In unserem ersten Teil über das Open Source basierte Ticket- und Projektmanagementsystem Redmine ging es darum seine Mitarbeiter bei der Einführung optimal zu unterstützen. Bevor man sein Team an das System heran führt, sollte es von den Teamleitern und / oder Projektmanagern auf Nutzbarkeit optimiert werden.
Hierfür ist es nicht nur nötig zu überlegen, welche Prozesse man mit Redmine abdecken will.
- Wichtig ist auch, ob die Standardfunktionen bereits ausreichen, oder ob man sie noch erweitern oder entsprechend an seine Bedpürfnisse anpassen muss.
- Zudem sollte man überlegen, welche anderen Tools zusätzlich im Einsatz sind. Sind Schnittstellen notwendig mit denen die unterschiedlichen Anwendungen untereinander abgeglichen werden können? Falls ja, welche Daten werden wo verwaltet?
All das sollte vor dem geplanten Einsatz geprüft und entsprechend konfiguriert worden sein. Wenn alle Basis-Überlegungen hinsichtlich Technik und geplanten Prozessen stehen, geht es für einen Projektmanager darum dafür Sorge zu tragen, dass sich das Tool im Unternehmen schnell etabliert und langfristig zum Einsatz kommt.
Hierbei kommt ein Projektmanager nicht um umfangreiches Redmine-Wissen herum. Er benötigt Grundwissen zu den Redmine-Funktionen.
- Sollte wissen, welche Rollen und Berechtigungen notwendig sind.
- Wie die Workflows aussehen und welche Prozesse damit abgedeckt werden können / müssen.
- Wie er deren Einhaltung sicher stellen will und wer ihn dabei unterstützen kann.
Projektmanager-Umgang mit Redmine
Bevor Du Deine Mitarbeiter im Umgang mit Redmine schulst sorge also dafür, dass Du alle Grundlagen kennst und entsprechend anwenden kannst. Von Anfang an!
Und zwar immer mit der Info im Hinterkopf, dass es in erster Linie um eine Entlastung der Mitarbeiter geht. Das neue Tool soll nicht nur eingeführt werden um:
- jemanden aus der Chefetage zu beeindrucken.
- Oder veraltete Prozesse einfach in anderer Form in eine neue Software zu übernehmen.
Was Du planst soll deinen Kollegen auch wirklich einen Mehrwert liefern. Ziel wird häufig sein, dass man sich besser auf die Kernaufgaben fokussieren kann. Ohne sich hierfür erst komplizierte Prozesse oder Workflows aneignen zu müssen. Sobald das Tagesgeschäft durch ein neues Tool nicht nachweislich produktiver und effizienter wird, fällt selbst der Nutzen eines Produktivitätsboosters wie Redmine unter den Tisch.
Grundlagen Know-How und Wissensaufbau sind Pflicht
Du musst nicht zwangsläufig Administratorwissen besitzen, um dich im Redmine Administrationsbereich wohl zu fühlen. Nachdem das System möglichst in der aktuellsten Version von einem Systemadmin aufgesetzt und vorkonfiguriert wurde solltest Du jedoch in der Lage sein, die vorhandene Funktionalität entsprechend dem festgelegten Einsatzzweck zu aktivieren und sinnvoll zu konfigurieren.
Überleg Dir also im ersten Schritt was Du erreichen willst, welche Funktion dir dabei hilft, wie diese konfiguriert werden muss, damit Sie dich unterstützt.
Danach geht es dann an die üblichen Projektmanagementtätigkeiten wie: Anlegen von Benutzern, Projekten oder anderen Entitäten (z.B. Tickets, Wikiseiten etc.).
Tipp: Jetzt Redmine 4.2x kennen lernen: Frischer Lesestoff für Redmine Anwender und solche die es werden wollen. Redmine ebook
Einfacher als Du denkst
Das funktioniert indem Du Dich:
- mit den Funktionen vertraut machst. Überlege was Du wie mit deren Hilfe erreichen willst und kannst.
- hinsichtlich Deines Ziels an die Konfiguration der Funktion machst. Sei dabei aber nicht zwanghaft auf eine bestimmte Vorgehensweise fokussiert (gemäß dem Motto: “Aber so haben wir das schon immer gemacht”). Manchmal erreicht man ein bestimmtes Ziel auch auf einem anderen Weg. Nicht immer decken Funktionen eine bestimmte oder bekannte Vorgehensweise 1:1 ab oder sind so gedacht.
- damit befasst, was Du letztlich erreichen willst und nicht einfach wild darauf los konfigurierst. Oft ist weniger mehr. Und wenn man die Möglichkeit hat Prozesse zu ändern oder zu vereinfachen, dann ist der Ein- / Umstieg auf ein neues Tool eine gute Möglichkeit dafür.
