Redmine wird überwiegend als Ticket- und Projektmanagementsystem eingesetzt, dabei sind die Einsatzmöglichkeiten mit (oder auch ohne) etwas Phantasie sehr vielfältig.
Selbst Verwaltungsangestellte wissen das PM-Tool zu schätzen. Kann man doch auch schöne Dinge wie beispielsweise den nächsten Urlaub damit planen.
In diesem Artikel erklären wir kurz, wie man Redmine zur Urlaubsplanung einsetzt. Dabei arbeiten wir mit der gegebenen Grundfunktionalität ohne Installation von zusätzlichen Plugins.
Urlaubsanträge in Redmine erstellen
Der Trend geht auch bei uns immer mehr in Richtung papierloses Büro. Mit Redmine kein Problem. Die Ticketfunktion wird einfach für den Urlaubsantrag hergenommen. So geht nichts verloren und man kann auch später immer wieder nachsehen, wer was wann beantragt bzw. genehmigt hat.
Als Urlaubsantrag fungiert das reguläre Ticket, welches mit ein paar Zusatzfeldern, bei Bedarf auch ein paar neuen Ticket-Status und Workflows ausgestattet wird. Benutzer mit entsprechenden Rechten führen hierfür im Administrationsbereich verschiedene Tätigkeiten durch. Es folgt keine Schritt-für-Schritt-Anleitung, sondern nur eine Info, was man machen kann und wo dies durchgeführt wird. Da die Felder, Einstellungen und Workflows in jedem Unternehmen unterschiedlich kann jeder frei entscheiden, was er braucht.
Tracker anlegen
Wer nicht mit den üblichen Ticket-Tracker Task arbeiten möchte oder kann, legt sich hierfür einfach einen eigenen Tracker an (z.B. Urlaubsantrag). Das macht Sinn, wenn die benutzerdefinierten Felder stark von den anderen Ticketfeldern abweichen.
Benutzerdefinierte Felder ergänzen
Danach folgt die Überlegung: Welche Felder brauche ich? Im Bereich Benutzerdefinierte Felder werden die Felder angelegt, die man für seinen Urlaubsantrag benötigt. Beispielsweise: Personalnummer, Standort, Art des Urlaubs, Dauer, etc. Wurden diese hinzugefügt, muss man sie noch dem entsprechenden Tracker zuweisen, damit sie dort auch zum Einsatz kommen. Möchte man später nach deren Inhalten suchen können, sollte man dies beim Anlegen berücksichtigen.
Ticketstatus erweitern
Hat man sich entschieden, dass man zusätzliche Ticketstatus benötigt, legt man diese im Admin-Bereich Ticket-Status an. Das können beispielsweise sein: Genehmigung anfordern, Genehmigt, Abgelehnt etc.
Workflow definieren
Wichtig ist natürlich auch ein entsprechender Workflow. Ein Urlaubsantrag muss eingereicht und genehmigt werden. Wie genau der Workflow aussieht, entscheidet jedes Unternehmen für sich. Die Festlegung erfolgt ebenfalls im Administrationsbereich. Wichtig ist, dass man den Workflow für die verschiedenen Rollen definiert.
Roadmap involvieren
Im Anbetracht der Tatsache, dass man mit Redmine auf längere Sicht Urlaubsplanungen durchführt, sollte man eventuell mit verschiedenen Versionen arbeiten. Pro Urlaubsjahr legt man eine Version an, welche dann in der Roadmap ausgegeben wird. so hat man zusätzliche Filtermöglichkeiten und hält die Ansicht sauber. Denn wer möchte schon im Gantt-Diagramm die Urlaubsanträge der vergangenen Jahre anzeigen lassen. Das macht die ganze Sache sonst wieder zu unübersichtlich.
Was es zu beachten gibt
Generell sollte man sich folgendes überlegen vor allem in Hinblick darauf, dass man die Sache ja nicht komplizierter darstellen möchte, sondern für die Mitarbeiter vereinfachen will:
- brauche ich unbedingt einen eigenen Tracker?
- kann ich mit den bereits existierenden Ticket-Status arbeiten, oder müssen neue angelegt werden?
- sind die vorhandenen Workflows auch für den Urlaubsantrag geeignet?
- welchem Projekt ordne ich den Tracker zu bzw. unter?
- arbeite ich mit der Roadmap und lege ich Versionen für jedes Urlaubsjahr an?
Was man mit den Standardfeldern machen kann
Die üblichen Felder eines Tickets (z.B. Thema, Beschreibung, Datum (Beginn / Abgabetermin) etc. können wie folgt genutzt werden:
- Thema: Hier könnte man beispielweise angeben ob es ein Jahresurlaub, Sonderurlaub oder ähnliches ist.
- Beschreibung: Ist kein Pflichtfeld, kann also leer bleiben.
- Beginn: / Abgabedatum: Müssten ausgefüllt werden. Hier trägt man den Zeitraums des Urlaubs ein. Somit kann man dann das Gantt-Diagramm für die Übersicht verwenden, da dies ja nur funktioniert, wenn ein Anfangs- und Enddatum eingetragen wurde.
Gantt Diagramm zur Ansicht der Urlaubsanträge
Aufgrund des Start- und Enddatums ist es möglich sich die Urlaubszeiten im Gantt-Diagramm ausgeben zu lassen. So hat man die Möglichkeit, dass ei jeweiligen Urlaubstage in zeitlicher Reihenfolge dargestellt werden. Je nach Statusauswahl sieht man alle Urlaubsanträge, nur die genehmigten oder nur die von bestimmten Personen. Hier ist man in der Ausgabe relativ flexibel.
Da es sich ja eigentlich um Tickets handelt, welche man als Urlaubsantrag missbraucht hat, kann man sich hierfür im Bereich Tickets ebenfalls mit Hilfe der Filterfunktion eigene Berichte ausgeben lassen und diese abspeichern. 
Fazit
Redmine ist nicht nur eine Aufgabenverwaltung, sondern relativ flexibel einsetzbar. Man braucht nicht immer einen großen Funktionsumfang und viele Plugins. Auch mit minimalen Mitteln lässt sich einfach und übersichtlich arbeiten. Abgesehen davon liefert Redmine in der Standardinstallation bereits große Funktionalität, die jedoch nicht gleich immer so offensichtlich ist. Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Tools und Funktionen nicht unbedingt zufriedenstellend für die Anwender sind. In den meisten Fällen braucht man keine großen Lösungen. Es reicht aus, gerade am Anfang klein und einfach zu starten. Wer sich nicht sicher ist, was funktioniert oder Sinn macht, kann sich diesbezüglich gerne an uns wenden oder in unserem Redmine Buch nach einer Lösung suchen.