Das Open Source basierte Ticket- und Projektmanagementsystem Redmine wird mittlerweile in Unternehmen jeder Größe und Ausrichtung für die Verwaltung von Projektaufgaben und für die Bearbeitung von Supportanfragen genutzt.
Die steigende Nachfrage zum Einsatz von Redmine liegt darin begründet, dass es im Vergleich zu anderen Anbietern auf dem eigenen Server betrieben werden kann. Die ausgereifte API ermöglicht die Anbindung an bereits vorhandene Tools. Open Source Produkte können zudem ohne Lizenzgebühren verwendet werden. Wo andere Anbieter pro Anwender abkassieren ist man beim Einsatz von Open Source Software flexibler was die Anzahl der Benutzer nach oben hin angeht.
Damit Du Dein Team beim Einstieg in die Nutzung von Redmine optimal unterstützt sind jedoch (wie auch bei anderen Tools dieser Art) ein paar Punkte hinsichtlich der Vorgehensweise zu beachten. Denn selbst ein geeignetes Werkzeug ist nutzlos, wenn es die Anwender nicht (richtig) verwenden.
Mitarbeiter-Umgang mit Redmine
Sorge dafür, dass alle Deine Mitarbeiter die Grundlagen kennen und entsprechend anwenden. Von Anfang an!
Anwenderschulungen durchführen / regelmäßig auffrischen
Egal ob es sich um Administratoren, technisch versierte Mitarbeiter aus der IT-Abteilung, oder um Verwaltungsmitarbeiter der Personalabteilung handelt. Gehe nicht standardmäßig davon aus, dass sich einer besser im Umgang mit einem Ticket- und Projektmanagementsystem auskennt als der andere. Nur aufgrund seiner Berufsbezeichnung oder seines Tätigkeitsfelds. Bei der Einführung eines neuen Tools sitzt jeder aus Deinem Team (oder Unternehmen) im selben Boot.
Investiere ausreichend Zeit in Anwenderschulungen. Sorge dafür, dass sich jeder einen Überblick über die für ihn freigeschalteten Funktionen inklusive praktischer Beispiele verschafft. Entweder gemeinsam in teamübergreifenden Schulungen, oder einzeln mit Hilfe von kleinen Tutorials.
Stelle sicher, dass jeder die Grundlagen beherrscht, sich an eure definierten Vorgaben (Workflows, Prozesse etc.) hält. Und bei speziellen Fragen einen kompetenten Ansprechpartner hat, der ihm zeitnah weiterhilft und Hemmungen abbaut (gerade zu Beginn eines neuen Tools). Achte auf Mitarbeiterfeedback und versuch die Prozesse entsprechend zu optimieren.
Nur Mitarbeiter, die ein Tool regelmäßig (oder intensiv) einsetzen werden es auch langfristig und vor allem gerne nutzen. Vor allem wenn es ihnen hilft ihre Arbeit besser zu erledigen.
Fördere die Zusammenarbeit
In vielen Unternehmen gilt: No Ticket, No Task. Dieses Statement macht durchaus Sinn hinsichtlich der Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Dokumentation von Tätigkeiten.
Ein Ticketsystem wie Redmine liefert natürlich auch viele andere Funktionen wie ein Wiki, Dateiablage, Diskussionsforum etc. Aus Erfahrung wissen wir, dass der Haupteinsatzzweck jedoch der Ticketbereich sein wird. Mit Redmine koordinierst Du Aufgaben und hälst Fristen ein. In jedem Ticket werden Anweisungen, Dateien oder sonstige Informationen zur Erledigung einer Tätigkeit hinterlegt.
Damit ein Tool wie Redmine seine volle Funktion entfalten kann, nämlich die Zusammenarbeit im Team fördern, ist es notwendig, dass sich jeder aus dem Team auch aktiv daran beteiligt. Unabhängig von seiner Position.
Statt via Flurfunk einem anderen eine Aufgabe zuzurufen, wird dies nun ausschließlich via Redmine Ticket erledigt. Anstelle kommentarlos irgendwelche erhaltenen E-Mails an sein Team weiterzuleiten, wird dies nun ausschließlich via Redmine Ticket erledigt.
