Eine Aufgabe der Personalverwaltung in Unternehmen besteht unter anderen daraus für jeden Mitarbeiter eine individuelle Personalakte anzulegen. Im Zuge der Digitalisierung kann man diesen Vorgang auch mit geeigneten Software Lösungen optimieren. Wer bereits Projektmanagement Tools wie Redmine im Einsatz hat und vermehrt auf Open Source Software setzt, kann für diese Aufgabe beispielsweise das Redmine DB Plugin einsetzen.
Vielseitig: Redmine DB Plugin
Das Redmine DB Plugin ist eine Alternative zur Excel-Tabelle und erlaubt es alle Inhalte, die keine Tickets sind (z.B. digitale Informationen) übersichtlich im Team anzulegen und zu verwalten, sowie diese einfach mit berechtigten Personen zu teilen. Es ist zum Zeitpunkt dieses Artikels in der Version 2.0.3 erhältlich und für Redmine 4x einsetzbar.
Für Kunden, welche bereits das Redmine HRM Plugin zur Ressourcenverwaltung im Einsatz haben ist es die ideale Ergänzung zur Ablage zusätzlicher Mitarbeiterdaten. Aber auch als Stand-Alone Funktionserweiterung finden sich zahlreiche Nutzungsoptionen.
In diesem Artikel erklären wir wie Du das Redmine DB Plugin beispielsweise als digitale Personalakte verwendest.
Digitale Personalakte: Redmine DB Plugin
Generell findet man in einer Personalakte alle relevanten Mitarbeiterinformationen, die für die Personalverwaltung Deines Unternehmens wichtig sind. Das sind beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterzeugnisse, Verträge, Beurteilungen aus Mitarbeitergesprächen oder auch sonstige Vereinbarungen, Vermerke, Dokumente oder weniger erfreuliches, wie z.B. Abmahnungen aufgrund von Fehlverhalten etc.
Einfach alles, was ein Personalmitarbeiter braucht um seine Tätigkeit in Deiner Personalabteilung auszuführen. Und so funktioniert es.
DB-Typ und benutzerdefinierte Felder festlegen
In der Plugin Konfiguration legst Du beliebige DB-Typen fest und ordnest Ihnen die für dich passenden, benutzerdefinierten Felder zu. So ist das Plugin individuell einsetzbar und auf jeden Einsatzzweck zugeschnitten. Du bestimmst was Du in Deinem Unternehmen brauchst und wem die Informationen später in welchem Projekt zur Verfügung stehen.
Beispiele zur Benennung
- DB-Typ: Digitale Personalakte
Beispiele für benutzerdefinierte Felder
- Einstellungsdatum
- Kündigungsdatum
- Austrittsdatum
- Datei-Upload für: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Beförderung
- Verlinkung auf Benutzerkonto (dort sind dann in der Regel weitere Informationen hinterlegt, die nicht doppelt geführt werden müssen)
- und vieles mehr
Projekt anlegen und Zugriffe steuern
Das Redmine DB Plugin ist so flexibel einsetzbar wie möglich und erlaubt es aufgrund des Redmine internen Rechte und Rollenmanagement die Zugriffe auf die Daten entsprechend zu steuern. Ihr könnt beispielsweise ein eigenes Projekt für die HR-Abteilung anlegen.
Für dieses Projekt aktivierst Du den vorher eigens hierfür definierten DB-Typ. Beispielsweise mit dem Namen Digitale Personalakte und aktivierst ihn ausschließlich hier. So haben ausschließlich nur die Mitglieder dieses Projekts Zugriff auf die Inhalte der hier angelegten DB-Einträge. Können diese durchsuchen, erweitern, aktivieren oder auch deaktivieren - alles in Real-Time.
DB-Einträge in Tickets verlinken
Das Tolle an einer Redmine-internen Lösung wie dem Redmine DB Plugin ist vor allem die Tatsache, dass alles miteinander verlinkt ist und problemlos zusammen arbeitet. DB-Einträge lassen sich in Tickets verlinken. Und die verlinkten Tickets sind in den entsprechenden DB-Einträgen gelistet. Das spart Zeit.
Sollen Deine Mitarbeiter beispielsweise bestimmte Einträge überarbeiten, erstelle ein Ticket und nutze die Option DB-Eintrag hinzufügen. Über dessen Dialogfenster Du verfügbare DB-Einträge filterst und im Ticket verlinkst. So ist dem Mitarbeiter gleich klar, um was es konkret geht. Ergebnis: Fehlerquoten werden dadurch reduziert und Prozesse optimiert.
Merke
- Das Redmine DB Plugin ist vielfältig einsetzbar, wie beispielsweise als digitale Personalakte.
- Von Dir definierte DB-Typen, Benutzerdefinierte Felder, und entsprechende Rollen und Rechte liefern eine auf jedes Unternehmen zugeschnittene Individual-Lösung.
- Die Nutzung der einzelnen DB-Typen können pro Projekt gesteuert werden.
- Die einfache Verlinkung innerhalb von Tickets oder auch zwischen den einzelnen DB-Einträgen erleichtern Deinen Mitarbeitern die Arbeit, optimieren Prozesse, reduzieren Fehler.
- Das DB Plugin arbeitet mit allen unseren Plugins zusammen und ist auch eine ideale Ergänzung zum HRM-Plugin.
Eine Übersicht zu allen unseren Redmine Plugins gibt es auf der Produktseite. Weitere Informationen zum Redmine DB Plugin findest Du auf unserer Produktseite.
