Eine der vielen Aufgaben im Projektmanagement ist es, Engpässe im Projekt schnell zu erkennen. Und - im Idealfall - Risiken vorzubeugen, damit Probleme und Verzögerungen gar nicht erst entstehen. Oder sich zumindest in Grenzen halten.
Hierfür gibt es bereits bei der Planung verschiedene Ansätze / Überlegungen. Zum Beispiel:
- Sind in den Zeitschätzungen zu Tickets Pufferzeiten berücksichtigt?
- Ist das Budget zu knapp kalkuliert und wird demnächst überschritten?
- Wird mit kritischen Aufgaben so früh wie möglich begonnen?
- Müssen neben den Projektaufgaben noch andere alltägliche Tätigkeiten erledigt werden?
- Kann / soll an mehreren Aufgaben parallel gearbeitet werden?
Egal, wie die Projektplanung letztendlich aussieht. Es gibt in der Regel mehrere Faktoren, die von Dir als Projektleiter zu berücksichtigen und zu überwachen sind.
Damit die Aufgabe leichter fällt, sollte man Werkzeuge nutzen, die Dich dabei unterstützen. Wenn Du bereits mit Redmine Reporting und Redmine HRM Plugin arbeitest hast Du so ein Werkzeug schon im Einsatz. In diesem Artikel lernst Du, welche Funktionen für Dich nützlich sind und welche Redmine-Bereiche Du regelmäßig im Auge behalten solltest.
Nützliche Redmine Reporting-Funktionen
Das Reporting-Plugin bietet nützliche Funktionen und zusätzliche Filter und Optionen, um Dir die Problemidentifizierung zu erleichtern.
Um (kritische) Probleme im Projektmanagement mit Hilfe des Redmine Reporting zu identifizieren, solltest Du folgende Bereiche in Deinem Redmine genauer im Blick behalten:
1. Projektfahrplan
Viele Menschen neigen dazu, Aufgaben immer bis zur letzten Minute aufzuschieben (Prokrastination: auch bekannt als Aufschieberitis). Das ist in Projekten nicht anders.
Deshalb solltest Du dafür sorgen, dass zeitkritische Aufgaben in einem Projekt so früh wie möglich erledigt werden. Sonst kommt der ganze Prozess früher oder später zum Stillstand.
Vorgehensweise
Identifiziere kritische Aufgaben in Deinem Projekt. Plane diese frühzeitig mit Hilfe der Roadmap pro Projekt. Verwende hierfür aussagekräftige Namen (z. B. Phase 1, Phase 2, etc.).
Achte darauf, dass die Zeiträume für die einzelnen Phasen nicht zu lang sind. Und behalte die Fertigstellung der einzelnen Phasen anhand der Versionsliste immer im Auge.
Die Versionsliste ist die zentrale Anlaufstelle für alle in Redmine vorhandenen Versionen. Sie ist projektweit über das App-Menü Versionsliste zu erreichen.
2. Versionsliste
Um kritische Aufgabenpakete, die Du per Roadmap erstellt hast, im Blick zu behalten, nutze die verschiedenen Filter und Optionen der Versionsliste (Funktion Reporting).
Sortiere die Versionen nach dem Fälligkeitsdatum, um zu sehen, ob sie in der Datumsreihenfolge abgeschlossen sind.
Mögliche Ziele
Die Versionsliste gibt Dir einen Einblick in den Fertigstellungsstatus der einzelnen Aufgabenpakete. Informationen, die die Versionsliste liefert, sind zum Beispiel:
- Welche Aufgabenpakete sind im Zeitplan?
- Welche sind fällig / überfällig / seit wann schon?
- In welcher Reihenfolge ist die Bearbeitung notwendig? etc.
Vorgehensweise
Filter die Liste für Deinen Zweck und aktiviere notwendige Spalten. Speicher sie als benutzerdefinierte Abfrage für die spätere Verwendung ab. Interessante Spalten für tiefere Einblicke hierzu sind z. B.:
- Fälligkeitsdatum
- Ticketfortschritt
- Dauer
- Verbleibende Zeit
- Anzahl Tickets
- Offene Tickets
3. Ticketliste
Um kritische Aufgaben im Auge zu behalten, solltest Du die Aufgabenliste ein wenig anpassen. Das Reporting Plugin bietet dazu einige nützliche Filter und Optionen.
Mögliche Ziele
Die Aufgabenliste gibt Dir einen Einblick in den Erledigungsstatus der einzelnen Tickets, die den Teammitgliedern zugewiesen sind:
- Wie ist der aktuelle Status und Fortschritt eines einzelnen Tickets?
- Wem ist das Ticket zugewiesen?
- Wie viel Zeit wurde bereits für ein Ticket aufgewendet?
- Liegt die aufgewendete Zeit innerhalb des geschätzten Zeitrahmens? usw.
