Eine großartige Möglichkeit, mehr Transparenz in die Ressourcenplanung zu bringen und zu verstehen, wann Dein Team die nötige Kapazität für ein neues Projekt hat, ist die Verwendung eines Ressourcenplanungs-Tools wie dem Redmine HRM-Plugin.
In diesem Artikel zeigen wir eine Möglichkeit auf, wie man sich die notwendigen Ressourcen für ein neues Projekt an Bord holt.
Was man für die Ressourcenzuweisung in Redmine braucht und wie man vorgeht
- Aktuelle Redmine Version 4.1x oder höher
- Aktuelles Redmine Business-Class Bundle (Reporting & HRM)
Stell Dir vor, Du hast mehrere Projektteams im Einsatz und es kommt ein neues Projekt herein, welches spätestens für die nächsten 3 Monate eingeplant werden muss. Wie gehst Du vor?
Verschaffe dir einen Überblick
Zuerst willst du dir einen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter wie viele Kapazitäten zur Verfügung haben, um die Aufgaben zu übernehmen. Dazu legst du ein neues Projekt an und erstellst die entsprechenden Aufgaben inklusive der notwendigen (groben) Zeitschätzung für die geplante Umsetzung.
Mit Hilfe der Ticketliste und den entsprechenden Spalten die man über die Filter und Optionen hinzufügt, erhälst Du einen Überblick zum Gesamtaufwand.
Sobald die geschätzte Gesamtzeit klar ist, öffnest Du die projektübergreifende Ressourcenplanungsansicht des HRM-Plugins. Je nachdem, wie groß das Team ist, filtert man die Ressourcenplanungsansicht entsprechend. Hierzu hat man die Möglichkeit spezielle Benutzer oder Teams auswählen, indem die verfügbaren Filteroptionen genutzt werden. Um beispielsweise die Ansicht auf das Team und / oder den Benutzer seiner Wahl zu beschränken.
Stell sicher, dass unter Optionen eine passende zukünftige Zeitzone ausgewählt wird, um zu sehen, wie die Auslastung der selektierten Benutzer ist und wann ein gutes Zeitfenster für den geplanten Projektstart wäre.
Die HRM-Ressourcenplanung arbeitet in Echtzeit. Daher ist die Auswahl des Zeitraums immer ab dem aktuellen Tag möglich auf Basis der aktuell im System hinterlegten Informationen.
Die Legende verrät’s: In unserem Screenshot wäre ab KW 29 ein guter Zeitpunkt, um das Projekt zu starten. Alternativ könnte man auch früher (KW26) beginnen, da nur 1 Benutzer noch mit Aufgaben aus anderen Projekten vorher beschäftigt ist. Die Entscheidung liegt bei Dir.
Versionen anlegen und Benutzer zuweisen
Sobald klar ist, wann ein guter Zeitpunkt für den Start wäre, lege in der Roadmap mit Hilfe der Versionen den / die Zeiträume im neuen Projekt an, wann genau die Durchführung der Aufgaben ansteht.
Ordne die Aufgaben den entsprechenden Versionen und Benutzern zu. Dadurch weiß die Ressourcenplanung, dass diese Aufgaben nicht einfach beliebig verteilt werden, wenn gerade nichts anderes zu tun ist. Sondern explizit für diesem Zeitraum berücksichtigt werden sollen. Außerdem wird so ersichtlich, ob das Projekt auf Basis der Zeitschätzung wirklich realisierbar ist.
Achte also darauf, dass in den Tickets das Start- und Enddatum der zugeordneten Version verwendet wird. Falls nicht, bessere hier nach. Damit ist sichergestellt, wann das Projekt beginnt und Du kannst in der Ressourcenplanung immer genau sehen, ob es sich innerhalb des gesetzten Zeitrahmens (darüber oder darunter) befindet.
Behalte den Überblick über den Projektfortschritt
In der Ressourcenplanung werden automatisch alle Tickets aufgelistet, die:
- einem internen Benutzer zugewiesen worden sind,
- eine Zeitschätzung erhalten haben und
- sich in einem Status befinden, der nicht ausgeschlossen ist.
Wenn Du also den geplanten Fertigstellungszeitraum (in unserem Beispiel die Version) auswählst siehst Du immer sofort, ob die Fertigstellung nach Plan verläuft oder ob es zeitliche Probleme geben wird.
Um unser Beispiel abzuschließen: Die projektbezogene Planungsansicht des HRM Plugins zeigt, dass alles nach Plan läuft. Es sind sogar Zeitpuffer vorhanden, was bedeutet, Du musst aktuell keine Verzögerungen befürchten:
- Die geplanten Stunden liegen im Bereich der verfügbaren Stunden.
- Der richtige Zeitraum (Version) ist für die tiefere Analyse ausgewählt worden.
- Es gibt derzeit keine Probleme im ausgewählten Projekt (aber scheinbar in anderen Projekten, in denen auch einige der eingesetzten Benutzer mitarbeiten).
Fazit: Redmine HRM ist zur Optimierung von Teams und Ressourcen nutzbar
Die Verwaltung von Ressourcen in Redmine kann mit dem richtigen Ressourcenmanagement-Tool wie diesem mühelos sein und das Mikromanagement reduzieren. Redmine HRM ist vielleicht nur ein kleiner Teil des großen Ganzen. Aber ein wichtiger (wie wir finden). Denn es sorgt dafür, dass man mit Redmine noch besser Projekte verwalten und planen kann.
Wenn du mehr über unser Ressourcenplanungstool für Redmine erfahren willst, nutze eine der zahlreichen Informationen und Ressourcen auf dieser Seite. Du kannst die hier vorgestellte Funktionalität auch in unserer Online-Demo testen.
Die Ressourcenplanung ist übrigens nur ein Teil der HRM Plugin-Funktion. Weiterhin ist es möglich damit die Benutzerverwaltung für die HR-Abteilung zu vereinfachen und die Anwesenheiten und Urlaube seines Teams damit gezielt zu planen und zu dokumentieren.
Nützlich für
Das hier beschriebene, kostenpflichtige Bundle bestehend aus Reporting und HRM eignet sich für Unternehmen mit fachübergreifenden IT- und Business-Teams. Die Redmine als Projektmanagement-Tool nutzen und einen besseren Überblick über Zeitpläne, Fortschritte, Ressourcen und Budgets brauchen.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden. Eine Übersicht aller Funktionen gibt es hier.