Als IT-Consultant für Open Source Tools wie Redmine haben wir oft mit Kunden zu tun, die professionelle Unterstützung bei der Einführung von Redmine in ihr Unternehmen suchen. Häufig existiert bereits eine Installation, die jedoch wenig bis gar nicht produktiv genutzt wurde. Redmine ist, wie bereits erwähnt, ein lizenzkostenfreies Open Source Tool zum managen von Projekten und dazugehörigen Aufgaben. Installiert ist es schnell, wer es aber nicht für den produktiven Einsatz entsprechend optimiert, wird damit keine großen Erfolge feiern können. Wie überall kommt es darauf an, dass es dem Ziel entsprechend richtig eingeführt wird.
Hier ein paar Best Practices aus unserem Consulting-Alltag die dem produktiven Einsatz von Redmine förderlich sind.
Klare Ziele definieren
Damit die Einführung überhaupt funktioniert ist vor der Installation und Konfiguration erst einmal festzulegen, was die Ziele sind, die man mit Redmine zu erreichen versucht. Wofür wird Redmine eingesetzt, was will ich damit erreichen? Welche Vorgängen aus dem Unternehmen sollen in Redmine abgebildet werden? Wer soll damit arbeiten (einzelne Teams, Abteilungen, das gesamte Unternehmen)? Wo fange ich mit der Einführung an? Was soll nicht damit erledigt werden? Diese und ähnliche Fragen sollten sich Entscheidungsträger stellen und entsprechend abwägen, was Sinn macht. Oft wird eine Redmine Instanz bereits kurz nach der Erstinstallation wieder eingestampft, weil sich die wenigsten Gedanken darüber machen, warum und wie das System überhaupt eingesetzt werden soll.
KISS-Prinzip anwenden (KISS = Keep it stupid simple)
Es reicht nicht aus den Mitarbeiter alle nur möglichen Funktionen bereit zu stellen. Sie müssen mit den Grundfunktionen vertraut werden und diese gut beherrschen, bevor man weitere Module und Plugins bereit stellt. Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Anwender gerade beim Umstieg auf eine neue Software mit zuviel Funktionalität überfordert sind. Fehler schleichen sich leichter ein, Unzufriedenheit mit dem neuen System wächst, die Produktivität sinkt erst mal auf null.
Trainings für Anwender und Projektmanager
Damit das KISS-Prinzip gut funktioniert und die Grundfunktionalitäten beherrscht werden sind gleich zu Beginn sowohl Anwenderschulungen als auch Schulungen für Projektmanager von Vorteil. Die Schulungen machen aber erst dann Sinn, wenn die Grundfunktionalität steht und die gewünschten Workflows bereit stehen, mit denen die Anwender produktiv arbeiten sollen. Sie stellen die Basis für eine erfolgreiche Arbeit mit Redmine dar. Die Schulungen sollten den Anwendern die Vorgehensweise gemäß den Unternehmensrichtlinien deutlich machen, Fragen beantworten und helfen dass das System schnell angenommen wird. Da den Projektmanagern zusätzliche Funktionen bereit stehen sollten hier ebenfalls spezielle Schulungen angeboten werden.
Transparenz ist ein positiver Faktor
Mitarbeiter, die vorher noch nie mit einem Ticketsystem gearbeitet haben, sind in der Regel skeptisch bei der Einführung einer solchen Software. Nicht selten ist der erste Gedanke “Jetzt wird kontrolliert was ich arbeite”. Damit die Einführung durch solche Denkweisen nicht blockiert wird ist es wichtig gerade in der ersten Phase den Mitarbeitern die gewünschten Ziele, die man mit dem System erreichen will, entsprechend oft zu kommunizieren. Wenn jeder weiß, warum Redmine eingeführt wird und welche Vorteile es für jeden einzelnen haben wird, ist die Akzeptanz viel größer.
Gerne stehen wir interessierten Unternehmen bei der Einführung von Redmine ins Unternehmen, einzelne Teams oder ganze Abteilungen mit Rat und Tat zur Seite.