Projektmanager, die mit entsprechenden Tools arbeiten, können aufkommende Probleme rechtzeitig identifizieren und frühzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. Das ermöglicht ihnen ein stressfreieres Arbeiten und birgt Potenzial für Verbesserungen.
In der Regel überwacht ein Projektmanager im Zuge seiner Tätigkeit folgende Bereiche:
- Termine
- Kosten (Budget)
- Ressourcen (Teamkapazitäten)
- Ziele (Meilensteine)
Für die oben genannten Areale kommen diverse Tools zum Einsatz, die ein Monitoring des jeweiligen Sektors ermöglichen.
Ein Tool aus unserem Haus, mit dem man die Kapazitäten seines Teams überwachen kann haben wir schon öfter vorgestellt: Redmine HRM (Pluginerweiterung für das Ticketsystem Redmine).
Mit diesem Plugin für Redmine lassen sich Mitarbeiterressourcen langfristig planen. Hierfür stehen verschiedene Parameter bereit, die Informationen für die einzelnen Mitarbeiter ausgeben. Dadurch wird die Planung zukünftiger Tätigkeiten erheblich vereinfacht. Weil man unter anderem eine visualiserte Information zur Auslastung eines Mitarbeiters erhält.
In diesem Artikel stellen wir eine nützliche Funktion des HRM Plugins vor, mit der sich Ressourcenengpässe rechtzeitig erkennen lassen. Wodurch man als Projektmanager die Möglichkeit bekommt entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Frühwarnsystem für Ressourcenengpässe
Das sogenannte Frühwarnsystem für etwaige Ressourcenengpässe befindet sich auf der Ressourcenübersicht unterhalb der Mitarbeitertabelle im Bereich Hinweise / Probleme in der Ressourcenzuweisung.
Die Box mit den Informationen lässt sich ein- und ausblenden. Neben benutzerspezifischen Problemen werden auch allgemeine Hinweise aufgeführt.
Die stellen zwar kein Problem dar, weisen aber auf Aufgaben hin, die es eventuell noch zu erledigen gilt. Etwa wenn man will, dass diese in die Ressourcenplanung einfließen. Beispielsweise folgende:
- nicht zugewiesene Tickets
- Tickets ohne geschätzte Aufwände
Regeln zur Ressourcenberechnung
Die Ressourcenplanung des Redmine HRM Plugins basiert auf speziell entwickelten Regeln, mit denen die Daten der Planung beeinflusst werden.
Dadurch ist es möglich die Tickets für die Ressourcenplanung relativ automatisiert in die Planung einfließen zu lassen und nur bei Bedarf manuell eingreifen zu müssen. So wird Mikromanagement vermieden und es bleibt mehr Zeit für andere Tätigkeiten rund ums Projekt.
Wurden Tickets entdeckt, die nicht mehr konform mit den Regeln sind, werden diese in der entsprechenden Informationsbox aufgeführt. Der Projektmanager wird auf problematische Aufgaben direkt hingeweisen, kann die Ursache leichter ausmachen und entsprechend gegensteuern. Beispielsweise wenn er folgende Meldungen entdeckt:
- Das Ticket x wird von der Ressourcenplanung ausgeschlossen, da die Aufwandsschätzung 0 Stunden beträgt.
- Die aufgewendete Zeit überschreitet die Arbeitszeit
- Der Aufwand übersteigt bereits die geschätzten Stunden
- Das Ticket wird sich verspäten. Abgabedatum ist x. Geplantes Ende ist y
- Zeitüberschreitung am letzten geplanten Tag x
Mehr erfahren über unser Redmine HRM Plugin. Der Anwesenheits- und Ressourcenplanung für klassiche und agile Projetteams. Die Funktionalität kann auch in unserer Online-Demo getestet werden.