Mitarbeiter eines Unternehmens oder Projektteams können in der Regel nicht alles wissen. Aber sie sollten auf jeden Fall wissen, wo Sie bestimmte Informationen her bekommen. Es ist nicht immer die beste Lösung bei der Suche nach Informationen einen Kollegen, der sich gerade in Rufweite befindet zu fragen, oder einfach zum Telefonhörer zu greifen.
So vergeudet man nicht nur seine eigene, sondern auch noch die Zeit eines anderen auf der Suche nach bestimmten Informationen. Denn die Beschaffung von Informationen ist in der Regel harte Arbeit.
Informationen zentral ablegen
Vieles liegt oft verstreut irgendwo rum. Sei es auf der eigenen Festplatte, oder der eines Kollegen, einem externen Laufwerk (z.B. USB-Stick), im E-Mail-Verkehr versteckt, in der Cloud (z.B. Dropbox) gespeichert oder sonstwo. Der Idealfall wäre der, dass jedes Unternehmen seinen Mitarbeitern alle relevanten Informationen zu einem Projekt an einer zentrale Stelle gebündelt vorlegt. Erreichbar für jeden, der damit zu tun hat. Aber das ist oftmals für viele Firmen noch Zukunftsmusik.
Informationen in Redmine ablegen
Wer bereits das Open Source Ticketmanagementsystem Redmine einsetzt, sollte sich überlegen, ob er die Software auch für die Sammlung aller unternehmens- und projektrelevanten Informationen nutzen möchte. Abhängig von den aktivierten Modulen und installierten Plugins liefert Redmine bereits in der Grundinstallation einen vielfältigen Funktionsumfang. 
Sollte Redmine bereits für die Aufgabenverwaltung eingesetzt werden, ist es eine Überlegung wert, ob man damit nicht auch gleich relevante Dokumente (.doc, .PDF etc.) und Datei (.png, .jpg etc.) verwaltet. In der Wiki könnten auch projektübergreifende Informationen abgelegt werden.
Beispiele
Welche Art von Informationen ein Unternehmen seinen Mitarbeitern in Redmine zur Verfügung stellen möchte hängt vom Anwendungszweck ab. Man kann Kontakte verwalten, Protokolle hinterlegen, Termine vereinbaren, den Soure-Code über Git managen, Besprechungen planen, Ideen sammeln, Dokumentationen für Anwender oder Administratoren etc. verwalten. Die Ablagemöglichkeiten sind vielfältig. Hier ein paar Beispiele aus unterschiedlichen Anwendungsbereichen.
Personalwesen / Sekretariat
- Ticketsystem zur Aufgabenverwaltung
- Wiki zur Ablage von Informationen wie,
- Führung der Personalkartei
- Planen und protokollieren von Besprechungen
- Reisen organisieren – Reisekostenabrechnungen verwalten
- Zeitschriften und Zeitungen auswerten, archivieren und in Umlauf geben
- Fachbücher verwalten
- Dokumentation zur Erstellung der Lohn- und Gehaltslisten
- Erarbeitung von Stellenplänen
- Verwaltung der Urlaubspläne
- Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen
- Infos zur Größe und Organisation des Unternehmen etc.
- Datei und Dokumentenmanagement zur Ablage von Informationen in diesem Format
- uvm.
Webentwicklung / Softwareentwicklung / Administration
- Ticketsystem zur Aufgabenverwaltung, als Bugtracking, für Servicetickets etc.
- Einsatz der Wiki zu Dokumentationszwecken, wie
- Systemkonzeption und -analyse
- Systembetreuung und -verwaltung
- projektübergreifende Maßnahmen zur Einführung und Durchsetzung von Qualitätsstandards oder -maßnahmen
- Wissenstransfer
- Erstellung und Verwaltung von Schulungsinfos
- Anwenderdokumentation, Systemdokumentation etc.
- Datei und Dokumentenmanagement zur Ablage von Informationen in diesem Format
- Projektarchiv zur Ablage des Sourcecodes (z.B. Git, SVN)
- uvm.
Klassisches Marketing / Online Marketing
- Aufgabenverwaltung zur Überwachung, Steuerung und dem Briefing externer Agenturen und Mitarbeiter
- Einsatz der Wiki zur
- Konzeption und Entwicklung eines Marketingplans
- Entwicklung und Umsetzung einer Marketingstrategie
- Weiterentwicklung der (Online) Marketing-Aktivitäten
- Erstellung und Verwaltung von Markt- und Wettbewerbsbeobachtung
- Zielgruppenrecherche
- Identifikation von neuen Trafficquellen
- Recherchearbeiten
- Erstellen und Redigieren von Konzeptions-, Image- und Produkttexten
- Verwaltung der Werbemittelgestaltung und –platzierung
- Ideensammlung / Brainstorming
- Foren für Diskussionsmöglichkeiten und Austausch der Mitarbeiter und externen Agenturen untereinander
- Datei und Dokumentenmanagement zur Ablage von Informationen in diesem Format (Werbemittelmaterial etc.)
- uvm.
Mit der Redmine Suche abgelegte Informationen aufspüren
Neben der einfachen Suche im Kopfbereich rechts oben, ist vor allem die erweiterte Suche in Redmine hilfreich, um abgelegte Infos aufzuspüren. Sie ist über einen Klick auf den Link Suche neben dem Suchfeld im Kopfbereich erreichbar. Die nachfolgende Grafik zeigt eine Beispielansicht der erweiterten Redmine Suche. 
Welche Bereiche durchsucht werden hängt davon ab, welche Plugins installiert und welche Module im Adminbereich aktiviert wurden. Man trägt einfach den gesuchten Begriff ins Suchfeld ein, grenzt die Suche auf die gewünschten Bereiche ein. Hierzu werden die jeweiligen Checkboxen aktiviert bzw. deaktiviert. Und startet anschließend den Suchprozess.
Mit dem Aktivitätsprotokoll Informationen filtern
Eine weitere Möglichkeit nach Inhalten in Redmine zu recherchieren ist das Aktivitätsprotokoll. Dieses kann sowohl projektübergreifend als auch projektbezogen auf alle Aktivitäten in Redmine zugreifen. Im Gegensatz zur Suche listet es jedoch die Aktivitäten in einer zeitlichen Reihenfolge auf. Es lässt sich genauso wie die erweiterte Suche nach Aktivitäten in bestimmten Bereichen filtern. Der Einsatz ist dann empfehlenswert, wenn man nicht mehr genau weiß, wonach man sucht oder mit dem Suchwort keine Treffer erzielt, sich aber an den Bereich und vielleicht den Zeitraum erinnert, in welchem man etwas bestimmtes erledigt hat. Will man beispielsweise Inhalte aus der Wiki durchsuchen, macht es Sinn alle anderen Bereiche zu deaktivieren und die Suchergebnisse auf Wikibearbeitungen einzuschränken. 
Fazit
Redmine ist als Ablageort für Informationen eine gute Wahl. Die Suche zum Auffinden der abgelegten Informationen arbeitet relativ ordentlich. Man findet bei richtiger Anwendung und Konfiguration schnell die gewünschten Daten. Verwendet man beispielsweise benutzerdefinierte Felder in irgendeinem Bereich, sollte man sicher stellen, dass man beim Anlegen der Felder angibt, dass deren Inhalt später auch durchsucht werden kann.