Das Redmine Ticketsystem ist schon seit Jahren ein beliebtes Open Source Tool für den Einsatz im Projektmanagement. Nicht nur unter Entwicklern von Software, Apps oder Webprojekten. Sondern auch in IT-Abteilungen mittelständischer Firmen, sowie Marketingagenturen und anderen Unternehmensabteilungen.
Redmine: flexibel einsetzbar
Dank flexibler Funktionserweiterungen kommt es in Unternehmen mit unterschiedlichster Ausrichtung und einer Vielzahl von Anwendungen zum Einsatz:
- Entwicklungsaufgaben
- Marketing (online / offline)
- Vertrieb und Kundenbetreuung
- Recht und Finanzen, sowie Buchhaltung
- Personalwesen und vieles mehr
Einer der Haupteinsatzzwecke ist die Verwaltung von Aufgaben mit Hilfe der Redmine Ticketfunktion. Um ein paar häufige Anfängerfehler zu vermeiden, geben wir euch drei bewährte Praxis-Tipps mit auf den Weg.
Tipp 1: Tickets immer einer konkreten Person zuweisen
In vielen Unternehmen ist es üblich ein Ticket einer Anwendergruppe zuzuweisen, statt einzelnen Teammitgliedern. Mit dem Hintergedanken, dass derjenige, der gerade Zeit hat, sich der Aufgaben annimmt.
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass eine zeitnahe Umsetzung von Aufgaben nur dann sicher gestellt ist, wenn die Aufgabe genau einen konkreten Empfänger hat. Alles andere sorgt für Verzögerungen im Projektverlauf. Denn wenn wir ehrlich sind, fühlen sich nur wenige im Team dazu berufen Hier zu schreien und mit gutem Beispiel voran zu gehen und sich einer Aufgabe im Schwebestatus anzunehmen. Meist sind es immer die gleichen Anwender, die auf diese Weise heraus stechen. Alle anderen trauen sich entweder nicht oder wissen nicht, dass dies von Ihnen erwartet wird. Andere haben Angst sich zeitlich zu übernehmen oder einfach keine Lust auf das Ticket-Thema.
Damit beim Mitarbeiter das Gefühl aufkommt, dass er für die Erledigung zuständig ist, muss das Ticket konkret dieser Person zugewiesen werden. Nur dann fühlt sich die Person für die Tätigkeit verantwortlich, weiß was von ihr erwartet wird, was zu tun ist und wird sich auch um deren Erledigung kümmern.
Best Practice: Nutzt Erweiterungen, die euch hierbei unterstützen. Das Redmine HRM Plugin hilft nicht nur dabei die aktuelle Ressourcenauslastung seines Teams darzustellen, sondern weist auch auf noch nicht zugewiesene Tickets hin. So schlägt man zwei Fliegen mit einer Klappe.
Tipp 2: Vorsicht bei der Bulk-Funktion: Löschen
Die Bulk-Funktion der Ticketliste in Redmine ist nützlich um mehrere gleiche Aufgaben mit einem Klick zeitsparend zu erledigen. Sie wird gerne und häufig für die Änderung von Statusangaben in Tickets genutzt. Oder um den Zugewiesen an Anwender anzupassen.
Leider nutzen viele unserer Kunden die Funktion, um alte Tickets zu entfernen. Hierbei wird dann leider mehr gelöscht als geplant war. Beispielsweise zugewiesene Untertickets. Grund für die ungeplanten Löschaktion ist folgender: In der Ticketliste ist standardmäßig nicht ersichtlich, ob es sich um ein Hauptticket mit zugewiesenen Untertickets handelt. Löscht man das Hauptticket, entfernt Redmine auch alle zugewiesenen Tickets.
In diesem Fall ist der Schreck groß, wenn den Anwendern der Fehler auffällt. Und noch größer, wenn ihm bewusst wird, dass Redmine keine Reset-Funktion besitzt. Ein Löschvorgang in Redmine ist immer final. Es gibt keine Papierkorb-Funktion, die gelöschte Inhalte wieder herstellt.
Best Practice: Hilfreich ist auf jeden Fall das Einblenden zusätzlicher Spalten für die Ticketliste (z. B. Übergeordnetes Ticket, Thema des übergeordneten Tickets).
Man kann verloren gegangene Daten nur mittels Backup wieder einspielen. Und häufig ist dies keine Option, weil ein aktives Team in der Zwischenzeit zu viel andere Daten hinterlegt und aktualisiert hat. Es wird also immer zu einem Datenverlust kommen, wenn man das Recht bestehende Daten zu löschen nicht sperrt.
Best Practice: Normalen Anwendern sollte nicht die Möglichkeit gegeben werden Tickets zu löschen. Schnell gehen auf diese Weise wertvolle Informationen und bestehende Verknüpfungen verloren. Diese lassen sich entweder gar nicht mehr, oder nur zeitaufwendig wieder herstellen. Die Löschfunktion sollte (wenn überhaupt) nur sehr wenigen Anwendern mit entsprechendem Recht vorbehalten bleiben. Und nie ohne Rücksprache mit den Verantwortlichen durchgeführt werden. Nutzen Sie lieber die Möglichkeit Daten zu archivieren. So verschwinden die Inhalte aus den Listen und man kann zu einem späteren Zeitpunkt auf die Informationen zugreifen, die man aktuell nicht braucht.
Tipp 3: Zu viele E-Mail Benachrichtigungen vermeiden
Ein Ticketsystem ist eine zentrale Sammlung an Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Es ist praktisch, denn es liefert eine gute Übersicht zum aktuellen, vergangenen oder noch anstehenden Tätigkeitspensum.
Wie man die Aufgaben erledigt ist in der Regel dem Anwender überlassen. Entweder nach Priorität, nach Datum der Erstellung (first-in / first-out) oder Fertigstellungszeitraum (Sprint). Alternativ auch nach Zeitvolumen (eat-the-frog) oder anderen Prinzipien. Hier sollte man sich auf jeden Fall ein Methode überlegen, die bei der Abarbeitung hilfreich ist.
Wichtig ist, dass man selbst eine gewisse Eigeninitative (Routine) entwickelt wie man an die Ticketerledigung ran geht. Und wenn man Führungsperson ist sich überlegt, wie man diese Eigeninitative im Team fördert. Und zwar ohne sein Team ständig mit E-Mails über neue oder geänderte Inhalte zu bombardieren. Denn ein Zuviel an Benachrichtigungen hat sich (wie zahlreiche Umfragen zu dem Thema ergeben) als hinderlich für die Produktivität erwiesen.
Best Practice: Innerhalb des Teams sollten regelmäßig Absprachen erfolgen, wie mit der Aufgabenerledigung generell umgegangen wird. Welche Erwartungen bestehen (z.B. mindestens 1x täglich seine Aufgabenliste sichten), welche Tickets mit welcher Priorität erledigt werden sollten, für welche Tickets E-Mail Benachrichtigungen akzeptabel wären, wer wo steuern kann, welche Benachrichtigungen er erhalten möchte etc.
Wir liefern diverse Erweiterungen für Redmine, die bei der Erledigung der täglichen Aufgaben hilfreich sind. Diese können in unserer Online Demo getestet werden. Einen Überblick verschafft euch die Produktseite. Fragen zu einer bestimmten Plugin-Funktion könnt ihr uns gerne via E-Mail stellen. Weitere nützliche Tipps zur Anwendung von Redmine im Projektmanagement sind auch in unserem Blog zu finden. Nutzt die Hilfe für Recherchezwecke nach einem konkreten Thema.