Unternehmen, die auf der Suche nach einem flexiblen Projektmangement-Tool sind stoßen häufig auf Redmine. Da sie mit den Funktionen oft noch nicht vertraut sind, erhalten wir häufig die Frage, ob die Open Source Software für ihren geplanten Projekteinsatz geeignet ist.
In diesem Beitrag zeigen wir kurz die Unterschiede auf und stellen Möglichkeiten vor, die man entsprechend nutzen kann, um sein Projektziel damit zu verfolgen.
Redmine Standardfunktionen
Zu den Key Features der aktuellsten Redmine Version zählen folgende:
- Aufgabenverwaltung / Ticketsystem, Aufgewendete Zeit zu Tickets buchen, Projektmanagement
- Ankündigungen via News, Diskussionsforen, Dateiupload
- Aktivitätslog, Rollen und Rechteverwaltung, Ticketworkflows
- Aufgabenkalender, Gantt-Diagramm, E-Mail-Benachrichtigung, API.
Die Funktionen sind im Vergleich zu anderen, ähnlichen Produkten standardmäßig sehr umfangreich. Sie können - müssen aber nicht - alle genutzt werden. Anwendern mit entsprechender Berechtigung (z.B. Administratoren) können diese für jedes Projekt einzeln aktivieren oder deaktivieren.
Die Basiskonfiguration von Redmine findet ausschließlich im Administrationsbereich statt. So wird sicher gestellt, dass herkömmliche Anwender keine wichtigen Einstellungen unwissentlich ändern.
Die Funktionsliste zeigt bereits, dass Redmine out-of-the-box alle klassischen Anforderungen eines Projektmanagement-Tools beinhaltet.
Wer zusätzlich spezielle Funktionen vermisst, wie beispielsweise das Management von Projektkosten oder die Planung von Ressourcen (Mitarbeiter),wird auch hier nicht darauf verzichten müssen. Denn auch diese Funktionen sind nutzbar. Einfach über die Einbindung externer Plugins (sogenannte: Add-Ons / Funktionserweiterungen).
Klassisches Projektmanagement mit Redmine
Typisch für das klassische Projektmanagement ist die Unterteilung in:
- Projektleiter
- Projektmanager
- Teamleiter
- Projektmitarbeiter
Diese Typen lassen sich in Redmine jederzeit über einzelne Benutzerrollen mit entsprechender Berechtigung abbilden.
In Redmine haben alle Inhalte einen Projektbezug. Das heißt, dass die übergeordnete Größe immer das Projekt (oder Unterprojekt) ist, welches umgesetzt werden soll. Diesem sind die einzelnen Aufgaben zugewiesen. Die Aufgaben werden in Form von Tickets in Redmine angelegt. Redmine unterstützt sowohl Untertickets, als auch Ticketbeziehungen (z.B. Duplikat von, Blockiert durch etc.)
Die Tickets erlauben typische Funktionen wie das festhalten von Startdatum, Priorität, geschätzter Zeitaufwand, Zugewiesen an, Ticketersteller etc. Fehlende Informationen können jederzeit mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern für Tickets erweitert werden. Tickets können untereinander verlinkt werden. Zusätzliche Inhalte können in der Projektwiki festgehalten und ebenfalls im Ticket verlinkt werden. Der Einsatz von Makros ist ebenfalls möglich.
Im klassischen Projektmanagement wird häufig ein Gantt-Chart verwendet, der einen Überblick über die Aufgabenliste verschafft. Dieses ist standardmäßig in Redmine integriert. Es kann sowohl projektübergreifend als auch projektbezogen genutzt werden. Meilensteine werden in Redmine mit Hilfe der Roadmap abgebildet, die man innerhalb des Projekts definiert. Eine Roadmap kann mehrere Vesionen enthalten und diesen können verschiedene Tickets zugewiesen werden. Somit ist ersichtlich, in welchem Zeitraum welche Aufgaben zu erledigen sind, beziehungsweise erledigt wurden.
Agiles Projektmanagement mit Redmine
Typisch für das agile Projektmanagement ist die Unterteilung in:
- Product Owner
- Scrum Master
- Teammitglieder
Diese Typen lassen sich in Redmine jederzeit über einzelne Benutzerrollen mit entsprechender Berechtigung abbilden.
Wie bereits im oberen Abschnitt erwähnt ist in Redmine jeder Inhalt immer mit Projektbezug. Das heißt, dass auch hier Tickets, Wikieinträge etc. immer einem Projekt zugeordnet sein müssen.
Agile Teams sind ja weitgehend selbstorganisiert. Das bedeutet unter anderem, dass sie ihre Aufwände gemäß ihrer Erfahrung schätzen. Diese Zeitschätzungen lassen sich natürlich im Ticket hinterlegen und die jeweils angefallenen Zeiten können regulär auf ein Ticket direkt oder auch auf ein Projekt gebucht werden. Für sich selbst oder auch für andere Teammitglieder (abhängig von der Berechtigung).
Auch hier wird die Roadmap für die Sprintplanung genutzt. Hierzu legt man sich einfach Versionen an, die einen Sprint entsprechen und ordnet diesen Tickets zu.
