Das Redmine HRM Plugin ist eine Funktionserweiterung für aktuelle Redmine Versionen. In Zusammenarbeit mit dem Reporting Plugin hilft es Projektmanagern nicht nur bei der Analyse von Projekten, sondern unterstützt auch die Personalabteilung bei ihrer Arbeit.
Eine häufig gestellte Frage zur Nutzung der Anwesenheitsverwaltung mit dem HRM Plugins ist beispielsweise, wie man damit bestimmte An- und Abwesenheiten von Home-Office Teams bucht und wie man diese monatlich einsieht.
Frage: Wir nutzen Redmine bisher für das Projektmanagement. Arbeitsaufwände bucht unser Team auf entsprechende Tickets. Jedoch ist damit selten die tatsächliche Arbeitszeit abgedeckt. Welche Möglichkeiten habe ich mit dem Plugin Anwesenheiten und Pausenzeiten zu erfassen und wo kann ich diese monatlich einsehen?
Neben der Ressourcenverwaltung, welche die mittels Arbeitszeitkalender definierte Workload der Mitarbeiter in die Planung von Projekten einfließen lässt kann man mit dem HRM Plugin auch An- und Abwesenheiten jeder Art verwalten. Möglich wird dies dadurch, dass sich jedes Unternehmen die für seinen Anwendungsfall notwendigen Anwesenheitstypen in der Plugin-Konfiguration selbst definiert.
Eigene Anwesenheitstypen nutzen
Standardmäßig wird das Plugin mit dem Anwesenheitstyp Office ausgeliefert. Dieser erlaubt Mitarbeitern, die zur Buchung von Anwesenheiten verpflichtet sind, ihre Zeit im Büro festzuhalten.
Dieser Standardeintrag lässt sich beibehalten, ändern oder um zusätzliche Anwesenheitstypen ergänzen. Häufige Anwesenheitstypen sind beispielsweise: Krankheit, Urlaub, Schulung, Pause oder Remote (z.B. für Arbeit im Home Office).
Übersicht der Anwesenheitstypen in der Plugin Konfiguration
Sobald die entsprechenden Anwesenheitstypen existieren, kann ein Mitarbeiter in seinem Benutzerkonto im Abschnitt Anwesenheit auch schon mit der Buchung von An- und Abwesenheiten starten. Die verfügbaren Standardfelder sind:
- Auswahloption Anwesenheitstyp
- Datum (von - bis für Zeiträume möglich)
- Beginn und Ende der Arbeitszeit (Standardmäßig die Informationen aus dem Arbeitszeitkalender)
- Benutzer mit entsprechender Berechtigung (z.B. HR-Mitarbeiter, Vorgesetzte) können An- und Abwesenheiten für andere Anwender buchen
Als Basis wird hierfür immer der einem Anwender zugewiesene Arbeitszeitkalender genommen. Mitarbeiter, die verpflichtet sind zu buchen, werden täglich darauf hingewiesen fehlende Zeiten nachzutragen. Mitarbeiter die freiwillig buchen, erhalten keinen speziellen Hinweis. Sie haben lediglich den Vorteil, dass sie nachweislich sehen, was sie tatsächlich gearbeitet haben, wann sie früher Schluss gemacht oder länger gearbeitet haben.
Existieren benutzerdefinierte Felder für Anwesenheiten, dann werden diese ebenfalls entsprechend eingebunden.
Übersicht des Bereichs Anwesenheiten im Benutzerkonto. Hier werden An- und Abwesenheiten gebucht. Hier sieht man auch seine monatlichen Buchungen.
Mitarbeiter der Personalabteilung haben einen eigenen Bereich. In dem können sie sich die An- und Abwesenheiten aller Benutzer anzeigen zu lassen. Erhalten Einblick in die Urlaubsplanung und verwalten relevante Basisinformationen wie Arbeitszeitkalender, die die individuellen Arbeitszeiten regeln, Feiertage, neue Mitarbeiterkonten etc.
Frage: Was, wenn meine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht regelmäßig buchen?
