In 7 Schritten ein Drupalcamp organisieren

Im Mai fanden in München die Drupal-Dev-Days 2010 statt. Hierbei handelte es sich um ein Drupalcamp für Entwickler, Designer und Themer, die sich beruflich oder privat mit dem CMS System Drupal auseinandersetzen. Die Idee für die Drupal-Dev-Days hatten drei Münchner DUG-Mitglieder Mitte 2009 während einer netten Grillsession (in entspannter Atmosphäre kommen oftmals die besten Ideen zustande). Bereits an diesem Abend wurde schon heftiges Brainstorming betrieben. Wir überlegten wer alles Session abhalten könnte. Was uns bei bisherigen Besuchen von Drupalcamps und Drupalcons positiv oder negativ in Erinnerung geblieben ist und wie das ganze hier in München ablaufen sollte.

Von 100 auf 303

Unsere ursprünglich angestrebte Teilnehmerzahl lag bei 100 Leuten. Als die Drupal Initiative e.V. (DI) darauf aufmerksam wurde und es sich mit deren Unterstützung anbot die DevDays als Drupalcamp für Deutschland zu promoten, stockten wir die angepeilte Teilnehmerzahl auf 350 auf. Die Drupal-Dev-Days wurden somit zur offiziellen DI-Veranstaltung und es fand begleitend eine DI-Mitgliederversammlung statt. Tatsächlich teilgenommen haben letztlich 303 Drupaler aus verschiedenen Teilen Europas. Eine, wie ich finde, zufriedenstellende Zahl.

Ein bisschen Spaß muss sein

Die Organisation eines Drupalcamps hat ehrlich gesagt wirklich großen Spaß gemacht. Mit Hilfe der Drupal Initiative e.V. und vielen tollen Mitmenschen, deren Herz auch für Drupal schlägt, kann man in Deutschland durchaus ordentliche Drupal Veranstaltung auf die Beine stellen. Die DUG München hatte bisher noch keine Events im großen Rahmen (mit)veranstaltet. Was daran lag, dass es damals noch keine richtige Stammgruppe an Mitgliedern gab, die bereit waren sich konkret einzubringen. Wir wollten nun mit dem Drupalcamp in München auf die Drupal-Gemeinschaft hier im Süden aufmerksam machen. Leute aktivieren mehr für unsere Gemeinschaft zu tun und nach außen hin zeigen, dass Drupal ein ernst zu nehmender Konkurrent für andere CMS Systeme darstellt. Das überwiegend positive Feedback danach hat den Orgamitgliedern gezeigt, dass wir die Erwartungen der meisten Leute an das Camp durchaus zufrieden stellen konnten.

Schritt für Schritt zum Drupalcamp

Der Artikel befasst sich mit unseren Ideen, der Organisation und den gewonnenen Erkenntnissen aus der durchgeführten Veranstaltung. In der Hoffnung, dass mehr Drupal User Gruppen Lust haben ebenfalls ein Camp zu organisieren und dieser Beitrag nützliche Informationen liefert. Die Auflistung zeigt nicht, wie man die Organisation durchführen sollte, sondern wie sie von uns durchgeführt wurde. Was bedeutet, dass jemand mit Erfahrung in der Eventorganisation manches wohl anders gemacht hätte als wir - wir mit unserer Vorgehensweise jedoch durchaus zufrieden waren. Dass alles unter der Schirmherrschaft der Drupal Initiative e.V. ablief hat den Vorteil, dass man sich z. B. hinsichtlich Versicherungs- und Vertragsangelegenheiten, Rechnungswesen, Finanzierung, Sponsoring und Promotion auf eine zentrale Stelle verlassen kann, die bei der Organisation hilfreich zur Seite steht.

Schritt 1: Ein Organisations-Team aufbauen

Stell Dir vor, Du willst ein Drupalcamp organisieren. Du hast viele Ideen, jedoch nur begrenzte zeitliche und finanzielle Ressourcen und brauchst Unterstützung. Woher? Natürlich erst einmal aus der Usergruppe vor Ort. Im ersten Schritt geht es also darum anderen Dein Vorhaben mitzuteilen und diese von Deiner Idee zu begeistern.