Die Ticketliste in Redmine kann unter umständen recht lang sein. Deswegen hat man die Möglichkeit diese mit Hilfe von Filtern und Optionen auf eigene Bedürfnisse anzupassen.
In agilen Projekte ist dieser Umstand von Bedeutung, weil man hierdurch sein Backlog festlegen kann. Hierzu benennt man einzelne Ticket-Status entsprechend um.
Braucht man spezielle agile Hilfsmittel, wie etwa ein Drag&Drop-Taskboard in Redmine, lassen sich diese über Plugins zusätzlich integrieren. Hier ist beispielsweise das kostenfreie Community Plugin Redmine Dashboard einen Blick wert.
Ressourcenplanung, Projektbudget und Anwesenheitsmanagement über Plugins möglich
Was sowohl bei der klassischen als auch agilen Arbeitsweise in Redmine standardmäßig fehlt, was jedoch ein wichtiger Bestandteil im Projektmanagent an sich ist, wäre:
- die Möglichkeit einen Überblick über die personellen Ressourcen zu erhalten.
- Sowie der Möglichkeit ein Projektbudget zu vergeben
- und Abwesenheiten aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Schulungsmaßnahmen zu verwalten.
Diese Punkte lassen sich ebenfalls über Zusatzplugins abdecken. Die AlphaNodes GmbH hat hierzu eigene Plugins im Angebot, welche diese Funktionen (und noch einige mehr) entsprechend abdecken:
Redmine Reporting Plugin: Projektbudget
Möchte man sein Projektbudget verwalten (monatlich, jährlich, auf Stundenbasis) kann man die entsprechende Funktion des Reporting Plugins nutzen. Es ermöglicht die Hinterlegung eines Budgetrahmens für einen definierten Zeitraum, sowie den jeweiligen Stundenpreis eines Team-Mitglieds bezogen auf das Projekt.
Neben den grafischen Auswertungen erlauben es auch diverse Berichte, bereits verbrauchte Projektbudgets im Blick zu behalten. Sowie andere Flaschenhälse im Projekt aufzudecken. Mehr zu den Auswertungen: Reporting Berichte und Auswertungen
Redmine HRM Plugin: Ressourcenverwaltung und Anwesenheitsmanagement
Ein weiteres, wichtiges Kriterium für Projektmanagement-Tools ist die Möglichkeit seine Mitarbeiterressourcen zu verwalten und die Auslastung im Blick zu behalten. Allein das Gantt-Diagramm ist hierfür nicht ausreichend. Denn es zeigt weder Urlaubstage, krankheitsbedingte Abwesenheiten oder Feiertage an. Diese wichtigen Metriken, die eine Auswirkung auf den geplanten Projektverlauf haben, dürfen nicht fehlen.
Das HRM Plugin welches als Aufsatz zum Reporting Plugin dazu gekauft werden kann, ist für die Verwaltung von An- und Abwesenheiten, sowie die Ressourcenplanung nutzbar. Vor allem agile Teams und Teams, die weg vom Mikromanagement wollen, werden vom HRM Plugin für die Ressourcenplanung profitieren. Denn das Tool arbeitet mit eigens entwickelten Regeln, die sich anhand der von uns ausgearbeiteten Kriterien automatisch um die Reihenfolge der Tickets, die es abzuarbeiten gilt, kümmern.
Ein Blick auf die Ressourcenansicht (welche projektbezogen, projektübergreifend und auch benutzerbezogen aufrufbar ist) und man sieht:
- wie ausgelastet das Team ist.
- ob das zugewiesene Aufgabenpensum im geplanten Zeitraum zu schaffen ist.
- ob Mitarbeiter unterfordert sind (zuviel freie Zeit haben).
- ob die Urlaubsplanung oder aktuelle Krankheitswelle ein Hinderniss für das Projektziel sind.
Im obigen Beispiel sieht man: Die projektbezogene Planungsansicht des HRM Plugins zeigt, dass alles nach Plan läuft.
- Die geplanten Stunden liegen im Bereich der verfügbaren Stunden.
- Der richtige Zeitraum (Version) ist für die tiefere Analyse ausgewählt worden.
- Es gibt derzeit keine Probleme im ausgewählten Projekt (aber scheinbar in anderen Projekten, in denen auch einige der eingesetzten Benutzer mitarbeiten).
Redmine ist so flexibel, dass es sowohl agil als auch klassisch nutzbar ist
Der Vorteil von Redmine liegt vor allem darin, dass es nicht auf eine Projektmanagementmethode fest ausgerichtet ist. Entwicklungsabteilungen, die gern agil arbeiten, nutzen es genauso gerne wie Projekt- und Portfoliomanager, die meist klassisch unterwegs sind.
Grund ist die umfangreiche Stanstandardfunktion wie oben beschrieben und die Möglichkeit, diese flexibel um beliebige Zusatzfunktionen mittels Plugins zu erweitern.
Alle Informationen zu unseren in diesem Artikel erwähnten Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht, oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Pluginangebot aus unserem Haus bereits Teil des Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden. Eine Übersicht der Features befindet sich hier.
