Egal in welchem Bereich man heutzutage arbeitet. Gewisse Dinge ändern sich selten. Dazu gehört zum Beispiel auch der Wunsch nach einer Anwendung die sowohl einfach als auch effektiv ist und hilft die Kommunikation zwischen den Teamkollegen zu unterstützen.
Nicht immer sind alle Beteiligten zur selben Zeit am selben Ort. Der Griff zum Hörer ist hilfreich, aber trotzdem wird das Gesagte irgendwo festgehalten, damit es nicht vergessen wird. Eine schlechte Wahl ist es in dem Fall mit einer E-Mail den ohnehin schon überfüllten Posteingang noch voller zu machen. Also warum nicht gleich alles zentral wo ablegen, damit jeder andere Kollege auch gleich weiß, was Sache ist?
Tools - von einfach bis komplex
Die Möglichkeiten dazu sind mittlerweile recht vielfältig:
- Da gibt es WeTransfer für den bequemen Austausch von sehr großen Dateien
- Google Docs, um gemeinsam an Office-Dateien arbeiten zu können,
- Skype für die Kommunikation via Video oder Bildschirm sowie einer einfachen Chat-Funktion
- Dropbox, das ebenfalls zur gemeinsamen Dateiablage hergenommen werden kann
- oder Wunderlist, was eine ansprechende To-Do-Liste zur Abarbeitung von Aufgaben liefert.
Wo ein Pro, da ein Contra
Die oben genannten Lösungen werden sehr gern einzeln oder auch in Kombination von zahlreichen Unternehmen und Einzelkämpfern genutzt. Sie haben aber auch ihre Nachteile die der Grund für manch andere potenzielle Anwender sind nach alternativen Lösungen zu suchen:
- sie sind oft nur in der Basisfunktionalität kostenlos. Möchte man mehr Funktionen oder mehr Speicherplatz nutzen zahlt man dafür.
- die Hersteller bzw. Dienstanbieter sind nicht immer in Deutschland ansässig. Oft liegen die darauf abgelegten Daten auf Servern außerhalb unseres Rechtssystems, was für Firmen die datenschutzkonforme Bestimmungen einhalten wollen ein No-Go ist.
- man braucht für jedes dieser Tools eigene Zugangsdaten und muss sich immer überall anmelden wenn man damit arbeiten will. An sich kein Problem, aber die meisten Anwender sind bequem oder wenig kreativ. Oft wird für jede Anwendung ein und der selbe Zugang verwendet. Und womöglich nicht regelmäßig geändert. In dem Fall kann es zum Problem werden, weil der Faktor “Sicherheit” vernachlässigt wird.
- man verteilt durch die verschiedenen einfachen Lösungen seine oftmals sensiblen Unternehmensinformationen auf zu viele unterschiedliche Dienste. Was früher oder später dazu führt, dass man den Überblick verliert und der Verwaltungsaufwand steigt:
- Wo liegt was?
- Wo kommt was hin?
- Wer darf was sehen oder bearbeiten?
- Wer ist ausgeschieden oder soll nicht mehr darauf zugreifen?
- Wer kam dazu und benötigt wo Zugriff?
Allein schon für die Verwaltung dieser Infos braucht man wiederum eine zentrale Anlaufstelle die für etwas mehr Einfachheit sorgt, die man sich übrigends ursprünglich durch jedes einzelne Tool erhofft hatte.
Von Anfang an die Alternative wählen
Spätestens ab hier wird nach einer Alternative gesucht die alle Bereiche bündelt. Je schneller Unternehmen wachsen, umso eher kommen sie an diesen Punkt. Abhängig vom Budget und der persönlichen Einstellung der Unternehmensführung wird dann entweder im kommerziellen oder Open Source Bereich verglichen was auf dem Markt ist. Und das Angebot ist zwischenzeitlich auch entsprechend groß. Aber - warum solange warten? Warum nicht gleich zu Beginn mit einer gebündelten Lösung starten die selbst mit wenig Budget zum Erfolg führt und gleichzeitig die Möglichkeit zum schnellen, uneingeschränkten Unternehmenswachstum bietet?
Das ist der Grund, warum immer mehr Unternehmen, Organisationen, Freiberufler, Universitäten, Verbände verschiedener Branchen zu Open Source Anwendungen wie Redmine tendieren.