Infoveranstaltung durchführen

Ende August, Anfang September 2009 gab es mehrere Treffen, wo die geplante Veranstaltung mit mehreren Leuten durchgesprochen wurde. Wer Zeit und Lust hatte aktiv an der Organisation mitzuwirken, wurde öffentlich eingeladen. Damit die herkömmlichen DUG-Treffen nicht durch die Planung gestört werden, empfiehlt es sich solche Besprechungen immer unabhängig davon zu vereinbaren. Die Planungsphase fand reges Interesse. Es sind auch einige neue (DUG-unabhängige) Leute dazu gestoßen, die durch dieses Orga-Event erst auf Drupal und die Münchner Community aufmerksam wurden. Als Verbreitungsplattform für solche Veranstaltungen sind die einschlägigen Drupal-Webseiten ideal (z. B. groups.drupal.org) als auch Eventeinträge bei XING oder anderen lokalen Eventplattformen.

Was bei diesen ersten Veranstaltungen besprochen wurde:

• Ziele und Zielgruppe festlegen
• Brainstorming zu Termin, Dauer, Inhalten, Networking Veranstaltungen, Sponsoring, Marketing, Verpflegung, T-Shirts etc.
• Wer kann was für Fähigkeiten / Wissen / Kontakte etc. in die Organisation einbringen?
• Wer hat schon mal bei der Organisation von derartigen Veranstaltungen geholfen? Wer könnte uns mit Orga-Tipps versorgen?
• Welche Grundsatzentscheidungen müssen als erstes getroffen werden?
• Wie sieht die Planungsphase aus?
• Wie oft soll sich zur Durchsprache getroffen werden?

Schritt 2: Die Grundlagen zur Organisation schaffen

Damit wir für die Orga-Mitglieder eine zentrale Anlaufstelle hatten, wo wir unsere gesammelten Infos, Aufgaben und sonstige Materialien ablegen / nachlesen / abarbeiten / kommunizieren konnten, mussten wir grundlegende Dinge festlegen und unter anderem Hilfsmittel zur Projektplanung einsetzen:

Konkrete Aufgabenverteilung festlegen

Bei den Infoveranstaltungen hat sich bereits heraus kristallisiert, wer gerne welche Bereiche übernehmen könnte bzw. würde. Somit wurden folgende Aufgabenbereiche auf einzelne oder mehrere Personen verteilt:

• Sponsoring (Geld- und Sachsponsoren)
• Finanzangelegenheiten
• Location
• Webseite und Server
• Promotion (Newsletter, Pressemeldungen, Sticker, T-Shirts, Twittern, Youtube, Facebook, Werbung auf anderen Drupalveranstaltungen etc.)
• Speaker / Keynote Speaker Akquise / Vortragsthemen
• Catering
• Team und Helferorganisation
• Rahmenprogramm (Networking, Socializing)

Verwendete Hilfsmittel zur Bewältigung des Verwaltungsaufwands

Nachdem jeder einen oder mehrere Aufgabenbereiche zugeteilt bekam, brauchten wir eine zentrale Anlaufstelle für die Orga-Mitglieder. Zudem musste man irgendwie überprüfen, wer welche Aufgaben übernommen und evtl. schon erledigt hatte. Hierfür kamen zum Einsatz:

Kommunikationstools

• Skype Chat für die Orga-Mitglieder zur schnellen internen Kommunikation
• Einrichten von Mailing-Listen für wichtige Hinweismails an alle
• Twitter als schneller Kommunikationskanal für die Drupalgemeinschaft

Dokumentationstools

• Ticketsystem zum abarbeiten der zugeteilten Tasks
• Internes Wiki und Orga-Forum zur Sammlung und Nachlese der Infos, Dokumente, Protokolle etc. rund um das Event
• Doodle-Einsatz zur leichteren Entscheidungsfindung, bzw. Terminfindung

Schritt 3: Regelmäßige Arbeitstreffen durchführen

Um am Ball zu bleiben und weil man manche Sachen einfach nicht telefonisch oder per Skype regeln kann, finden regelmäßige Arbeitstreffen statt. In der Grobplanungsphase sind monatliche Treffen ausreichend. Je näher das Event jedoch rückt und je mehr Details bis zu einem festen Termin stehen müssen, desto häufiger trifft man sich. Die letzten zwei Monate vor der Veranstaltung kam es zu einem 14tägigen Rhythmus. Hierbei wurden schnelle Entscheidungen getroffen und noch dringende offene Tasks besprochen.