Vor allem im Homeoffice leidet die regelmäßige und vor allem lückenlose Arbeitszeiterfassung. Zum einen sehen einzelne Mitarbeiter nicht den Sinn darin und fühlen sich lediglich kontrolliert. Oder sie vergessen die Zeitbuchung wegen zuviel anderweitiger Tätigkeiten. Manchmal fehlt auch einfach die Lust dafür. Der Buchungsvorgang kostet ja schließlich Zeit und hält einen von wichtiger Arbeit ab.
Unternehmen, die verpflichtet sind, Arbeitszeiten und Überstunden ihrer Mitarbeiter nachverfolgbar festzuhalten, werden durch nachlässige Mitarbeiter früher oder später mit Problemen konfrontiert. Denn eine korrekte An- und Abwesenheitserfassung ist bei vielen nicht nur wichtig für die Projektabrechnung gegenüber dem Kunden, sondern auch für die Planung kommender Projekte. Da sie Hand-in-Hand mit einer realistischen Ressourcenplanung geht.
Aufklärungsarbeit leisten
Egal ob man Arbeitszeiten mit Excellisten dokumentiert oder ein zentrales Tool wie Redmine und einer entsprechenden Erweiterung nutzt. Aufklärungsarbeit ist in jedem Fall wichtig um hier mehr Routine und Verständnis zu erzeugen. Hier ein paar Vorteile, die man speziell mit dem HRM Plugin seinen Mitarbeitern bietet, wenn sie ihre An- und Abwesenheiten buchen.
Ziele, die Dein Mitarbeiter durch Anwesenenheitsbuchungen erreicht
- eine bessere Übersicht der tatsächlichen Arbeitszeit (Überstunden eingerechnet)
- eine übersichtliche Planung von Urlaubstagen oder anderweitigen Abwesenheiten (z.B. Workshops)
- einen genaueren Einblick in den Arbeitsalltag (wie oft ist er im Büro, Homeoffice oder auf Schulungen)
- eine zentrale Anlaufstelle zum Abrufen von Informationen, welche die eigene Arbeitszeit betreffen (Self-Service: monatliche Anwesenheitsübersicht)
Ziele, die Du als Unternehmer durch Anwesenheitserfassung Deiner Mitarbeiter erreichst
- eine Übersicht zur Benutzerperformance (Abgleich Arbeitszeit mit gebuchten Ticketaufwänden)
- einen zentralen Einblick in die Urlaubsplanung aller Mitarbeiter (Urlaubskalender)
- eine zentrale Übersicht zu gebuchten An- und Abwesenheiten (lückenlose Nachvollziehbarkeit)
- eine zentrale Anlaufstelle für Vorgesetzte bezüglich genehmigungspflichtiger Abwesenheiten (z.B. Verwaltung und Kontrolle von Urlauben, Krankheiten etc.)
- eine monatliche Übersicht aller gebuchten Anwesenheiten für die Personalabteilung zum Abgleich mit der Lohnbuchhaltung
- Abgleich mit der Ressourcenplanung für realistische Einsatzplanung der Mitarbeiter
Tipp
Möchte man sich über bestimmte Faktoren benachrichtigen lassen (z.B. via E-Mail) kann man zusätzlich das Automation Plugin nutzen. Mit diesem ist es möglich sich auf Basis der verfügbaren Benutzerfilter entsprechende E-Mail Benachrichtigungen (z.B. Erinnerungen, Hinweise) zusenden zu lassen.
Damit der Aufwand der zu buchenden Anwesenheiten mit dem HRM Plugin so gering wie möglich ist, werden beispielsweise bei Anwesenheitsbuchungspflicht standardmäßig die im Arbeitskalender hinterlegten Informationen (Start / Ende) verwendet. Es ist auch möglich über einen Zeitraum gleich mehrere Buchungen abzudecken. Oder Buchungen für andere Anweder durchzuführen (nur Anweder mit entsprechendem Recht).
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Das kostenpflichtige HRM Plugin gibt es im günstigeren Bundle. Es setzt das Reporting Plugin voraus. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regeläßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.
