Wie schon in vorhergehenden Artikeln unserer Blogserie zu diesem Thema geht es auch in diesem Beitrag um einen Faktor, der die Einführung von Projektmanagement Tools wie Redmine, Jira, Basecamp oder ActiveCollab erheblich erschweren kann. Selbst, wenn solche Tools Projektmitglieder bei ihrer täglichen Arbeit im Team unterstützen. Einer dieser Faktoren wäre beispielsweise der zu starke Fokus auf den technischen Aspekt des PM-Tools.
Problem 3: Priorisierung technologischer Faktoren
In vielen Unternehmen ist es leider so, dass Sie Projektmanagementtools wie Redmine einführen, weil Sie es toll finden, wie vielfältig die Funktionserweiterung durch die Aktivierung von Plugins ist. Sicherlich ist es ein wichtiger Punkt, dass sich ein Großteil des gewünschten Funktionsumfangs einfach durch die Hinzunahme eines entsprechenden Moduls realisieren lässt. Leider machen sich zu wenig Entscheidungsträger vorher genug Gedanken über den Sinn und Unsinn der vermeintlich wichtigen Funktion. Vieles lässt sich bereits durch Standardfunktionalitäten oder minimale Anpassungen am System umsetzen. Der Overhead an weiteren Features ist in seltensten Fällen wirklich notwendig. Häufig werden vor allem technisch wenig versierte Mitarbeiter mit zuviel Funktionsumfang regelrecht erschlagen. Was darin resultiert, dass ungern mit dem Werkzeug gearbeitet wird und der Einsatz eher früher als spät zum Stillstand kommt. Oft mit der Begründung, dass die Software einfach zu unübersichtlich ist.
Lösungsansatz
Sich vorher ausführlich über die möglichen Standardfunktionen des Tools informieren. Ist es wirklich notwendig ein externes Plugin für bestimmte Wunschfunktionen hinzuzuschalten? Wenn ja, müssen wirklich alle gebotenen Funktionen des jeweiligen Plugins aktiviert werden? Gibt es vielleicht ein alternatives Plugin, welches genau das bietet was man möchte und nicht mehr?
Bei funktionsreichen Redmine Installationen ist es immer ratsam seine Mitarbeiter rechtzeitig vor dem Einsatz zu schulen. Nicht darauf hoffen, dass sie mit dem System schon klar kommen. Gemäß dem Motto Learning by doing. Das wäre in jedem Fall falsch. Werden zusätzliche Funktionen eingeführt sollte man dies schrittweise durchführen. Die Mitarbeiter müssen in deren Umgang geschult werden. Wird festgestellt, dass trotzdem Probleme bei der Benutzerführung auftreten, sollte man sich Gedanken über die (Art der) Fortführung der Funktionalitäten im System machen.
Tipp: Einfacher ist immer besser! Mit wenig starten und lieber mit der Zeit die Funktionalitäten ausbauen.