In unserem Unternehmen sind wir immer auf der Suche nach Möglichkeiten die Anwendung von Redmine für unsere Kunden so gut es geht zu vereinfachen.
Da Redmine nicht nur in der sogenannten Cloud eingesetzt, sondern auch auf einem eigenen Server installiert und genutzt werden kann ist es auch bei größere Unternehmen in den Fokus der Aufmerksamkeit gerutscht.
Je größer das Unternehmen, desto mehr Projekte und desto mehr Benutzerkonten gilt es zu verwalten. Damit man hier nicht den Überblick verliert, sollte man die Möglichkeit nutzen bestimmte, sich wiederholende Vorgänge zu automatisieren.
Da eine naheliegende Möglichkeit der Vereinfachung der Einsatz von Automatisierung ist, stellen wir euch heute ein paar Beispiele vor, wie man mit dem Automation Plugin benutzerbezogene Vorgänge in Redmine automatisiert und dadurch Mitarbeiter der Personalabteilung entlastet.
Die Tätigkeiten eines HR Teams sind vielfältig aufgestellt. Zwar können Sie in jedem Unternehmen etwas voneinander abweichen. Was aber wahrscheinlich bei vielen, die mit Redmine arbeiten gleich sein wird, ist die Verwaltung von Benutzerkonten.
Hier ein paar Beispiele für benutzerbezogene Vorgängen in Redmine
Die nachfolgenden Vorgänge (oder ähnliche) lassen sich relativ gut automatisieren. Sie entlasten den Anwender mit Administratorrechten und helfen dabei, dass relevante Tätigkeiten nicht vergessen, sondern zeitnah, mit gleichbleibender Qualität ausgeführt werden.
Mitarbeiter Onboarding
Ein neuer Kollege soll nächste Woche anfangen. Damit der Einstieg in den Arbeitsalltag optimal funktioniert sind ein paar Onboarding Maßnahmen durchzuführen.
Eine dieser Onboarding-Maßnahmen ist beispielsweise dem neuen Mitarbeiter eine Woche vor Arbeitsbeginn ein Erinnerungsnachricht mit einer Vorschau auf den geplanten Ablauf am ersten Arbeitstag bereit zu stellen.
Das ist an Vorbereitung notwendig
Damit eine Regel für diesen Anwendungsfall möglich ist, sind folgende Basisinformationen in Redmine zu hinterlegen:
- Benutzerdefinierte Felder für den Benutzer mit denen Informationen erfasst werden wie: Arbeitsverhältnis Beginn (Datumsfeld), Arbeitsverhältnis Ende (Datumsfeld)
- Ein ausgearbeiteter Text für die Nachricht, welche an den Mitarbeiter via E-mail geht. Er sollte allgemeingültige Informationen enthalten. Die Personalisierung erfolgt mit Hilfe von Variablen.
- Der Benutzeraccount (gesperrt) für den neuen Mitarbeiter sollte bereits existieren.
So sieht die Regel aus
Ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten legt in der Redmine Pluginkonfiguration eine zeitgesteuerte Regel für Benutzer an, welche mindestens folgende Bedingungen erfüllen sollte:
- Status ist gesperrt
- Arbeitsverhältnis Beginn = nächste Woche
Die dazu gewünschte Aktion wäre:
- Sende E-Mail
Durch den Einsatz der verfügbaren Aktionen-Variablen kann man sowohl den Betreff der Nachricht, die E-Mail Adresse und den Inhalt entsprechend personalisieren. Einmal optimal vorbereitet, läuft ein Vorgang wie dieser quasi von selbst.
Inaktive Benutzerkonten sperren
Ein weiteres Anwendungsbeispiel für benutzerbezogene Automatisierung wäre die Sperrung von bestimmten Benutzerkonten.
Es gibt in fast jedem Redmine Anwender, deren Zugänge noch nie aktiviert wurden. Bevor solche toten Benutzerkonten gelöscht werden, kann man die dahinter stehenden Personen nochmal kontaktieren und darauf hinweisen, dass der Account demnächst gelöscht wird.
Hier ein Beispielablauf eines Automatisierungsworkflows für inaktive Accounts
Hierzu sind zwei Schritte nötig. Im ersten Schritt legt ein Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung in der Redmine Pluginkonfiguration eine zeitgesteuerte Regel für Benutzer an, welche:
- Benutzerkonten aufspüren soll, deren Redmine Konto bisher nicht aktiviert wurde
- und zwar soll dies für inaktive Benutzerkonten gelten, die seit 45 Tagen existieren.
- diesen Mitarbeitern soll zur Erinnerung eine Mail geschickt werden, die darauf hinweist, dass eine Kontoaktivierung notwendig ist, um Tätigkeiten in Redmine auszuführen.
Die zeitgesteuerte Regel für Benutzer, die ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten in der Redmine Pluginkonfiguration anlegt, sollte mindestens folgende Bedingungen erfüllen:
- Status ist nicht aktiviert
- Angelegt vor 45 Tage
Die dazu gewünschte Aktion wäre:
- Sende E-Mail
Im zweiten Schritt werden diese inaktiven Accounts gelöscht. Hierzu wird abermals eine zeitgesteuerte Regel für Benutzer angelegt, welche:
- Accounts aufspürt, deren Konto seit 90 Tagen inaktiv ist.
- Diesmal wird keine Benachrichtigung mehr versendet, sondern das Konto direkt gelöscht.
Die Bedingung für diese Regel wäre diesmal:
- Status ist nicht aktiviert
- Angelegt vor 90 Tage
Die dazu gewünschte Löschaktion ist:
- Datensatz löschen
Die zweite Regel sollte in der Regelliste unterhalb der ersten positioniert werden. Die Ausführung entspricht immer der Reihenfolge, in der die Regeln in der Liste angeordnet sind.
Mit der Aktion Datensatz löschen lässt sich übrigens die Einhaltung von Löschfristen automatisch steuern. Man muss hierzu lediglich eigene Regeln mit den festgelegten Bedingungen definiert, bei denen man Benutzerkonten, Inhalte, Informationen etc. von ehemaligen Mitarbeitern nach dem festgelegten Ablaufdatum automatisch entfernt.
Fazit: Redmine Automation schafft Zeitreserven
Mit dem Redmine Automation Plugin kann man also zeitintensive, wiederkehrende Tätigkeiten wie die hier genannten Beispiele, einfach und sicher automatisieren und den Fokus derweil auf andere Aufgaben legen.
Alles was man tun muss, wenn man sich mit dem Thema Automatisierung in Redmine beschäftigt ist:
- sich die Zeit nehmen die für sich notwendigen Regeln auszuarbeiten
- diese dann entsprechend anzulegen und zu testen.
- Und wenn alles passt, scharf zu schalten mittels “Aktivierung”.
Probiert’s aus. In unserer Online-Demo könnt ihr die Funktion testen. Das Redmine Automation Plugin ist eine Funktionserweiterung für aktuelle Redmine Versionen. Mit ihm erstellt man Regeln für verschiedene Entitäten (z.B. Tickets, Projekte, Benutzer, DB-Einträge etc.) und hat auch die Möglichkeit Wiederholungen zu Tickets oder Zeitbuchungen zu nutzen. Je nachdem, welche zusätzlichen Plugins man installiert hat (z.B. HRM, DB) kann man noch weitere Entitäten (Benutzer, DB-Einträge) für die Automatisierung nutzen.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.