Redmine wird mittlerweile gerne als adequate Alternative zur Jira Serverversion eingesetzt. Und da Jira Server nicht mehr angeboten wird, steigen viele Atlassian Server-Kunden auf die Open Source Alternative um, da diese ebenfalls auf einem eigenen Server betrieben werden kann.
Damit frischgebackene Redmine Administratoren den Einstieg in Redmine für das restliche Team nicht ruinieren, sind ein paar Basics zu beachten. Wir haben vier häufige Fehler aufgelistet, die Redmine Neulinge machen, wenn Sie das System im Auftrag ihres Unternehmens konfigurieren sollen.
Entscheidend für die erfolgreiche Einführung von Redmine ins Unternehmen ist die Vermeidung folgender Fehler, die bereits bei der Anwendungs-Konfiguration gemacht werden.
Fehler 1: jedem Projektmanager Administratorrechte geben
Oft wird ein Projektmanager nach dem Aufsetzen des Systems mit der Konfiguration von Redmine betreut, weil man davon ausgeht, dass er ja dann auch später damit am intensivsten arbeiten wird.
Das Ergebnis: Er gibt erst mal allen anderen Mitgliedern seiner Rolle die gleichen Rechte, nämlich Administratorrechten. Häufig weil er denkt, dass diese notwendig sind, damit auch von anderen Projektmanagern:
- Projekte angelegt und verwaltet werden können
- Benutzer einem Projekt zugewiesen werden können
Diese Vorgehensweise ist aus unterschiedlichen Gründen falsch:
- jeder Benutzer mit Administratorrechten ist eine potenzielle Sicherheitsgefahr für das System und die darin gespeicherten Daten.
- Die Standardrollen von Redmine, etwa die Rolle Manager ist vollkommen ausreichend für jemanden, der zukünftig Projekte verwalten soll.
- Bevor man also jemanden Administratorrechte gibt, sollte man sich die bestehenden Rollen anschauen und hier notfalls nacharbeiten, was die Berechtigungen angeht.
- Besser ist es mit weniger Rechten zu starten und diese (je nach Bedarf) nach und nach zu erweitern. Gerade bei einem neuen System funktionieren manche Sachen etwas anders als gedacht.
Generell sollte man die Anzahl der Anwendungsadministratoren an einer Hand abzählen können. Denn Administratoren haben grundsätzlich alle Rechte und Möglichkeiten. Sie können also auch notwendige Workflows umgehen und Inhalte einsehen, auf die sie normalerweise keinen Zugriff haben sollten.
Fehler 2: Möglichst alle Funktionen aktivieren
Redmine ist standardmäßig mit einer Vielzahl an Funktionen ausgestattet, für die man bei kommerziellen Anbietern häufig einen entsprechenden Aufpreis zahlen muss. Deswegen kommen viele Redmine Neu-Administratoren auf die Idee, alles was möglich ist, zu aktivieren. Gemäß dem Motten Je mehr, desto besser.
Genau davon raten wir ab. Denn nicht benötigte Funktionen sollten den Anwendern nicht zur Verfügung stehen. Ein Zuviel an Möglichkeiten überfordert einen herkömmlichen Benutzer. Vor allem dann, wenn er erst kürzlich auf das neue System umgestiegen ist.
Unsere Empfehlung hier ist: Keep it clean and simple
- überleg Dir im Voraus, welche der verfügbaren Funktionen unbedingt notwendig sind
- diejenigen, die vorher nicht genutzt wurden, sind auch beim Einstieg in Redmine noch nicht nötig. Die sollte man lieber später aktivieren, wenn sich Anfragen nach der Funktionalität häufen.
- gleiches gilt auch bei der Installation von Plugins, die Zusatzfunktionalitäten liefern.
Viele Redmine Anwender schätzen die Vielfalt der möglichen Funktionen, die Redmine liefert. Sowie die Möglichkeit auf eine große Anzahl an Plugins (kostenlos, sowie kostenpflichtig) zuzugreifen. Hier ist gerade am Anfang Vorsicht geboten. Lieber mit weniger anfangen und langsam steigern, statt von Anfang an, das volle Programm zu starten.
Fehler 3: Komplizierte Workflows übernehmen
Die Möglichkeit, Redmine an die Anforderungen deines Unternehmens anzupassen, wird von vielen Unternehmern hoch geschätzt. Vor allem, dass man sich die Workflows bauen kann wie man möchte. Viele Administratoren tendieren deswegen dazu sich die individuellsten Workflows zusammen zu stellen, die man sich überhaupt ausdenken kann.
Eine bessere Übersicht über den Projektstatus und die aktuell in der Pipeline befindlichen Aufgaben erhält man jedoch nur, wenn man die Workflows richtig konfiguriert und simpel hält.
Bevor man komplizierte Workflows, die den Ticketstatus verfolgen, erstellt (z.B. weil die im Unternehmen immer schon so waren), sollte man sich eher an allgemeingültige, einfach anwendbare Workflows orientieren. Der Umstieg auf ein neues System ist wunderbar geeignet mal mit alten (oft auch schlechten) Gewohnheiten aufzuräumen.
Einfacher Beispiel-Workflow:
- Backlog -> To Do -> in Progress -> To Verify -> Done
Die sind auch ohne großartige Dokumentation in verschiedenen Projekten nutzbar und für den Anwender hinsichtlich der abzuarbeitenden Reihenfolge einfacher zu handhaben. Denn der perfekte Workflow ist letztlich entscheidend dafür, dass die Vorteile von Redmine optimal genutzt werden.
Tipps für die Workflowgestaltung:
- gestalte den Workflow so übersichtlich (einfach) wie möglich.
- Einmal erstellte Workflows sollten nicht mehr bearbeitet werden. Überleg dir also gründlich vor dem GoLive, ob er so ist, wie gedacht.
- Durch Workflows werden Prozesse standardisiert. Anwender mit Administratorrechten müssen sich jedoch an keine Workflows halten. Sowohl Transparenz als auch Standardisierung ist dadurch nicht mehr gewährleistet. Deswegen sollte man niemals mit der Admin-Kennung im produktiven Modus arbeiten.
Fehler 4: Anwender außen vor lassen
Nachdem das Redmine System fertig konfiguriert wurde, geht es vielen Unternehmen nicht schnell genug mit dem produktiven Einsatz zu starten.
Wichtig ist jedoch, jeden Mitarbeiter der zukünftig mit Redmine arbeiten soll das Tool entsprechend vorzustellen. Wenn jedem klar ist, wofür es genutzt werden kann und wie man mit bestimmten Funktionen umgeht ist die Akzeptanz zur Nutzung deutlich höher.
Man sollte nie davon ausgehen, dass ein Tool wie das andere ist. Selbst wenn prinzipiell die gleiche Funktionalität gegeben ist, kann es bei der Anwendung Unterschiede geben. Und die können dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter unsicher sind ob sie etwas richtig oder falsch machen.
Menschen tendieren dazu, bevor sie etwas falsch machen lieber gar nichts zu machen. Deswegen sollte man hier mit frühzeitigen Schulungen und ausreichender Dokumentation zur Anwendung für eine effektive Nutzung gegensteuern.
Wir übernehmen die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz (InHouse oder auf unseren Servern) als externe Administratoren. Informieren Sie sich über unser Managed Application Hosting für Redmine auf unserer Webseite Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo getestet werden.