Schritt 4: Details planen

Nach der Grobplanung, wie der allgemeine Ablauf sein wird, waren die Arbeitstreffen stets konkreter Natur. Folgende Dinge wurden hier geklärt:

Webseite

• wann soll sie online gehen?
• wie soll das Design aussehen?
• welches Logo ist passend?
• was ist das Ziel der Webseite und welche Infos sind sinnvoll / hilfreich?
• wer pflegt die Inhalte ein und wann?
• wer ist für Fehler zuständig?
• wer bearbeitet Anfragen über die Webseite?
• Mehrsprachigkeit sinnvoll?
• was passiert auf der Webseite während der Veranstaltung?
• was passiert mit der Webseite nach der Veranstaltung?

Ticketpreise

• was ist angemessen, was haben andere verlangt?
• was bekommen die Teilnehmer dafür?
• wo findet der Verkauf statt?
• wann startet / endet der Ticketverkauf?
• welche Zahlungsoptionen werden angeboten?
• wie erfolgt die Abrechnung?
• wird es eine Tageskasse geben?
• wie sieht die Preisstaffelung aus?
• gibt es Ticketverlosungen / Freikarten?

Budget und Kosten

• mit welchen Einnahmen kann man rechnen?
• wo bekommt man evtl. finanzielle Unterstützung?
• mit welchen Ausgaben muss man rechnen?
• wie wird das Budget auf die einzelnen Aufgabenbereiche verteilt?
• wer überwacht das Budget?

Terminfestlegung

• wann genau findet das Event statt (mehrere mögliche Termine vereinfachen die Locationsuche)?
• kollidiert es mit einem anderen Drupalevents?
• gibt es ähnliche Veranstaltungen vor Ort (vergrößert evtl. die Teilnehmerzahl)?
• finden andere Großveranstaltungen zur selben Zeit statt (reduziert die Locationwahl, die Unterkunftsmöglichkeit, die Aufmerksamkeit und Catering-Angebote etc.)?

Location

• was kommt in Frage?
• wie ist die Lage?
• wie die Verfügbarkeit?
• wird die Location evtl. gesponsert?
• wie sind die Räumlichkeiten und die Ausstattung?
• wie hoch ist die maximale Aufnahmefähigkeit an Teilnehmern?
• wie sieht es mit der technischen Ausstattung aus? Was ist vorhanden, was wird gebraucht, wer kümmert sich darum und wann?
• wer kümmert sich um die Papierangelegenheiten und den Versicherungskram?
• wer kümmert sich um den Auf- und Abbau?
• wann können Sachen angeliefert bzw. abgeholt werden?

Sponsoren

• für was suchen wir Sponsoren?
• was für Sponsoringmöglichkeiten bieten wir an?
• wie attraktiv sind diese für Sponsoren?
• wie tritt man an mögliche Sponsoren heran?
• wessen Kontakte nutzen wir?
• wie kommuniziert man am Besten mit den Sponsoren?
• was passiert mit Sachsponsoren?
• was bieten wir den Sponsoren während und nach der Veranstaltung?
• welche Werbematerialien bieten wir an?
• haben wir Logos von den Sponsoren in entsprechenden Dateiformaten vorliegen?
• wer kümmert sich um den Sponsorenbanner und die Anbringung?

T-Shirt Design, Werbematerialien, Banner, Druck und Logistik

• sind T-Shirts notwendig und warum?
• falls ja, wer macht das Design?
• wo findet der Druck statt (vor Ort, wo man evtl. vorbei fahren kann und alles persönlich klärt, oder überregional, weil vielleicht günstiger - wobei man sich hier auf den Anbieter hinsichtlich Qualität und Termin verlassen muss)
• wann muss spätestens der Druck in Auftrag gegeben werden, damit die Lieferung rechtzeitig erfolgt?
• wohin wird geliefert, wer übernimmt die Überprüfung und den Transport zur Location?
• welche Werbematerialien, Infoblätter, Banner werden benötigt?
• wer kümmert sich um deren Erstellung und Verteilung?