Außerdem solltest Du selbst, sobald die Basiskonfiguration steht, nicht mehr mit Administratorrechten arbeiten. Dadurch:
- kommst Du nicht in die Verlegenheit die definierten Prozesse und Workflows zu umgehen (ein Admin darf in der Regel alles was normale User nicht dürfen).
- erkennst Du, wie praktikabel deine Konfiguration im Projektalltag ist und beugst fehlerhafter Anwendung vor.
- erkennst Du, ob bestimmte Rollenberechtigung nicht optimal sind oder (Denk-)Fehler existieren, die nur Dir als Teamleiter auffallen werden. Du gibst ja vor, wie andere mit Redmine arbeiten sollen.
Tipp: Redmine Sudo-Plugin hilft Dir dabei, einfach in den Administrator Modus zu wechseln, falls nötig. Mehr erfahren: Redmine Sudo.
Such Dir Unterstützer
Setz von Anfang an auf das richtige Pferd. Damit die Einführung auch auf Führungsebene klappt, holst Du dir frühzeitig Unterstützer ins Boot, welche Dein Vorhaben bestmöglich supporten:
- Ein Kommunikationsgenie, der anderen die Vorteile aufzeigen kann und die Gründe für das neue Tool verständlicher macht.
- Einen Redmine-Enthusiast, der eine Ahnung davon hat was möglich ist, was realistisch ist, was Sinn macht, was man braucht oder auch nicht etc.
- Ein Organisationstalent, der die Unternehmensprozesse kennt. Der weiß, worauf es ankommt und der Fragen dieser Art direkt beantworten kann.
Es ist in jedem Fall wichtig, dass Du Dich mit deinen Kollegen zusammen setzt und keinen Alleingang startest. Bezieht auch Führungskräfte aus anderen Unternehmensbereichen ein, wenn geplant ist, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt Redmine ebenfalls nutzen werden. Versucht für eure Vorgehensweisen einen gemeinsamen Nenner zu finden. Sorgt für eine transparente Einführung.
Nur wer die Funktionen kennt, hat eine bessere Vorstellung davon, was für seinen Bereich nutzbar ist und wie. Wie man Prozesse vereinheitlicht. Wie man seine Kollegen dazu bringt das Tool ebenfalls gewinnbringend zu nutzen. Welche Punkte anderen wichtig sind.
Beginnt mit kleinen Gruppen
Plant die Einführung stufenweise. Erst in kleinen Teams oder für ein bestimmtes Projekt. Weitet die Nutzung dann entsprechend aus.
Nutzt ihr mehrere Tools parallel klärt direkt zu Beginn, welches Tool für was verwendet wird. Haltet die Infos fest und seid konsistent in der Anwendung. Stellt sicher, dass jeder weiß worum es geht, was er wofür verwendet und wo er im Zweifelsfall selbst nachsehen kann.
Arbeitet mit den Basisfunktionen
Zu Beginn ist der einfache Nutzen der Basisfunktionen empfehlenswert. Darunter fallen die Projektliste, das Ticketsystem, die Wiki, die Zeitbuchungen zu Aufgaben, der Einsatz der verschiedenen Filter und Optionen. Wenn eure Mitarbeiter mit diesen Funktionen vertraut sind, könnt ihr notwendige andere Features schrittweise aktivieren.
Schulungen sind wichtig. Ein zu hohes Schulungsaufkommen verschreckt jedoch viele Anwender. Viele Mitarbeiter sind weniger kooperativ, wenn ihnen etwas zu zeitaufwendig erscheint, oder zuviel Neues auf einmal vorgesetzt wird.
Das KISS-Prinzip hat sich gemäß unserer Erfahrung auch bei der Einführung eines Tools wie Redmine bewährt.
Wer also bei der Einführung darauf achtet die Prozesse einfach und überschaubar zu halten, erst einzelne Projekte oder kleine Teams damit vertraut zu machen und diese nicht mit dem vollen Funktionsumfang erschlägt, der schafft es auch die Einführungszeit kurz zu halten und auf Anpassungswünsche schnell zu reagieren.
Legt Wert auf euer Corporate Design
Wir empfehlen unseren Kunden im Zuge der Redmine Einführung übrigends von Beginn an bei der Wahl des Themes (= grafische Oberflächengestaltung) auf den Einsatz ihres CI zu achten (Logo, Farben des Header / Footer Bereichs, individueller Text im Footer etc.). In vertrauter Umgebung tun sich viele Mitarbeiter leichter, sich auf ein neues Tool einzustellen und anfängliche Hemmungen abzubauen.
Informationen über unsere Redmine Leistungen findest Du auf unserer Themenseite. In unserer Online-Demo kannst Du die aktuellste Redmine Version, sowie unsere Plugins, welche für einen erweiterten Funktionsumfang sorgen, testen. Wenn Redmine für Dich und Dein Team interessant ist kannst Du Dich gerne für ein konkretes Angebot an uns wenden.