Wusstest Du, dass das Thema Dokumentation bei Amazon einen hohen Stellenwert hat? Jede wichtige Entscheidung wird in Form eines Dokuments präsentiert:
- Pressemitteilung und häufig gestellte Fragen
- Der einjährige Geschäftsplan eines Teams
- Ein taktischer Plan für ein Projekt, der alle Anforderungen im Detail auflistet
- Entwurfsdokument für technische Dokumentation
- One-Pager als kurze Zusammenfassung für Stakeholder etc.
- Einschließlich einer globalen Wiki, die über fast jedes Thema bei Amazon informiert.
Der Grund liegt darin, dass Amazon eine dezentrale Unternehmensstruktur pflegt. Statt eine Person als Quell der Weisheit zu einem Thema zu benennen, wird das Wissen einzelner zentral jedem im Unternehmen zugänglich gemacht. Eine Praxis, die unserer Meinung nach Organisationen jeder Größe zugute kommt.
Bei einigen unserer Kunden haben wir im Bezug auf die zentrale Bereitstellung von Informationen bereits einen Wandel im vergangenen Jahr bemerkt. Vor allem, wenn deren Teams immer verteilter werden und aufgrund dessen agiler und selbstorganisierter arbeiten sollen.
Das Management erwartet, dass Daten mit einem Fingerschnippen verfügbar sind. Mitarbeiter sind ebenfalls produktiver, wenn Sie notwendige Informationen schnell finden. Und nicht erst jemand anderen danach fragen müssen und unnötige Wartezeiten entstehen.
Was bedeutet das für die Zukunft?
Die traditionelle Arbeitsplatzinfrastruktur verschwindet immer mehr und muss durch flexible Anwendungen ersetzt werden. Die einen schnellen Zugriff auf firmeninterne Informationen erlauben ohne die Produktivität und den Workflow zu stören. Hierbei hat sich die Nutzung der Wiki in Redmine bewährt.
Denn sie ist bereits in Redmine integriert, muss nicht extern aufgebaut werden und kann innerhalb Tickets und anderer Entitäten einfach verlinkt werden. Generell hilft die Wikifunktion verstreute Informationen zu zentralisieren und gemeinsam zu verwalten / bereit zu stellen.
Wir arbeiten hier bei AlphaNodes schon länger mit Redmine und nutzen die Wiki selbst sehr gerne für unsere interne Dokumentation. Sie ist hierfür hervorragend geeignet. Zudem wird die Wiki-Syntax generell für die Formatierung von Inhalten in Redmine genutzt. Wodurch die Anwender mit dieser bereits vertraut sind. Lediglich was die einfachere Handhabung und vor allem das schnelle Wiederfinden von Informationen angeht besteht noch Verbesserungspotenzial.
Redmine Wiki Guide Plugin für eine bessere Handhabung der Wiki
Aus diesem Grund haben wir das Redmine Wiki Guide Plugin 2020/2021 auf den Markt gebracht. Es handelt sich um eine Funktionserweiterung für aktuelle Redmine-Versionen. Es erweitert das Wiki von Redmine um typische Knowledgebase Funktionalitäten und stellt zusätzliche Berechtigungen bereit. Das Plugin hilft beispielsweise dabei:
die Suche nach bestimmten Wiki-Inhalten sowohl projektbezogen als auch projektübergreifend zu vereinfachen. Hierbei kommt eine ausgereifte Find-as -you-type Suche zum Einsatz.
Diese Suche ermöglicht die Recherche nach Begriffen mit Hilfe verschiedener Suchanfragen: Negation, Phrasen, Feldsuche.
- foo (Groß- und Kleinschreibung nicht berücksichtigende Suche nach foo)
- foo bar (Zeilen müssen sowohl foo und bar enthalten)
- “foo bar” (Zeilen müssen die Phrase foo bar enthalten)
- -bar (Zeile darf nicht das Wort bar enthalten)
- Feldsuche wie: title:foo (Suche nur im Titel nach foo)
Du kannst die LiveSearch auch für jedes einzelne Projekt-Wiki aktivieren. In der Regel ist sie aber standardmäßig nur für die Wiki Guide-Seite aktiv.
die Kategorisierung von Inhalten mit Hilfe von TAGs für Wikiseiten zu ermöglichen. So lassen sich Inhalte gruppieren und erleichtern Anwendern den Zugriff, wenn nicht ganz klar ist wo genau nach etwas gesucht werden soll.
Inhalte nicht nur projektbezogen aufzuspüren. Was schwierig ist, wenn man bei einer Vielzahl an Projekten nicht weiß in welchem Projekt gesucht werden soll.
Wikiseiten zu bewerten. Damit erkennbar ist, wie wertvoll die darin enthaltenen Informationen sind, oder ob diese eine Überarbeitung benötigen.
Kurzer Einblick in die Anwendung
Das Wiki Guide Plugin stellt zusätzliche Listen zur Verfügung und TAGs können als Buttons angezeigt werden.
Vorteil 1: Schneller Zugriff auf Informationen im Wiki möglich
Ein Wiki ist normalerweise eine sehr nützliche Funktion, wenn sie optimal aufgebaut wurde. Nur ist das in wenigen Unternehmen der Fall. Und selten hat man im Nachhinein die Muße dies zu ändern.
Deswegen macht es Sinn das Redmine Wiki Guide Plugin als Aufsatz auf die herkömmliche Redmine Wiki zu nutzen. Denn es arbeitet direkt mit den bereits vorhandenen Inhalten. Und erlaubt es Deinen Anwendern schon allein aufgrund der besseren Suchmöglichkeit, auch in wenig strukturierten Wikis schnell auf relevante Informationen zuzugreifen.
Die Nacharbeitung bestehender Inhalte kann aufgrund dessen nach und nach erfolgen. Es reicht oft schon aus sich sinnvolle Schlagworte für die einzelnen Seiten zu überlegen. Und diese dann als TAG der Wikiseite zuzuweisen. So erleichtert man seinen Anwendern den Einstieg in bestimmte Themen und kann solche Seite mit Hilfe der Wiki Guide Buttons auf der projektübergreifenden Wikiseite integrieren oder in einem Dashboard Block für Wiki-Tags auf der Redmine Startseite oder Projektübersichtsseite nutzen.
Verwende die Wiki-Guide Buttons, um die Benutzer zu speziellen Bereichen zu führen. Dafür werden vorhandene Wiki-Seiten-TAGs genutzt.
Vorteil 2: Sofort einsetzbar
Wie gesagt, arbeitet es mit den bereits vorhandenen Redmine-Wiki-Inhalten. Das bedeutet:
- es ist schnell und einfach einzurichten
- und sofort einsatzbereit.
- eigene Inhaltstypen (wie bei einer Knowledge-Base) müssen nicht erst eigens erstellt werden.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.