Unternehmen, die ein Projektmanagement Tool einführen, egal ob es sich um Redmine, Jira, Basecamp, ActiveCollab oder etwas anderes handelt, haben in der Regel ein primäres Ziel: die Zusammenarbeit im Team effizienter und transparenter zu gestalten und die Projekte besser zu steuern. So löblich das Ziel für die Unternehmensführung sein mag, umso skeptischer werden in der Regel viele (vor allem unerfahrene) Mitarbeiter auf das neue Tool und eventuell neu eingeführten Prozesse reagieren. In dieser kleinen Artikelserie führe ich 5 wichtige Faktoren auf, die eine erfolgreiche Einführung von PM-Tools wie Redmine erschweren und manchmal sogar zum Scheitern bringen können. Heute geht es um fehlendes Wissen und Vertrauensmangel.
Problem 1: Fehlendes Wissen und mangelndes Vertrauen unter Mitarbeitern
Eine Führungskraft beschließt die Einführung von Redmine und gibt die Installation in Auftrag. Es werden Projekte angelegt, ein paar Stellschrauben an der Projektkonfiguration gedreht, eine Vielzahl an Funktionalitäten ausgewählt, Mitarbeiteraccounts erstellt, Aufgaben zugewiesen und darauf vertraut, dass jetzt alles und jeder seinen Gang geht. So einfach ist es leider nicht. Denn neu eingeführte Tools und Prozesse rufen unter den meisten Mitarbeitern (vor allem, wenn es sich um technisch weniger versierte Angestellte handelt) in erster Linie Skeptik hervor. Niemand wird gerne vor vollendete Tatsachen gestellt und aus seinem gewohnten Trott gerissen werden. Niemand möchte ohne eine gründliche Vorabinformation und Anwenderschulung mit einem unbekannten System arbeiten. Die Angst vor Veränderungen und damit verbundenen Fehlerquellen ist groß.
Lösungsansatz: Wissen und Vertrauen aufbauen
Informieren Sie über und beziehen Sie Mitarbeiter in den Änderungsprozess ein. Machen Sie ihre Ziele klar, die durch Redmine erreicht werden sollen. Heben Sie die Vorteile der Anwendung für die Mitarbeiter besonders hervor. Sprechen Sie über mögliche Probleme. Bieten Sie Anwenderschulungen für jede Gruppe an (z.B. Entwickler, Administratoren, Büroangestellte, externe Mitarbeiter etc.). Benennen Sie einen festen Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Machen Sie den Einstieg so einfach wie möglich, aber geben Sie auch klare Regeln zum Umgang mit dem Tool vor und weisen Sie auf mögliche Änderungen hin. Machen Sie klar, was in der Einführungsphase erlaubt ist und was nicht, welche Arbeiten damit erledigt werden sollen und welche nicht, dass es längerfristig eine Arbeitserleichterung darstellt, auch wenn in der Einführungsphase erst einmal durch die Umstellung ein gewisser Mehraufwand an Tätigkeiten anfallen kann (z.B. Erstellung von Aufgaben, Übernahme von Daten, Zeit für Schulungen während denen die ursprüngliche Arbeit liegen bleibt etc.). Ziel ist es den Mitarbeiter so viel Wissen zum Tool an die Hand zu geben das Sie Vertrauen aufbauen.