Nicht nur große Unternehmen mit vielen Projekten verlieren schon mal den Überblick über bestimmte Aufgaben. Auch kleine bis mittelständische Teams haben viel zu tun und oft weniger Ressourcen verfügbar als die Großen. Dabei haben beide mit den gleichen Problemen zu kämpfen: wiederkehrende, manuelle, zeitraubende Aufgaben zur Abarbeitung von Tickets.
Mit Automatisierung wird der Ressourcenverschwendung auf diese Weise ein Riegel vorgeschoben. Und Du kannst Dich besser auf die Aufgaben konzentrieren, die wichtig sind.
Im heutigen Beitrag lernst Du ein paar typische Beispiele kennen, für welche das Automation Plugin geeignet ist.
Automatische Zuweisung von Tickets an jemanden aus Deinem Team
Wie geht Dein Team mit Tickets um, die niemanden zugewiesen wurden? Oder die von der zugewiesenen Person noch nicht bearbeitet wurden?
Viele Mitarbeiter verlassen sich darauf, dass der Projektmanager sich darum kümmert Aufgaben jemandem zuzuweisen. Aber das kann dazu führen, dass nicht zugewiesene Vorgänge, sowie falsch zugewiesene Tickets unbearbeitet bleiben.
Ticketbearbeiter automatisch zuweisen
Hier kann das Automation Plugin helfen. Indem Du zum Beispiel festlegst, dass Tickets automatisch jemandem im Team zugewiesen werden.
So erstellst Du eine eventbasierte Ticket-Regel
- Wähle einen Trigger (Event - Ticket speichern) für die Regel aus sowie Bedingungen, mit denen Du festlegst, welche Tickets automatisch zugewiesen werden sollen.
- Eine Bedingung muss in jedem Fall folgende sein: Zugewiesen an = kein
- Anschließend fügst Du im Abschnitt Aktionen die folgende Aktion hinzu: Zugewiesen an = Wert setzen. Für diese suchst Du in der Benutzerliste nach dem geeigneten Teammitglied und wählst es aus. Stell vorher sicher, dass das ausgewählte Mitglied auch dem Projekt zugewiesen ist.
- Benenne und aktiviere die Regel, vor dem “Speichern”, um die Aktion anzuwenden.
So erstellst du eine zeitgesteuerte Ticket-Regel
Kümmert sich der zugewiesene Benutzer nicht um die Bearbeitung des Tickets, kannst Du im folgenden Schritt das Ticket jemand anderen zuweisen. Hierzu ist eine neue Regel notwendig.
- Wähle einen Trigger (Zeitgesteuert - Tickets) für deine Regel aus und leg als Intervallmuster den Zeitpunkt fest, wann die Regelausführung überprüft werden soll (z.B. täglich um 6:15 Uhr).
- Wähle nun die Bedingungen, mit denen Du festlegst, wann Tickets automatisch einem anderen Bearbeiter aus dem Team zugewiesen werden sollen.
- Wurde das Ticket in den letzten 5 Tagen angelegt und hat sich der Bearbeiter noch nicht darum gekümmert lautet die Bedingung beispielsweise so: Angelegt = in den letzten 5 Tage. Aktualisiert = kein*.
- Anschließend fügst Du im Abschnitt Aktionen die folgende Aktion hinzu: Zugewiesen an = Wert setzen. Für diese suchst Du in der Benutzerliste nach dem geeigneten Teammitglied und wählst es aus. Stell vorher sicher, dass das ausgewählte Mitglied auch dem Projekt zugewiesen ist.
- Benenne und aktiviere die Regel, vor dem “Speichern”, um die Aktion anzuwenden.
Intervallmuster: Hierfür wird die Cron-Syntax verwendet. Für die Erstellung kann crontab guru nützlich sein. So erhält man die größtmögliche Flexibilität für die Definition von zeitlichen Vorgaben. Beispiele: Täglich um 5 Uhr = 0 5 * * * alle 50 Minutens = */50 * * * *
Tickets planen
Viel Aufwand kostet oft auch die Planung von Aufgaben. Etwa wenn ein Kunde eine Supportanfrage gestellt hat. Der Supportmitarbeiter hat diese beantwortet, aber der Kunde reagiert nicht mehr darauf. Hierfür kannst Du eine Regel erstellen, die dem Kunden eine Erinnerung schickt. Und das Ticket vorerst schließt.
Ticketautor automatisch erinnern und Ticket schließen
Auch hier unterstützt Dich das Automation Plugin mit seinen Ticketregeln. Indem du zum Beispiel festlegst, dass Tickets nach 5 Tagen Inaktivität automatisch geschlossen werden.
So erstellst du eine zeitgesteuerte Ticket-Regel
- Wähle einen Trigger (Zeitgesteuert - Tickets) für Deine Regel aus und leg als Intervallmuster den Zeitpunkt fest, wann die Regelausführung überprüft werden soll (z.B. täglich um 8:15 Uhr).
- Wähle nun die Bedingungen, mit denen Du festlegst, wann offene Tickets, die auf Abnahme warten automatisch geschlossen werden sollen.
- Wurde das Ticket in den letzten 5 Tagen dem Autor zugewiesen (z.B. Status = To Verify) und hat sich dieser noch nicht um die Abnahme gekümmert lautet die zeitliche Bedingung beispielsweise so: Aktualisiert = vor mehr als 5 Tage.
- Anschließend fügst Du im Abschnitt Aktionen die folgende Aktion hinzu: Status = Done. Sowie Kommentar und informierst den Autor darüber, warum das Ticket nun geschlossen wird.
- Benenne und aktiviere die Regel, vor dem “Speichern”, um die Aktion anzuwenden.
Fazit: Redmine Automation schafft Zeitreserven
Mit dem Redmine Automation Plugin kann man also zeitintensive, wiederkehrende Tätigkeiten wie die hier genannten Beispiele, einfach und sicher automatisieren und den Fokus derweil auf andere Aufgaben legen.
Alles was man tun muss, wenn man sich mit dem Thema Automatisierung in Redmine beschäftigt ist:
- sich die Zeit nehmen die für sich notwendigen Regeln auszuarbeiten
- diese dann entsprechend anzulegen und zu testen.
- Und wenn alles passt, scharf zu schalten mittels “Aktivierung”.
Probiert’s aus. In unserer Online-Demo könnt ihr die Funktion testen. Das Redmine Automation Plugin ist eine Funktionserweiterung für aktuelle Redmine Versionen. Mit ihm erstellt man Regeln für verschiedene Entitäten (z.B. Tickets, Projekte, Benutzer, DB-Einträge etc.) und hat auch die Möglichkeit Wiederholungen zu Tickets oder Zeitbuchungen zu nutzen. Je nachdem, welche zusätzlichen Plugins man installiert hat (z.B. HRM, DB) kann man noch weitere Entitäten (Benutzer, DB-Einträge) für die Automatisierung nutzen.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.