Mittelständische Unternehmen sind besser aufgestellt als ihre kleineren Wettbewerber. Sie können mehr Tickets bearbeiten, mehr investieren, schnellere Lösungen anbieten. Wir sind der Meinung, dass sich das ändern lässt.
Durch den Einsatz von Automatisierung können auch kleine Unternehmen bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl produktiver arbeiten. Und das bedeutet nicht zwangsläufig mehr Stress.
Grafik zeigt “Top 3” Umfrage-Ergebnisse des randstadkorrespondenten (Online-Magazin workforce360), was Mitarbeiter über die Automatisierung ihrer Arbeitswelt denken. Die Umfrage fand bereits 2017 unter rund 1200 Lesern statt.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung ist nichts Neues. Industrie- und Fertigungsbetriebe nutzen schon lange Automatisierungsmöglichkeiten in der Produktion. Auch im IT- und Entwicklungsbereich wird viel automatisiert. Etwa automatische Tests in der Entwicklung, um Fehler aufzuspüren. IT-Abteilungen führen automatische Betriebssystemupdates durch, sobald diese verfügbar sind. Und Hoster lassen sich automatisch benachrichtigen, wenn bestimmte Services ausfallen. Zur schnellen Störungsbeseitigung etc.
Automatisierung bedeutet einfach bestimmte Prozesse automatisch ablaufen zu lassen. Wobei der Kern jeder Automatisierung aus einem simplen Befehl besteht:
IF - THEN "Wenn etwas bestimmte geschieht, dann tue folgendes."
Wer bereits Redmine als Ticket- und Projektmanagementwerkzeug nutzt kann für die Automatisierung bestimmter Workflows das Automation Plugin der AlphaNodes GmbH einsetzen.
Was ist Redmine Automation?
Mit Hilfe des Automation Plugins kann man einfache, manuelle Tätigkeiten, die sich auf den obigen Befehl (IF - THEN) herunter brechen lassen, ganz einfach automatisieren - auch ohne Code-Kenntnisse. Nur mit Hilfe der standardmäßig in Redmine verfügbaren Filter für Tickets, Projekte, Aufgewendete Zeiten. Und bei Vorhandensein zusätzlicher Plugins auch noch weiterer Entitäten (z.B. Benutzer, DB-Einträge)
Wer das Automation Plugin nutzt, kann mit dessen Hilfe beispielsweise:
- Regeln erstellen, die durch Auslösung eines bestimmten Triggers eine definierte Aktion ausführen.
- Ticketwiederholungen, sowie wiederholende Aufwandsbuchungen zu Tickets nutzen, die immer zum angegebenen Zeitintervall ausgeführt werden.
- Tickets auf Wiedervorlage setzen (Follow-Up), um bestimmte Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren, sondern einfach zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen.
Die Automatisierung ist ideal geeignet für stupide Aufgaben die immer nach dem gleichen Schema ablaufen, bei denen der Anwender nicht viel nachdenken muss, die es aber regelmäßig zu erledigen gilt. Beispielsweise:
- Kommt ein Ticket mit hoher Priorität herein, dann weise es einem bestimmten Bearbeiter zu.
- Ist das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe mit Priorität Hoch überschritten, dann informieren den Projektmanager.
- Muss jeden Monat immer zur gleichen Zeit eine Zeitbuchung auf ein bestimmtes Ticket erfolgen, dann richte hierfür eine Wiederholungsbuchung ein.
- Ist ein Ticket seit x Tagen überfällig, dann erinnere den Bearbeiter daran (z.B. durch einen Ticketkommentar).
- Werden Tickets nach x Tagen nicht vom Empfänger abgenommen, dann schließe es automatisch.
Generell steht Automatisierung für:
- Höhere Produktivität: trotz gleichbleibender Mitarbeiterzahl kann noch mehr erreicht werden.
- Niedrigere Kosten: durch das “Mehr” an erreichten Ergebnissen steigt der Wert des erreichten. Wobei die Kosten jedoch gleich bleiben. Im Bezug auf das Ergebnis effektiv sogar gesunken sind.
- Effizienzsteigerung: Mitarbeiter haben mehr Zeit für wichtigere (strategisch hochrangige) oder sinnvollere Aufgaben.
- Mehr Sicherheit am Arbeitsplatz: Fehler durch manuelle Tätigkeiten werden reduziert. Mitarbeiter (und Führungskräfte) sind insgesamt zufriedener.
Selbst das weltweit führende Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner, Inc. (NYSE: IT), sagte Anfang 2020 in einem Beitrag voraus, dass bis im Jahr 2024 bereits 69% der Managementtätigkeiten vollständig automatisiert ablaufen werden (Quelle).
Redmine Automation Plugin
Wir sind der Meinung, dass die Automatisierung von Vorgängen im Projektmanagement wichtig und notwendig sind. Egal wie viele Mitarbeiter man hat. Wenn man die Möglichkeit hat etwas zu automatisieren, sollte man es tun. Dann kann sich das Team besser um andere Aufgaben kümmern, als seine Zeit mit Nebensächlichkeiten zu vergeuden.
Wir selbst sind von der Nutzung des Automation Plugins überzeugt und setzen es auch entsprechend im eigenen Unternehmen ein.
Vorgänge in Redmine automatisieren
Das Automation Plugin ist eine Erweiterung des Reporting Plugins (wird als Basis vorausgesetzt). Es erlaubt mit Hilfe von Regeln und Zeitplänen einfache Routineaufgaben zu automatisieren und hilft dabei vorhandene Datenmengen zu optimieren.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Die Plugins gibt es einzeln oder im Bundle. Die Nutzung ist nur gemäß unserer Mindestanforderungen möglich. Alternativ besteht die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen.
