsplattformen nicht vermeiden, dass gewisse Prozesse umgestellt oder sogar eingestellt werden müssen. Vor allem wenn in einem Unternehmen überwiegend per E-Mail miteinander kommuniziert wurde. Setzt man Kollaborationstools mit PM Funktionalität ein, wird und soll(!) dies das E-Mail Aufkommen stark reduzieren (Aufgaben, Dokumente, Informationen etc. werden zukünftig über die Plattform verwaltet und nicht mehr per E-Mail Verteiler verschickt). Wie der Prozess hierzu zukünftig aussehen soll, muss vorher definiert werden, damit allen Beteiligten der neue Ablauf klar ist.
Die folgenden Überlegungen und Schritte helfen dabei, dass die Teamkollaboration erfolgreich wird:
- Collaboration Ziele festlegen
- Projektmanagement Funktionalitäten definieren
- Zentralisierung der Dateiablage und Bereitstellung von Informationen klären
- Rollen und Rechteverteilung vorbereiten
- Dokumentationsaudit durchführen
- Existirende Prozesse überdenken
- Mobile Zugänge definieren
- Rechte und Pflichten festlegen
Mobiler Zugang
Typischerweise sind im SaaS-Bereich die Kollaborationsplattformen per Browser und existierendem Internetzugang erreichbar. Es ist nicht mehr notwendig auf jedem einzelnen Rechner eine Software zu installieren. Im Vorfeld sollte man klären, was die Zugangsvoraussetzungen sein werden, damit jeder Mitarbeiter Zugriff auf das System hat. Wie es mit den Benutzerkonten aussieht. Was mit ausscheidenden Benutzern passiert, wie neue Benutzer an ihren Zugang kommen, wer die Benutzerzugänge anlegt / pflegt. Welche Möglichkeiten die einzusetzende Kollaborationssoftware bietet. Viele sind beispielsweise auf eine gewisse Benutzeranzahl begrenzt, so dass bei wachsender Team- / Unternehmensgröße zusätzliche Kosten entstehen könnten, oder es zu Engpässen kommen kann, wenn nicht rechtzeitig ausreichend Ressourcen eingeplant werden. Der Plan sollte folgendes beinhalten:
- welche Benutzer werden mit dem Tool arbeiten,
- erhalten auch externe Personen Zugriff auf bestimme Bereiche,
- welche Zugangsvoraussetzungen zum Tool (softwaretechnisch) müssen gegeben sein,
- welche Möglichkeiten der Ressourcenerweiterung bietet das Tool, wenn das Unternehmen (schnell) wächst.
Rechte und Pflichten
Bei der Einführung einer Kollaborationsplattform, die von überall aus zugänglich sein wird, sind Überlegungen zu den Rechten und Pflichten aller mit dem System betrauten Mitarbeiter wichtig. Spätestens dann, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen scheiden wird dieser Punkt wichtig werden. Denn was passiert ab da mit deren Zugang, den abgelegten Daten? Wer kümmert sich um die Sperrung und ab wann, etc.? Aber auch wenn Mitarbeiter von unterwegs aus auf das Tool zugreifen muss man Prozesse definieren für den Fall, dass ein Account durch unberechtigte Dritten missbraucht wird. Etwa wenn der Mitarbeiter seinen Systemzugang nicht ausreichend schützt, oder sich von einem öffentlichen System aus anmeldet etc. Egal welche Bedingungen für Sie persönlich wichtig sind. Definieren Sie diese im Vorfeld und machen Sie diese zentral verfügbar. Informieren Sie die Anwender darüber und führen Sie notfalls Schulungen durch.
Fazit
In der heutigen Zeit machen Kollaborationsplattformen nicht nur in verteilten Teams Sinn. Und wer sich bereits vor der Einführung eines Kollaborationswerkzeugs anhand der hier genannten Punkte Gedanken zu den Zielen macht ist klar im Vorteil. Nur so kann der Einführungsprozess der Mitarbeiter in das Tool erheblich beschleunigt werden.