Redmine vereint viele Vorteile webbasierter Kommunikationstools
Redmine ist eine webbasierte Anwendung die man über den Webbrowser nutzt. Der Zugriff auf die dort hinterlegten Daten wird nach Eingabe der Zugangsdaten über das zentrale Rechte- und Rollenmanagement gesteuert. Der Funktionsumfang ist von Haus aus umfangreich. Es besteht jedoch die Möglichkeit viele Funktionalitäten die am Anfang noch nicht relevant sind, einfach auszublenden. Man kann damit nicht nur seine interne Büroorganisation oder Projekte steuern, sondern auch vom Büro wie von unterwegs jederzeit auf die Informationen mittels Webbrowser oder App zugreifen. Das Hinzufügen neuer Anwender ist genauso einfach wie das Sperren ausgeschiedener Mitarbeiter oder externer Firmen.
Tools wie Redmine ermöglichen allen Beteiligten einen klaren, fokussierten Austausch und bieten gleichzeitig die nötige Transparenz innerhalb des Teams und gegenüber dem Kunden. Natürlich lassen sich auch externe Anwendungen oder Dienste damit verknüpfen. In diesem Zusammenhang möchten wir auf Sparkleshare oder OwnCloud verweisen, die für die Dateiablage und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gut geeignet sind.
Wer jetzt mit erhobenen Zeigefinger auf den Schutz seiner Daten hinweist dem sei gesagt, dass dies kein Grund ist auf webbasierte Anwendungen zu verzichten. Wie bei der E-Mail Kommunikation auch muss man als Nutzer auf den Anbieter vertrauen. Ist man ein in Deutschland ansässiges Unternehmen sollte man seine sensiblen Daten jedoch nicht unbedingt auf einem Server in den USA bunkern. Und wer auf Nummer sicher gehen will, der kann sowohl Redmine als auch SparkleShare und OwnCloud auf seinem eigenen Server betreiben. Allerdings gib es mittlerweile auch in Deutschland ansässige Anbieter, die gehostete Redmine als auch OwnCloud-Lösungen zur Verfügung stellen.
Vorteile von Managed Redmine Hosting
Redmine Hosting Anbieter stellen oft eine eigene Serverinstanz mit einem fix und fertig installierten Redmine bereit. Das kann man zeitnah einsetzen und oft sind auch zusätzliche Funktionalitäten integriert. Wir selbst bieten beispielsweise verschiedene Redmine Hosting Pakete an die zusätzlich grafische Auswertungen bereit stellen und die Möglichkeit zur sicheren Ablage von Kennwörtern und anderen sensiblen Daten liefert. Bei einer Managed Redmine Hosting Lösung braucht sich der Anwender weder um die Installation, noch um die Pflege und Updates kümmern. Man arbeitet in der Regel immer mit einem möglichst sicheren und aktuellem System.
Wie vorher schon gesagt: Wer immer noch Sicherheitsbedenken hat oder spezielle Bedürfnisse, der kümmert sich einfach selbst um einen eigenen Server und betreibt dort seine Redmine-Instanz. In diesem Fall muss man in Eigenregie für die hierfür notwendigen System- und Mitarbeiterressourcen, sowie die Installation als auch Systemkonfiguration und regelmäßige Pflege sorgen. Und letztere darf schon aufgrund der ursprünglichen Sicherheitsbedenken auf keinen Fall vernachlässigt werden. Weil regelmäßige System- und Redmine Updates die Basis für einen sicheren und reibungslosen Betrieb sind und dafür sorgen, dass Angreifer draußen bleiben. Leider ist genau dieser Punkt einer der ersten, der nach einer gewissen Betriebszeit nicht mehr für wichtig erachtet wird. Deswegen solltet ihr euch sicher sein, ob eine gehostete Variante nicht doch die bessere Wahl ist. Man kann jederzeit - also auch zu einem späteren Zeitpunkt auf eine eigene Installation umsteigen. Die Daten lassen sich problemlos in ein anderes Redmine-System exportieren.
Fazit
Kein Büro und keine Branche ist wie die andere. Jeder hat individuelle Anforderungen. Dennoch kann man die meisten Bedürfnisse mit einem zentralen Tool abdecken. Oft bedarf es keiner oder nur weniger Anpassungen und man hat eine gut geeignete Lösung gefunden. Viele Open Source Tools sind flexibler und auf lange Sicht auch günstiger als kommerzielle Anwendungen. Und sie funktionieren nach dem Bausteinprinzip, was die Kombination mit anderen Anwendungen oder das Hinzufügen neuer Funktionalitäten erheblich vereinfacht. Wer mehr wissen will kann auf folgender Seite stöbern oder uns um Rat fragen.