Das Redmine Automation Plugin ist eine Funktionserweiterung für aktuelle Redmine Versionen. Es unterstützt Projektmanager nicht nur dabei sein Team mittels Automatisierung von der Last manueller, sich wiederholender Tätigkeiten zu befreien, sondern auch bei der automatischen Eskalation von bestimmten Prozessen.
Die Eskalation von bestimmten Projektsituationen ist ein professioneller Akt und gehört zum Aufgabenbereich eines Projektmanagers. Dennoch ist es eine unliebsame Aufgaben, weil sie sich mit einem Problem befassen muss, dessen Lösung durch Dritte erforderlich ist. Oder einen Vorgesetzten oder Kunden zumindest auf eine konkrete (negative) Situation aufmerksam machen soll (Informationseskalation).
Typische Eskalationsauslöser
In jedem Projekt gibt es Situationen, die einer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen. Dazu gehören beispielsweise:
- Risiken oder Störungen, die das geplante Projektende gefährden
- nicht zufriedenstellende Bearbeitungswege oder Bearbeitungsdauer von involvierten Mitarbeitern
- Budgetüberschreitungen oder anderweitig nicht eingeplante finanzielle Aufwendungen
- die Notwendigkeit von Lösungsvorschlägen um den ETA (Estimated Time of Arrival) zu bestimmen
- sonstige (massive) Störungen, die Auswirkungen auf den laufenden Geschäftsbetrieb haben
- teambezogene Situationen, wie Ressourcen- und Gruppenkonflikte, unklare Rollen und Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten von Dritten etc.
Egal aus welchem Grund man als Projektmanager einen Eskalationsprozess startet. Ziel ist in der Regel immer die Aufmerksamkeit eines Vorgesetzten oder Entscheidungsträgers auf ein bestimmtes Problem zu lenken. Mit dem Ziel eine Diskussion zu starten, eine bestimmte Maßnahme zu erreichen oder zumindest über bestimmte Vorgehen zu informieren.
Wobei eine frühzeitige, proaktive Eskalation anhand von bestimmten Indikatoren immer besser ist, als sich mit unangenehmen Überraschungen und kostspieligen Nachbesserungen am Projekt herum zu ärgern, aufgrund zu spät gestarteter (oder fehlender) Eskalation.
Trigger des Automation Plugins helfen bei der Eskalation
Und hier kommt das Automation Plugin zum Einsatz. Damit eine Eskalationsmaßnahme möglichst pro-aktiv und frühzeitig starten kann, liefert es diverse, eventbasierte Automatisierungen, die als Trigger (Auslöser) für bestimmte Automatisierungen genutzt werden können.
Um eine bestimmte Situation möglichst frühzeitig zu eskalieren helfen Automatisierungsregeln.
Typische Auslöse-Vorgänge sind beispielsweise:
- Benutzer Login (HRM Plugin)
- Benutzer speichern (HRM Plugin)
- Ticket speichern
- Projekt speichern
- Aufgewendete Zeit speichern
Typische Eskalationsmaßnahmen
Das Automation Plugin ermöglicht es Eskalationsregeln zu erstellen. Aufgrund diverser Filter und Optionen lassen sich für Projekte, Tickets, Aufgewendete Zeitbuchungen oder Benutzer bestimmte Merkmale als Bedingungen festlegen, die (wenn sie eintreten) den Eskalationsprozess in Gang setzen. Wobei es sich um die Ausführung einer bestimmten Aktion handeln sollte. Wie beispielsweise:
- die Zuweisung eines Tickets an einen anderen Mitarbeiter
- die Änderung von Prioritäten oder Inhalten innerhalb eines Tickets
- die Benachrichtigung des Ticketerstellers oder Projektmanagers (z.B. Watcher setzen)
- E-Mail Benachrichtigung eines Vorgesetzten, Kunden (Stakeholder) oder ähnliches
- Sperren eines Benutzerkontos oder informieren eines bestimmten Benutzers
- die Ausführung bestimmter Funktionalitäten (mittels Webhook, Shell-Befehl)
- und vieles mehr
Wer Eskalationsvorgänge definiert und diese an ein Tool wie Redmine Automation Plugin übergibt, befreit sich von der Last einer unangenehmen, aber notwendigen Aufgabe. Und kommt nicht in die Situation hier zu lange zu zögern und (wenn notwendig) auch in der Organisation des Kunden zu eskalieren.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Das kostenpflichtige Automation Plugin gibt es im günstigeren Bundle. Es setzt das Reporting Plugin voraus. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.