Man darf die Erstellung eines Tickets nicht als lästig, da zu zeitaufwändig sehen. Sondern als Teil seiner Tätigkeit. Aufgaben sind ein Mittel seine Arbeit (besser) zu organisieren, Vorgaben zu machen, Informationen zu hinterlegen, eine Arbeit in Gang zu setzen und auch deren erfolgreiche Bearbeitung und Erledigung zu überprüfen. Zudem muss man sich nicht ständig wiederholen, sondern kann bei Nachfragen einfach auf das entsprechende Ticket verweisen.
In vielen Unternehmen gehen durch mündliche Absprachen Informationen verloren. Es werden unnötig viele Stellen bis zum Ziel durchlaufen, letztlich wird die Aufgabe mangelhaft abgewickelt. Unzufriedenheit auf allen Seiten macht sich breit.
Damit die Zusammenarbeit zukünftig besser funktioniert ist es also notwendig Informationen und Aufgaben zentral zu bündeln, an die richtigen Bearbeiter zu delegieren, zeitnah zu dokumentieren und Abläufe zu standardisieren.
So wird nichts vergessen. Es ist jedem klar, wo etwas hinterlegt ist. Man spart Zeit bei Nachfragen oder Recherchen. Man hat zusätzlich auch die Möglichkeit Aufgaben zu priorisieren. Die Produktivität bleibt nicht länger auf der Strecke.
Nutze Ticketkommentare richtig
Wer seine Aufgaben in Redmine verwaltet, legt hierfür in der Regel ein Ticket an. Mit Hilfe des Tickets wird ein konkretes Problem erfasst, welches es zu lösen gilt. Hierfür fasst der Ersteller in der Ticketbeschreibung die relevanten Informationen zur Erledigung der Arbeiten zusammen.
Je nachdem wie umfangreich diese Informationen ausfallen kann es sein, dass der zugewiesene Bearbeiter eine Frage hat. Anmerkungen oder Unklarheiten werden in Form eines Kommentars an den Ticketersteller gestellt. Die Kommentarfunktion innerhalb eines Tickets wird also ein zentrales Element für die Zusammenarbeit im Team sein. Manchmal ist es nur eine kurze Anmerkung. Ein anderes Mal kann auch eine Diskussion entstehen.
Das Positive an der Kommentarfunktion für Tickets ist, dass:
- involvierte Mitarbeiter automatisch über Änderungen am Ticket (z.B. via E-Mail) informiert werden
- man die Inhalte über die Redmine Suche auch zu einem späteren Zeitpunkt ausfindig machen kann
- wichtige Informationen zu einer Aufgabe entsprechend hinterlegt werden, für alle berechtigten automatisch einsehbar sind und nachverfolgbar bleiben
In der Kommentarfunktion eines Tickets werden nicht nur Informationen der Ticketteilnehmer hinterlegt, sondern auch andere Änderungen am Ticket gespeichert. Beispielsweise Änderungen an der Ticketbeschreibung, Statusanpassungen, zugewiesener Bearbeiter oder dergleichen.
Mit Hilfe des Editors lässt sich der Kommentarinhalt übrigens entsprechend strukturieren und somit leserlicher gestalten.
Es ist natürlich auch möglich Dateianhänge hinzuzufügen oder auf Wikiseiten zu verweisen, sowie Makros zu verwenden. Wer sich von Anfang an mit der Kommentarfunktion vertraut macht wird sehr schnell anfängliche Hemmungen im Umgang mit Redmine abbauen. Denn die Funktion ist auch in anderen Bereichen von Redmine ähnlich implementiert.
Informationen über unsere Redmine Leistungen findest Du auf unserer Themenseite. In unserer Online-Demo kannst Du die aktuellste Redmine Version, sowie unsere Plugins, welche für einen erweiterten Funktionsumfang sorgen, testen. Wenn Redmine für Dich und Dein Team interessant ist kannst Du Dich gerne für ein konkretes Angebot an uns wenden.