Auch wir haben vor einigen Jahren als StartUp klein angefangen. Deswegen wissen wir, dass man bei der Anschaffung notwendiger Anwendungen zur Unternehmensführung, Kollaboration, sowie der Aufgaben- und Projektverwaltung bei einem eng geschnürten Budget nur wenig Spielraum hat. Das ist nicht nur bei Unternehmensgründern der Fall, sondern auch bei jedem Freiberuflern oder Unternehmen - abhängig von der aktuellen Auftragslage. Da unser Fokus jedoch von Anfang an im Open Source Bereich lag beschränkten wir unsere Suche nach passender Software auch ausschließlich auf dieses Areal.
Nach mehreren Zwischenstationen (Mantis, Trac, OpenAtrium) sind wir letztendlich bei Redmine gelandet, haben dieses nach Evaluierung hinsichtlich unserer Bedürfnisse (Hauptkriterien waren z.B. Open Source, mächtiger Basis-Funktionsumfang bei gleichzeitiger “Einfachheit”, Flexibilität, Erweiterbarkeit etc.) für gut befunden, sind dort hängen geblieben und immer noch sehr zufrieden damit.
Projektmanagement mit Open Source
Redmine fällt unter die Kategorie der Projektmanagement-Werkzeuge. Deswegen teilt es sich auch die Terminologie mit denen anderer Projekt Management Tools. In Redmine ist alles was man tut projektbezogen. Man erstellt ein Projekt, bei Bedarf auch sogenannte Unterprojekte (Teilprojekte) und sammelt zu jedem Projekt seine jeweiligen Aufgaben / Tätigkeiten. Diese lassen sich auf unterschiedliche Weise charakterisieren.
Typische Projekte mit Redmine verwalten
Ein typisches Projekt ist eine Sammlung von Aufgaben die es zu erledigen gilt damit das Projekt effektiv und nachverfolgbar erledigt werden kann. Da Redmine nicht nur von IT-Unternehmen für die Softwareentwicklung eingesetzt wird, sondern auch in anderen Branchen zum Einsatz kommt, kann das mit Redmine verwaltete Projekt unterschiedlicher Natur sein. Zum Beispiel:
- eine App die es zu entwickeln gilt,
- eine Marketingkampagne die geplant und durchgeführt werden muss,
- ein Hard- oder Softwareprodukt,
- ein Kunde / Mandant der betreut werden will,
- eine Veranstaltung die organisiert werden muss,
und noch einiges mehr.
Out-of-the-box Funktionen nutzen
Wie bei anderen Projektmanagementlösungen können Aufgaben verschachtelt, sowie miteinander verknüpft werden. Es lassen sich Prioritäten vergeben (Was ist wichtig, was weniger wichtig), als auch Abgabedatums festlegen. Und man kann kategorisieren. Außerdem lassen sich mit Redmine verschiedene Arten von Problemen lösen.
Out-of-the-Box unterstützt Redmine bereits die drei Tätigkeitstypen: “Bugs”, “Aufgaben” und “Support”. Diese lassen sich an eigene Bedürfnisse anpassen. Auch was die bereitgestellten Eingabefelder betrifft. Mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern ist Redmine flexibel an spezielle Aufgabentypen anpassbar. Wer bereits Erfahrung mit anderen Projektmanagement-Werkzeugen hat wird als erstes bemerken, wie einfach es ist mit Redmine schnell bestimmte Dinge zu tun. Schuld daran ist vor allem die simpel gehaltene Benutzeroberfläche.
Für viele Anwender wirkt sie auf den ersten Blick schon fast zu einfach. Schuld daran ist das minimalistische (blau-weiß gehaltene) Design der Grundinstallation. Von der Optik soll man sich nicht täuschen oder gar abschrecken lassen. Zum einen ist die relativ simpel mit etwas CSS-Kenntnissen anzupassen und zum anderen versteckt sich im Administrationsbereich die Möglichkeit zahlreiche Funktionen jederzeit hinzu zuschalten oder zu deaktivieren.
Zum Basisfunktionsumfang von Redmine gehört:
- Aufgabenverwaltung
- Zeitbuchungen
- News
- Dokumentenverwaltung
- Dateiverwaltung
- Wiki
- Repositories
- Forum
- Kalender
- Gantt-Diagramm
Wenn das KISS Prinzip wichtig ist
Gemäß dem Motto “Keep it stupid simple” (KISS) sollte man die Anwender nicht mit dem vorhandenen Angebot an Grundfunktionen erschlagen. Auch wenn diese bei Redmine (im Gegensatz zu bekannten proprietären Lösungen) standardmäßig mitgeliefert werden. Was man aktuell nicht wirklich benötigt sollte man erst einmal deaktivieren. Das macht dem Anwender den Einstieg leichter und erhöht dadurch auch die Akzeptanz im Team.