Promotionaktionen

• welche Werbemöglichkeiten kommen in Frage (online, offline)?
• welche Zeitschriftenredaktionen sind interessant?
• welche Drupal Veranstaltungen sind vorher, wo man auf das Camp hinweisen kann?
• für welche lokalen Gruppen ist das Event interessant?
• welche Aktionen erregen besondere Aufmerksamkeit?
• Zeitplan wann mit was gestartet wird?
• welche Aktionen sind nach dem Event geplant und wann?

Rahmenprogramm

• wie sieht der Sessionplan aus?
• wann findet was statt und wo?
• was bieten wir an Unterhaltungsmöglichkeiten an?
• woher bekommen wir notwendiges Zubehör?
• welche Abendlocations sind interessant?
• wie verteilen wir die Infos während der Veranstaltung?
• wie gehen wir bei schnellen Programmänderungen vor?
• wie läuft die Registrierung ab?

Speaker / Keynote-Speaker

• wer ist interessant?
• wer hat Interesse?
• wie wecken wir das Interesse?
• wer hat wann keine Zeit?
• welche Themen sind empfehlenswert?
• wie kommunizieren wir mit den Speakern?
• welche Infos liefern wir ihnen?
• wer ist zuständig für Fragen?
• wer kümmert sich vor und während der Veranstaltung um sie?
• zeichnen wir Sessions auf und wo?
• welche Infos / Material brauchen wir von den Speakern

Um die Veranstaltung noch interessanter zu machen, kam die Idee auf, Dries als Keynote-Speaker nach München zu holen. Wir wussten, dass es schwierig werden würde, da kurz vorher die Drupalcon in SF stattfand.

Die Einladung wurde von jedem gut angenommen und auch Dries war über das Video erfreut. Leider hat es dann zeitlich bei ihm nicht geklappt. Wir hatten dennoch unseren Spaß und sind uns sicher: das nächste Mal ist er bestimmt dabei ;)

Sessions

• welche Themen sind interessant?
• wie ist die Qualität der Vorschläge?
• welche Informationen sind für das Programm notwendig?
• wer entscheidet welche Session akzeptiert wird?
• wie lange dauert eine Session?
• wer erstellt den Sessionplan und wann?
• welches Material zur Session wird den Teilnehmern zur Verfügung gestellt und wo?
• wer kümmert sich darum, dass das Sessionmaterial möglichst zeitnah online geht und wie?

Verpflegung

• was ist typisch für die Region?
• was würde uns nicht schmecken (und somit auch den anderen weniger)?
• was gab es bei anderen Veranstaltungen und wie kam das an?
• für wieviel Personen maximal?
• welchen Extraservice liefert der Caterer (Personal, Lieferung, Abholung, Reinigung, Geschirr, Stühle, Tische etc.)?
• wann gibt es was (Frühstück, Mittag, Abend, Snacks)?

Helferorganisation

• man sollte rechtzeitig festlegen, wer bei was wann und wie helfen kann. Typische Helfertätigkeiten waren bei uns: Registrierungsbereich, Kaffeetheke managen, Saftbar verwalten, Müll entsorgen, Lobby auf Sauberkeit kontrollieren, bei Essensausgabe helfen, helfen bei Auf- / Abbau, Raumpate machen etc.
• wer koordiniert das Helferteam, wer spricht die Leute an, verteilt Aufgaben und legt einen Ablaufplan fest?
• gibt es ein Helferformular auf der Webseite?
• wo starte ich Helferaufrufe?
• was wird den Helfern geboten?

Schritt 5: Tätigkeiten vor der Veranstaltung

Der Veranstaltungstag ist oft schneller da als man denkt. Kurz vorher merkt man erst, dass noch wichtige Dinge fehlen, die man während der Veranstaltung eventuell benötigt. Hierfür legt man im Wiki eine entsprechende Infoseite an, wo jedes Orgamitglied noch Ideen eintragen kann. Ich möchte hier nur ein paar wichtige Punkte aufführen, die bei der Münchner Veranstaltung von Bedeutung waren:

Einkaufsliste

Einfach im Wiki eine Einkaufsliste anlegen. Da kann jeder eintragen, was er aufgrund seiner Tätigkeit während der Veranstaltung eventuell benötigen würde (z. B. für den Putztrupp Reinigungsmaterial, für die Registrierung eventuell Stifte, Klebebänder, Schere etc.). Eine oder zwei Personen können die Einkäufe aus der Liste dann spätestens einen Tag vorher tätigen und direkt bei der Location anliefern.

