In diesem Artikel erklären wir kurz wann es besser ist in Redmine einen Benutzeraccount eines ehemaligen Kollegen / ehemaliger Kollegin zu sperren anstelle zu löschen.
Grundsätzlich ist Redmine ein Werkzeug zum Verwalten von Projekten und dem erledigen von Aufgaben. Viele setzen Tools wie Redmine ein, weil sie eine für ihr Unternehmen notwendige Historie erhalten, die vor allem im Qualitätsmanagement wichtig ist. Denn gerade hier ist der Sachverhalt der Rückverfolgbarkeit zertifizierungsrelevant und sorgt zudem für Transparenz.
Redmine hilft dabei indem man darin vieles dokumentieren kann was für ein Unternehmen oder dessen Produkte relevant ist. Neben den eigentlichen Inhalten natürlich auch die Quelle (Autor, Datum, etc.). Aufgrund dessen ist es nicht sinnvoll einen Benutzer-Account zu löschen, weil dadurch die mit diesem Account verknüpften Inhalte auf “Anonym” gesetzt werden.
Eine Nachverfolgbarkeit zum ursprünglichen Autor eines Inhalts wäre so nicht mehr möglich. Eine bessere Option in einem solchen Fall ist es einen nicht mehr aktiven Benutzeraccount zu sperren.
Der Unterscheid zwischen Sperrung und Löschung
Benutzer sperren: Wird ein Benutzer gesperrt, bleiben die mit dem Account verknüpften Inhalte immer diesem Benutzer zugeordnet. Es ist klar, wer der Urheber bestimmter Inhalte war. Der damit verknüpfte Anwender kann sich jedoch nicht mehr am System anmelden und erhält auch keine Systembenachrichtigungen mehr. Was bedeutet, dass ihm keine Informationen mehr ausgeliefert werden.
Benutzer löschen: Wird ein Benutzer gelöscht, bleiben die mit dem Account verknüpften Inhalte auch weiterhin im System bestehen. Der Autor wird jedoch auf “Anonym” gesetzt. Es ist nicht mehr ersichtlich wer ursprünglich für den Inhalt verantwortlich war. Dieser Vorgang kann (einmal ausgeführt) nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Ausnahmen: Existiert ein Benutzer-Account der noch keinen relevanten Inhalt angelegt hat, sollte dieser bei Bedarf gelöscht werden. In diesem Fall gehen keine wichtigen Informationen verloren. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sich Mitarbeiter noch nie am System angemeldet haben.
Aufgabe des Administrators
Nur Benutzer mit Administratorrechten haben die Möglichkeit einen Benutzeraccount in Redmine zu sperren oder zu löschen. Dies wird im Bereich Administration -> Benutzer durchgeführt.
Tipp: Wir empfehlen regelmäßig die bestehenden Anwender-Accounts auf Aktivität zu inspizieren und nicht mehr benötigte Konten:
- entweder zu löschen, wenn der Anwender schon länger existiert aber noch nie am System angemeldet war.
- oder zu sperren, wenn bekannt wurde, dass der Anwender das Unternehmen verlassen hat und man diesem keinen Zugriff mehr auf die unternehmensrelevanten Informationen gewähren will.
