Redmine ist eine Software zum Management von Projekten und zur Verwaltung von Aufgaben.
In jeder Aufgabenverwaltung sind sogenannte Tickets (= Issues) der wesentliche Bestandteil eines Projekts.
Um eine Aufgabe in einer Projektmanagementsoftware abzuarbeiten bedarf es eines vordefinierten Prozesses. Auch bekannt als Workflow. Wobei jedes Unternehmen eigene Workflows besitzt, die es bei der Erledigung von Aufgaben zu beachten gilt.
Workflows in Redmine
Anhand des definierten Workflows in Redmine wird ein Ticket durch Anpassung der Statusangaben den vordefinierten Workflow durchgeschleust um letztlich (im Idealfall) geschlossen werden kann.
Um den unternehmensspezifischen Workflows gerecht zu werden braucht man ein flexibles System, mit dem sich die Arbeitsabläufe abbilden lassen. Redmine ist so flexibel wie möglich einsetzbar und erlaubt es sich seine Workflows entsprechend zu definieren. Und zwar für:
- jede Rolle in Redmine (z.B. Manager, Entwickler, Designer)
- und dem entsprechenden Tracker (z.B. Task, Feature, Bug)
Da die Workflows in vielen Unternehmen jedoch viel zu umfangreich und dadurch in der tatsächlichen Anwendung durch einen User zu kompliziert sind, empfehlen wir bestehende Workflows zu überdenken und diese so einfach wie möglich in Redmine abzubilden. Im Idealfall so, dass Sie für verschiedene Rollen ähnlich nutzbar sind.
Einfacher Workflow
Der einfachste Workflow in Redmine, um ein Ticket durch die Anpassung der Statusangaben zu erledigen könnte beispielsweise folgender sein.
Beispiel eines einfachen Workflow in Redmine.
In der Regel sind einfache Workflows zu bevorzugen, denn Sie können aufgrund ihrer simplen Struktur in verschiedenen Projekten und Rollen zum Einsatz kommen. Was sich auch positiv auf die Userakzeptanz auswirkt. Das Beispiel hier wäre jedoch nur für Aufgaben in Form einer “ToDo” Liste geeignet.
Der Redmine Standard-Workflow ist bereits gut geeignet für die meisten Projekte und kann in der Regel ohne Probleme übernommen werden.
Workflow für Entwickler oder Management
Wem der einfache Workflows zu simpel ist, kann noch weitere Statusangaben hinzufügen. Für Entwicklungsabteilungen oder Management ist der Zusatzstatus Under Review nützlich. Beispielsweise, wenn es notwendig ist, dass der Anwender, der ein Ticket erledigt hat, dieses zur Abnahme / zur Prüfung / zu Testzwecken einem anderen User oder dem Ersteller vorlegen muss.
Beispiel eines erweiterten Workflow in Redmine.
Workflow im Administrationsbereich definieren
Unabhängig davon welcher Workflow es letztlich bei Dir wird. Nach reiflicher Überlegung wird dieser von einem Anwender mit Administratorrechten im Bereich Administration / Workflow für die jeweilige Rolle angelegt.
Workflow im Administrationsbereich von Redmine anpassen oder anlegen
Redmine liefert standardmäßig bereits einen einfach anwendbaren Workflow. Dieser kann übernommen oder angepasst werden. Wurden neue Ticket-Statusangaben definiert, ist es notwendig, dass diese in bestehende Workflows integriert werden, damit sie zum Einsatz kommen. Damit man diese Statusangaben angezeigt bekommt muss die Option Zeige nur Status an, die von diesem Tracker verwendet werden deaktiviert sein.
Wichtig: Workflows in Redmine sind nur systemweit einsetzbar und nicht pro Projekt konfigurierbar. Aus diesem Grund sollten Sie so allgemein wie möglich und vom Wording her so verständlich wie nötig sein, damit sie in allen Projekten (Anwendergruppen) nutzbar sind.
Wie Tickets definierte Workflows durchlaufen
Ein Ticket wird anhand des ausgewählten Tracker ein entsprechender Workflow zugewiesen. Hier ein beispielhafter Ablauf für den oben erwähnten einfachen Workflow:
- Der Projektmanager erstellt ein neues Ticket, welches standardmäßig den hierfür definierten Status erhält (z.B. Status: ToDo)
- er ordnet die Aufgabe einem Anwender in Redmine zur Erledigung zu. Am Status muss in der Regel nichts geändert werden, wenn man mit einem möglichst simplen Workflow arbeitet.
- Der Anwender, welcher das Ticket übernimmt ändert den Status erst, sobald er bereit ist an der Aufgabe zu arbeiten (z.B. Status: In Progress).
- Diesem Anwender stehen aufgrund seiner Rolle im jeweiligen Projekt entsprechende Statusangaben zur Verfügung. Die muss er bei der Abarbeitung des ihm zugewiesenen Tickets berücksichtigen und manuell ändern, wenn dies notwendig ist.
- Ist der Anwender mit der Arbeit fertig ändert er den Status entsprechend (z.B. Status: Done).
Merke
- Der Workflow sollte so einfach wie möglich sein (KISS Prinzip), dass erhöht die Akzeptanz
- Damit der Workflow funktioniert und niemand einen Status überspringen kann, sollte er immer als normaler User genutzt werden und nicht mit Administrator-Rechten.
- Den Anwendern muss klar sein, was welcher Status bedeutet. Dies sollte in der Projektwiki festgehalten und für jeden verfügbar gemacht werden.
- Workflows in Redmine sollten gut überlegt werden, bevor Sie von einem Administrator entsprechend für die jeweilige Rolle und Tracker angelegt werden. Eine Änderung im Nachheinein ist nicht empfehlenswert.
Redmine testen
Möchtest Du mehr über die Redmine Funktionen und den Workflow erfahren? Schau Dir die Möglichkeiten doch mal in unserer Online-Demo an. Unsere öffentliche Demo-Instanz ist jederzeit verfügbar und prima geeignet, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.