Transparenz im Team ist in vielen (auch großen) Unternehmen noch immer eine Seltenheit. Vor allem im Projektalltag merkt man dieses Defizit. Fragen wie:
- “Weißt Du, was wir alles zu erledigen haben?”
- “Ich hab keine Ahnung wo ich anfangen soll.”
- “Woran arbeitet eigentlich gerade der Paul?”
- “Ist Aufgabe xy schon fertig?”</em>
sind in Projekten mit fehlender Transparenz die Regel.
Den Mitgliedern eines Teams ist oft nicht einmal klar, welche Funktionen die einzelnen Kollegen innerhalb des Projekts abdecken, für welche Bereiche man selbst konkret zuständig ist, oder wer für was der richtige Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen ist. Häufig traut sich keiner etwas zu sagen und seine Unwissenheit vor den Kollegen zu outen. In Folge dessen entstehen Missverständnisse, Arbeiten werden doppelt ausgeführt oder bleiben im schlimmsten Fall liegen.
Erst wenn Situationen zu eskalieren drohen oder das Projekt nicht fortschreitet kommen diese und auch andere Defizite ans Licht. Und leider erst dann kommt das Management auf die Idee, dass sich etwas ändern muss, damit das Team schneller und qualitativ hochwertigere Projektergenisse erzielt und effizienter arbeitet.
Transparenz hat Vorteile für das Team, das Management, die Stakeholder
Gerade in der Umsetzung von Projekten ist Transparenz sowohl für das Team als auch dem Management und den Stakeholdern ein wichtiger Aspekt für einen reibungslosen Projektablauf innerhalb des festgelegten Budgets.
Tools sorgen für mehr Transparenz im Team
Es gibt viele Werkzeuge, mit denen sich solche Probleme vermeiden lassen. Die für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation sorgen. Zum Beispiel sind Ticketsysteme mit PM-Funktionalität (wie etwa Redmine oder Jira) oft besser geeignete Hilfsmittel für mehr Transparenz im Team als Excel-Tabellen oder Word-Dokumente, die selten zentral abgelegt werden und nur schwer und mit hohem Zeitaufwand zu pflegen sind.
Redmine
Das OpenSource Tool Redmine beispielsweise hilft dabei Arbeitsabläufe (Workflows) zu definieren, Aufgaben zu erstellen und einem für die Bearbeitung zuständigen Teammitglied zuzuteilen, Prioritäten für die Umsetzung festzulegen, den Arbeitsfortschritt zu protokollieren und anhand von Statusfunktionen jederzeit nachvollziehen zu können, wie der aktuelle Stand ist. Die nachfolgende Grafik zeigt beispielsweise die Grundfunktionen von Redmine, welches unser Unternehmen bevorzugt für mehr Transparenz in Projektteams einsetzt.
Je konkreter die Aufgabenbeschreibung und die dafür gemachte Zeitschätzung ist, umso besser lässt sich jederzeit nachvollziehen wie die Abarbeitung der Aufgabentickets läuft. Man erkennt etwa bei langen Bearbeitungszeiten schnell, ob es Probleme gibt und wo und hat dadurch endlich die Möglichkeit frühzeitig entgegen zu steuern und nach Lösungen zu suchen. Kollegen die in Abhängigkeit zu einer Aufgabe arbeiten sehen endlich, wer mit dem anderen Teil beauftragt wurde, wie der Stand ist, wann man mit seinem Teil beginnen, an wen man sich bei Fragen wenden kann etc.
Transparenz im Team sorgt vor allem in der Projektarbeit für einen guten Überblick. Nicht nur für das Team, sondern auch für das Management (“Wie sieht es mit dem Projektfortschritt aus?”), sowie die Stakeholder (“Was passiert mit meinem Geld? Was bekomme ich dafür?”).
Transparenz im Projektmanagement
Projektmanagementsoftware wird zur Überwachung des Projektfortschritts eingesetzt. Um zu sehen, was läuft, ob was läuft und wenn nicht, um daraus für spätere Projekte zu lernen. Vor allem alteingesessene Mitarbeiter oder weniger teamfähige Kollegen die mit der Einführung von PM Tools außerhalb Excel, Outlook und Co. konfrontiert werden schalten hier in Alarmbereitschaft aus Angst vor zuviel Transparenz, vor allem hinsichtlich ihrer Arbeitsleistung.
Hier gilt es mögliche Konflikte nicht zu scheuen. Konflikte bedeuten in gewisser Weise ja auch Innovation. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und hat vor allem ungewohnten erst einmal Angst. Angst ist eine starke, negativ behaftete Emotion. Hier muss versucht werden mit positiven Emotionen entgegen zu wirken. Also Neugierde für die neue Transparenz zu erzeugen. Das passiert nicht von heute auf morgen. Wer sich Mühe gibt, immer wieder auf diese Leute zugeht, ihre Argumente widerlegen kann, aufzeigen kann, was schlecht läuft und wie man es mit der Einführung von Transparenz verbessern kann, wird auch hier überzeugen.
Transparenz im Projektmanagement bringt letztlich jedem einen Vorteil:
- es ist richtig, dass Arbeitsfortschritte offengelegt werden. Das ist gut so, denn dadurch werden Probleme oder Mängel überhaupt sichtbar und folglich dessen lösbar.
- Sind beispeilsweise Wissensdefizite ein Makel in Unternehmen, lässt sich solchen Mängeln einfach mittels Fortbildungsmaßnahmen entgegen wirken. Davon profitiert nicht nur das Unternehmen sondern auch der Mitarbeiter. Durch das neue Wissen baut er nicht nur internes KnowHow auf. Er erfährt auch neue Aspekte seiner Tätigkeit und stellt dadurch für das Unternehmen einen zusätzlichen Mehrwert dar.
- Außerdem ist die Teamleistung deutlich besser einschätzbar. Was wichtig für die realistische Projektplanung und Budgetkalkulation ist.
- Letztlich zeigt die neue Transparenz auf wer woran und seit wann arbeitet. Das fördert also nicht nur das Interesse an seiner eigenen Arbeit, sondern auch an der Arbeit anderer.
Fazit
Transparenz hilft Missverständnissen vorzubeugen, unterstützt die Produktivität, schafft Vertrauen und sorgt für eine bessere Beziehung sowohl innerhalb des Teams als auch zwischen den Geschäftspartnern.
Transparenz in Projektteams ist einfach einzuführen, egal um welche Art von Teams, Unternehmen oder Projekten es sich handelt. Man braucht lediglich die dafür geeigneten Tools, den notwendigen Enthusiasmus und ausreichend Rückendeckung durch die Unternehmensführung.