Viele unserer Kunden die auf Redmine umgestiegen sind haben uns bestätigt, dass sie die simple Benutzeroberfläche nicht mehr missen wollen.
- Sie ist aufgrund des geringen Umfangs an Menüpunkten einfach zu bedienen.
- Redmine hat sich im praktischen Einsatz als übersichtlich erwiesen.
- Und es ist auch für Anwender aus dem nicht-technischen Bereich außerhalb von IT-Abteilungen ein Leichtes damit umzugehen.
Da es eine Anwendung ist, die über den Webbrowser aufgerufen wird ist nicht einmal viel Einarbeitungszeit notwendig. Selbst Außendienstmitarbeiter oder externe Freiberufler können von überall aus auf die Redmine-Instanz nach erfolgreichem Login und gemäß den definierten Zugriffsrechten von außen rund um die Uhr zugreifen. Die fest definierbaren Workflows die hinter jeder Aufgabe hinterlegt sind sorgen dafür dass man sowohl einfache Dinge als auch komplexe Aufgabenkonstrukte abwickeln lassen kann.
Gantt, Kalender und Co.
Natürlich hat Redmine alle Standardfunktionen die man im klassischen Projektmanagement benötigt, wie etwa die Möglichkeit ein Start- und Enddatum anzugeben. In dem Fall steht ein Gantt-Diagramm bereit in dem man den Ticketumfang entsprechend sieht. Auch der Kalender ermöglicht den Projektbeteiligten einen Blick auf die Tickettätigkeiten zu werfen. Wer mit der Wiki arbeiten möchte um dort allgemein gültige Projektinformationen zu hinterlegen kann pro Projekt eine Wiki für sein Team anlegen. In den Ticketbeschreibungen kann dann einfach auf die entsprechende Wikiseite verlinkt werden. Auch ist es möglich Zusatzmaterial (wie Dateien, Dokumente etc.) hochzuladen. Entweder direkt im Ticket oder über die entsprechenden Zusatzmodule (Datei, Dokumente).
Was auch immer in Redmine gearbeitet wird. Sobald jemand etwas hoch lädt, aktualisiert oder neu hinzufügt ist dies in einer Projekthistorie für alle Team-Mitglieder sichtbar und nachverfolgbar. Das erhöht zum einen die Transparenz und zum anderen den Nutzen für das Team, indem es einen Einblick in den Projektverlauf als auch die Aktivität bietet. Da Redmine alle beteiligten Projektmitglieder bei neuen Aufgaben oder Änderungen per e-Mail informiert ist sicher gestellt, dass die Beteiligten Anwender auch dann auf dem Laufenden bleiben, wenn sie nicht regelmäßig am System angemeldet sind.
Fazit
Redmine ist Open Source und im Gegensatz zu manch proprietärer Anwendung gibt es keine Einschränkung was die Anzahl der Nutzer, die Menge der zu verwaltenden Projekte oder Unterprojekte sowie der enthaltenen Aufgaben, Dateien oder sonstigen Ressourcen betrifft. Außerdem ist Open Source Software auf längere Sicht kostengünstiger als proprietäre Anwendungen. Nicht nur in der Anschaffung sondern auch im laufenden Betrieb. Da bei schnellem Wachstum die Lizenzkosten für neue Mitarbeiter nicht explosionsartig ansteigen. Zudem liefert Redmine im speziellen von Haus aus schon viele Funktionen, für die man bei anderen Anbietern erst mal den Geldbeutel raus holen muss um sie nutzen zu können. Da es mittlerweile auch viele Dienstleister gibt, die im Open Source Bereich Supportleistungen sowie Schulungen anbieten ist dies auch kein Argument mehr der gegen den Einsatz von Redmine sprechen würde. Selbst ausreichend Dokumentation zur Anwendung existiert mittlerweile zahlreich im Netz.
Überzeugt euch am besten selbst. Wir stellen zu Testzwecken eine Redmine-Demo zur Verfügung. Wem das nicht ausreicht, der kann sich unter Redmine.org selbst die aktuellste Version herunterladen und auf einem eigenen Server installieren.