Vorgehensweise
Filter die Liste für Deinen Zweck und aktiviere die notwendigen Spalten. Speicher sie als benutzerdefinierte Abfrage für einen späteren Einsatz ab. Interessante Filter und Spalten sind z. B.:
- Ticketlebenszeit
- Roundtrips
- Roundtrips (gesamt)
- Letzte Änderung für Status
Mit Hilfe dieser Filter findest Du heraus, ob es ein Problem mit diesem Vorgang geben könnte. Zum Beispiel, wenn die Zahlen / Werte hoch sind (oder nicht in dem Bereich, den Du Dir wünschen würdest) und das Ticket immer noch nicht gelöst ist.
Tipp: Lege Zählerboxen für diese Ausgaben an, um sie nicht aus den Augen zu verlieren. Erfahre mehr im folgenden Blog-Beitrag (EN): Project controlling with Redmine
4. Projektliste
Um das Projektbudget und den Status im Auge zu behalten, wirf einen Blick in die Projektliste, die vom Reporting-Plugin mit vielen zusätzlichen Funktionen für diesen Zweck ausgestattet ist.
Mögliche Ziele
Die Projektliste gibt dir einen Einblick in den Fertigstellungsstand eines Gesamtprojekts und die finanzielle Situation in Verbindung mit der aufgewendeten Zeit für Tickets:
- Wie ist der aktuelle Projektfortschritt?
- Wie viel des verfügbaren Budgets wurde bereits verbraucht?
- Liegt das ausgegebene Budget im Rahmen? usw.
Vorgehensweise
Verwende die Listenansicht der Tabelle und filtere die Liste für Deinen Zweck. Aktiviere die erforderlichen Spalten und speichere sie als benutzerdefinierte Abfrage für die spätere Verwendung ab. Interessante Filter und Spalten sind z. B.:
- Fällige Tickets
- Restbudget
- Budgetüberschreitung
- Tickefortschritt
- Fällige Tickets usw.
Das Reporting-Plugin bietet zusätzliche Filter und grafische Auswertungen für die Projektseite
Tipp: Lege Zählerboxen für kritische Projektmetriken an, um diese nicht aus den Augen zu verlieren. Erfahre mehr über die Konfiguration der Projektliste im folgenden Blog-Beitrag (EN): Frequently asked questions and answers about Redmine Reporting Plugin: How do I keep track of progress?
Nützliche Redmine HRM-Funktionen
Das HRM-Plugin stellt zusätzliche Funktionen für Dein Standard-Redmine zur Verfügung, um Probleme zu erkennen, die auf Zeitverzögerungen beruhen. Sie es aufgrund von Fehleinschätzungen oder zu viel Tagesgeschäft in Kombination mit Deinen Benutzer-Ressourcen. Es macht Prokrastination (Aufschieberitis) sichtbar.
5. Ressourcenansicht
Um Probleme mit zeitlichen Verzögerungen und den Ressourcen zu identifizieren, verwende die Ressourcenplanungsansicht des HRM-Plugins. Sie listet alle Deine involvierten Projektmitarbeiter auf, die einem korrekt eingeplanten Ticket zugewiesen wurden.
Mögliche Ziele
Die HRM-Ressourcenplanungs-Ansicht gibt Dir einen Einblick in Deine Team-Ressourcen während eines Projekts und ob es Engpässe aufgrund von Zeiteinschätzungen zu Tickets und dem geplanten Endtermin gibt:
- Ist jeder im Team angemessen ausgelastet?
- Wer hat zu viele Aufgaben, wer zu wenige, wer gar keine?
- Ist der geplante Endtermin realistisch kalkuliert?
- Sind jetzt schon Probleme bei der Fertigstellung gegen Ende absehbar?
- Sind zusätzliche Ressourcen notwendig, damit der geplante Endtermin nicht überschritten wird?
- Gibt es jetzt bereits Probleme in den einzelnen Zeiträumen (Versionen)?
Mehr hierzu in unserem Blog Post (EN): Redmine HRM: Optimize workflows. Increase efficiency
Vorgehensweise
Überprüfe regelmäßig die Ansicht Geplante Stunden und nutze die verfügbaren Funktionen, um Probleme im Voraus zu erkennen, wie z. B.:
- Filter die Ansicht nach einem bestimmten, zukünftigen Zeitraum (der aktuellen / nächsten Version), um zu sehen, ob man gerade im Zeitrahmen liegt oder ob sich Stunden ansammeln.
- Nutze die Informationen aus der Infobox Probleme / Hinweise zur Ressourcenzuordnung und behebe die erkannten Probleme frühzeitig (Blick in die Plugin-Hilfe gibt ein paar Vorschläge).
Nützlich für
Das hier beschriebene, kostenpflichtige Bundle bestehend aus Reporting und HRM eignet sich für Unternehmen mit fachübergreifenden IT- und Business-Teams. Die Redmine als Projektmanagement-Tool nutzen und einen besseren Überblick über Zeitpläne, Fortschritte, Ressourcen und Budgets brauchen.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden. Eine Übersicht aller Funktionen gibt es hier.