Liefer- / Abholzeiten klären

Je nachdem, was vor oder nach dem Event zum Auf- / Abbau gebraucht wird, sollte man mit dem entsprechenden Lieferant noch einmal abstimmen. Nur so kann man sicher stellen, dass zum Liefertermin entsprechend Leute vor Ort sind. Es ist jedoch immer gut ein größeres Auto für Schnellbesorgungen zur Verfügung zu haben, falls mal was nicht so gut klappt.

Technik überprüfen

Sowohl Ausstattung als auch Funktionalität nochmal überprüfen. Ersatzgeräte und Verbrauchsmaterial bereit stellen. Auf diebstahlsichere Lagermöglichkeit vor und auch während der Veranstaltung achten.

Beim Drupalcamp in München war es aufgrund einer vorausgehenden Veranstaltung leider nicht möglich am Vortag den Aufbau zu tätigen. Wir durften erst 3 Stunden vor Eventbeginn damit starten und sind zeitlich ein wenig ins Schleudern geraten. Deswegen empfehle ich folgende Tätigkeiten auf jeden Fall auch auf den Vortag zu verlegen.

Dekoration

Benötigte Utensilien aufstellen (Tische, Rednerpulte, Liegestühle, Loungesofas etc.). Kontrolle der Räumlichkeiten, ob noch was fehlt.

Beschriftungen / Hinweisschilder

Sowohl innen als auch außen sollte die Location gut beschriftet sein. Eine vorherige Begehung ist deswegen unumgänglich, damit man weiß, welche Schilder wo und wie oft gebraucht werden.

Registrierung

Ein konkreter Zeitplan, wie die Registrierung im Ideal ablaufen soll, ist unumgänglich. Wichtig ist vor allem, dass alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig vor Ort sind und man schnell und einfach darauf zugreifen kann. Lieber den Ablauf vorher kurz durchproben.

Schritt 6: Tätigkeiten während der Veranstaltung

Was man während der Veranstaltung so machen sollte, hängt im großen und ganzen vom Rahmenprogramm ab. Eine wichtige Rolle hat hierbei der Helferkoordinator. Er hat vorher anhand eines Zeitplans festgelegt, wann welcher Helfer für was zuständig ist. Wenn diese Person die Helfer über die entsprechende Tätigkeit gut unterrichtet hat, sollte alles glatt laufen.

Schritt 7: Tätigkeiten nach der Veranstaltung

Nach dem Event will eigentlich jeder schnell nach Hause. Deswegen ist zügiger Abbau angesagt. Damit auch alles einigermaßen reibungslos klappt, sollten wenigstens ein paar Leute dabei sein, die auch beim Aufbau mitgeholfen haben. Die wissen in der Regel wo die Sachen wieder hin kommen. Auch hier gilt - je mehr Helfer, desto schneller der Abbau.

Was weiterhin nicht vergessen werden darf ist, dass man nach der Veranstaltung auch nochmal ein wenig Promotion und Kommunikation betreiben sollte.

Zum einen möchte man die Presse über den Erfolg informieren und zum anderen die Teilnehmer auf zukünftige Events einstimmen und ihnen ein paar gute Erinnerungen mit auf den Heimweg geben.

Was wir danach gemacht haben:

• Dankes- und Info-Newsletter verschickt (an Teilnehmer, Speaker, Sponsoren etc.)
• Sessionvideos bearbeitet und hochgeladen
• Pressemeldungen veröffentlicht
• Feedback eingeholt

Fazit

Die Organisation war manchmal zeitraubend, zum Ende hin anstrengend und dennoch spannend. Ich würde jederzeit wieder an einer solchen Veranstaltung mitwirken. Nicht nur aufgrund des tollen Teilnehmer-Feedbacks, welches überwiegend positiv ausgefallen war. Vor allem weil im Organisations-Team ausschließlich kompetente Leute dabei waren, die mit ihren Ideen und Motivation viel Spaß in die Sache gebracht haben.

Hinweis:

• http://www.drupal-dev-days.de
• Es sind noch rockige T-Shirts mit dem tollen Motiv von matuk (oben abgebildet) erhältlich. Infos dazu auf der Drupal-Dev-Days Webseite und beim Vorstand der Drupal Initiative e.V.!
• DUG = Drupal User Group