Nicht nur IT Unternehmen, Webagenturen, Softwareentwickler oder Marketingfirmen auch viele Behörden, Ämter und Produktionsstätten wickeln mittlerweile ihre Dienstleistungen, Services und Aufträge für das Geschäftsumfeld (B2B) in Projektform ab. Zur Unterstützung und Steuerung der betrieblichen Prozesse sind immer mehr Entscheider auf der Suche nach einer einheitlichen Lösung. Diese soll sowohl Projektmanagementfunktionalitäten, als auch Funktionen zur Verwaltung von Kundendaten, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung enthalten. Idealerweise gepaart mit der Möglichkeit Firmenwissen und Mitarbeiter-KnowHow, sowie interne Dokumente zentral und sicher abzulegen und den Zugriff über ein Rollen-und-Rechte-System zu steuern.
Bevor man sich im kommerziellen Umfeld auf die Suche nach einer Lösung macht, sollte man auch mal einen Blick über den Tellerrand wagen. Der Open Source Bereich bietet mit Redmine hierfür eine durchaus praktikable Lösung an. Redmine ist von Haus aus Multiprojektfähig und vom Funktionsumfang her schon weit fortgeschritten. Zudem kann es durch zusätzlich erhältliche Plugins um weitere Funktionalitäten wie CRM, HelpDesk und Faktura beliebig erweitert werden. Viele dieser Plugins werden mittlerweile professionell erstellt und auch unterstützt. Zudem gibt es immer mehr unabhängige Serviceanbieter, die sich auf Redmine Consulting, sowie Anwenderschulungen spezialisiert haben.
Durch den modularen Aufbau von Redmine sind beliebige Einsatzzwecke innerhalb der Unternehmensstruktur möglich. Da der Zugriff auf Redmine webbasiert erfolgt, profitieren von diesem Tool auch Firmen mit externen Mitarbeitern und unterschiedlichen Standorten. Redmine ebnet den Weg für mehr Transparenz, Effizienz und neue Kommunikationsformen innerhalb eines Unternehmens.
Steuerung und Abwicklung von Projekten
Bereits in der Standardinstallation liefert Redmine alle Funktionalitäten die notwendig sind um ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte parallel zu steuern. Zu diesen Funktionen gehören:
- Administrationsbereich zur Konfiguration der Projekte, Projektarchive, Mailbenachrichtigungen, Benutzer, Gruppen, Rollen und Rechte, Tracker, Ticket-Status, Workflows, Anlegen benutzerdefinierter Felder, Aufzählungen (wie Aktivitäten / Zeiterfassung, Ticket-Prioritäten, Dokumentenkategorien), LDAP-Authentifizierung und PlugIn-Erweiterungen.
- Aktivitätenprotokolle
- Erstellung, Zuteilung, Priorisierung und Verfolgung von Aufgaben (Tickets welche aktuelle Themen, Arbeitsschritte, Probleme etc. beinhalten), die dann in einem vordefinierten Workflow abgearbeitet werden
- Möglichkeiten der Zeiterfassung
- Management von Dateien und Dokumenten
- ein Wikisystem zum Vernetzen von Wissen
- ein Kalender
- Gantt-Diagramme für Auswertungen mit Zeitplanung (macht jedoch keinen Sinn bei agilen Vorgehensweisen)
- Newserstellung
- Projektarchive
- Diskussionsforen für interne Kommunikation
Verwalten von Kunden- und Mitarbeiterkontakten, Angeboten und Rechnungen
Mit dem extern erhältlichen Redmine CRM Plugin ist es möglich in Redmine auch Kontaktdaten von Kunden und Mitarbeitern zu verwalten, sowie Angebote (sogenannte Deals) zu erstellen. Ein ebenfalls erhältliches Redmine Invoices Plugin erweitert den Funktionsumfang und ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen im PDF-Dateiformat. Wobei eine Anpassung des Rechnungsdesigns möglich ist.
Unterstützung agiler Ansätze
Agilität beginnt immer zuerst im Kopf. Hat man sich entschlossen agil zu arbeiten und möchte dies im Unternehmen praktisch integrieren, lässt sich Redmine durch entsprechende Plugins um Scrumfunktionalitäten erweitern. Es können Kanban Boards integriert und Burndown-Charts ausgegeben werden. Die Arbeit in verteilten Teams ist ebenfalls möglich.
Fazit
In unserem Beitrag haben wir nur einen möglichen Einsatzzweck und die dafür nötigen Erweiterungen von Redmine erwähnt. Welche Plugins für ihr Unternehmen hilfreich und sinnvoll sind, hängt von den individuellen Bedürfnissen, dem geplanten Einsatzzweck und ihrer Branche ab. In jedem Fall sollte vor dem Einsatz von Redmine überlegt werden, welche Funktionalitäten benötigt und notwendig sind und wie diese entsprechend zu konfigurieren sind, damit die Einarbeitungszeit möglichst kurz ist und die Mitarbeiter mit dem Tool und dem neuartigen Funktionsumfang nicht überfordert werden. Auch sollte man sich Gedanken darüber machen, ob man die Infrastruktur zum Betrieb von Redmine selbst bereit stellt, oder in dem Fall auf externe Dienstanbieter (SaaS) zurück greift. Auch sollte der Design-Aspekt nicht unterschätzt werden. Ein Redmine im unternehmensspezifischen Look sorgt für mehr Akzeptanz unter den Mitarbeitern und drückt den Stellenwert des Tools innerhalb des Unternehmens aus.