Was musst du vor der Einführung eines PM-Tools wissen?
So manch einer kann ein Lied davon singen wie schwierig und oft auch langwierig die Suche nach einer geeigneten Anwendung zum managen von Projekten sein kann. Neben dem verfügbaren Budget gibt es unzählige andere Faktoren, die für die Wahl entscheidend sind.
Hat man dann endlich ein geeignetes Werkzeug gefunden macht es Sinn, sich gewisse Dinge vorher durch den Kopf gehen zu lassen. Denn nur dann kann man sicher sein, dass nicht spätestens bei der Einführung alles wieder den Bach runter geht und man mit der nervenaufreibenden Sucherei von vorne beginnen muss.
Wie man es nicht macht
Wir haben uns mal intensiver mit dem Thema befasst und ein paar Kunden dazu befragt. Die nachfolgenden Punkte stellten sich laut der Befragten als die größten Hürden und Herausforderungen am Anfang heraus.
- IT implementiert das System, ohne Vorgaben Jemand im Unternehmen sagt, er will ein PM-Tool und überlässt die Entscheidung der IT-Abteilung. Diese installiert dann ohne weitere Vorgaben eine Anwendung, die sie für richtig hält. Ohne konkrete Vorgaben und Recherche zu den Möglichkeiten die einem das Tool bieten soll, wird das Unterfangen nicht erfolgreich werden.
- keine Dokumentation Wurde eine Anwendung installiert war es das in der Regel. Die Anwender werden meist sich selbst überlassen. Niemand kümmert sich danach um die ausreichende Dokumentation der Vorgänge und der Anwendungsmöglichkeiten. Keiner weiß wie er es unternehmenskonform einsetzen soll. Wildwuchs entsteht.
- keine ausreichende Bedarfsprüfung Ist die ausgewählte Software denn wirklich für den Einsatzzweck geeignet? Bietet sie zu viel oder zu wenig? Wofür wollen wir sie eigentlich genau verwenden? Wie sieht es mit Zusatzkosten aus die eventuell für weitere Lizenzen, Wartung, Unterhalt etc. anfallen können? Wer nicht weiß wofür er etwas einsetzt, wer damit arbeiten soll und warum der wird auch dann mit einer Software unzufrieden sein, selbst wenn sie als die Beste auf dem Markt gilt.
- falsche Einstellungen durchgeführt Wird eine Anwendung einfach nur so zu Testzwecken eingesetzt, wird damit nicht glücklich werden. Denn kaum jemand im Team macht sich dann die Mühe die Einstellungen dem Unternehmens Workflow entsprechend anzupassen und sich intensiver mit dem Tool auseinander zu setzen. Die Grundvorgaben sind zwar für viele Einsatzzwecke ausreichend, aber meist ungenügend damit man damit längerfristig effektiv arbeiten kann. Man muss sich in der Regel schon etwas ausgiebiger mit einem System befassen, damit es auch effizient verwendet werden kann. Seid ihr dazu bereit?
- fehlendes Verständnis für das Tool Wer nicht 100% von etwas überzeugt ist, wird sich auch nie richtig für etwas begeistern können. Geschweige denn es schaffen andere dafür zu begeistern. Jede Anwendung braucht einen einflussreichen Vorreiter der den Einsatz des Tools im Unternehmen aktiv fördert und dafür sorgt, dass auch der schlimmste Skeptiker verstummt und den Mehrwert für sich erkennt. Generell ist es nämlich meistens so, dass Mitarbeiter jede Art von Veränderung erst einmal ablehnen. Da hilft eigentlich immer nur mit gutem Beispiel voran gehen.
- fehlendes Corporate Design zur Erhöhung der Akzeptanz Ob man etwas gerne nutzt oder nicht, ist in der heutigen Zeit oftmals eine Frage der Optik. Passt man als erstes das Design an die bekannten grafischen Vorgaben des Unternehmens an, wird das auch die Einführung und Akzeptanz im Unternehmen erhöhen, weil man gleich zu Beginn etwas hat, womit man sich identifizieren kann.
- Erwartungshaltungen an das Tool wurden nicht definiert Nur weil eine Anwendung existiert die sich “Projektmanagementsoftware” schimpft heißt das nicht, dass jeder PM oder Anwender damit zufrieden ist. Die Erwartungen an eine Software sind so verschieden wie es die Kieselsteine an der Isar sind. Bevor etwas eingeführt wird muss man sich sicher sein was das Tool auf jeden Fall können muss. Was sich die Anwender mit dessen Hilfe erhoffen zu erreichen. Was es nicht kann und ob man darauf längerfristig verzichten kann oder nicht etc.
- keine regelmäßigen Prüfungen / Einholung von Feedback Wer eine Software einführt muss auch sicher stellen ob diese verwendet wird, ob sie richtig verwendet wird, ob die Anwender zufrieden sind und falls nicht, wie man sie zufrieden stellt. Manchmal sind es nur Kleinigkeiten die über den weiteren Verbleib einer Anwendung im Unternehmen entscheiden. Und die lassen sich in der Regel leicht lösen. Außerdem gibt man seinen Mitarbeitern dadurch auch ein gewisses Mitspracherecht.
- fehlender Austausch bei mehreren Stakeholdern Je nachdem wie groß ein Unternehmen ist muss man sich nach der Wahl für eine Anwendung mit den restlichen Verantwortlichen austauschen. Selbst wenn diese nicht direkt in die Anwendung der Software involviert sind ist es gut deren Ansichten und Meinungen einzuholen. Das erspart einem später mögliche Vorwürfe und niemand fühlt sich übergangen.
Holt euch Hilfe bei der Strukturierung und Optimierung
Wir sind gern bei der Entscheidungsfindung und der erfolgreichen Einführung eines PM-Tools behilflich. Selbst wenn bereits eine Anwendung implementiert wurde und ihr merkt dass es damit nicht so recht voran geht. Lasst uns mal drüber schauen und gebt nicht gleich auf. Wir arbeiten schon lange in dem Bereich und helfen auch die Gründe zu finden wo es hackt und was man dem jeweiligen Einsatzzweck entsprechend optimieren sollte.