Viele Redmine Anwender wollen sich an fällige Tickets erinnern lassen kann, deren Erledigung zu einem bestimmten Datum geplant ist. In unserem Artikel stellen wir drei Möglichkeiten hierfür vor.
Bevor wir euch ein paar Tipps geben hierzu jedoch folgendes:
Produktivitätskiller: E-Mails
Wusstet ihr eigentlich, dass die tägliche E-Mail Flut in Unternehmen zu den Top 5 Produktivitätskillern gehören?
Ein “Zuviel” an täglich herein flatternden E-Mails ist für produktives Arbeiten nicht förderlich und sollte auf ein Minimum reduziert werden.
Ticketsysteme können E-Mail reduzieren
Und wusstet ihr, dass einer der Hauptgründe für den Einsatz eines Ticket- und Projektmanagementtools wie Redmine darin liegt, von eben diesem täglichen E-Mail Wahnsinn los zu kommen?
Das ist relativ einfach möglich und funktioniert recht gut. Mit Redmine schafft man einen zentralen Zugriffsort für seine Mitarbeiter und hinterlegt dort alle wichtigen Informationen die zur Erledigung der täglichen Arbeit notwendig sind. Beispielsweise in Form von Tickets, Wikieinträgen und anderen Entitäten (abhängig vom Einsatzzweck).
Ein großer Teil des Erfolgs eines Teams besteht unter anderem darin, dass jedes Teammitglied für die Arbeit, die es leistet:
- verantwortlich ist (das erreicht man in dem man eine Aufgabe immer einer einzelnen Person - als eindeutiger Aufgabenverantwortlicher - und nie einer Gruppe zuweist)
- und sich verantwortlich zeigt (Eigeninitiative ist hier der Schlüsselbegriff. Mitarbeiter kümmern sich darum die Aufgaben regelmäßig zu sichten, Unklarheiten frühzeitig zu klären und zugewiesene Tickets entsprechend abzuarbeiten.)
In diesem Beitrag stellen wir 3 Optionen vor, mit denen man sich in Redmine an fällige Aufgaben automatisch erinnern lassen kann.
Option 1: Standardmäßige Redmine-Benachrichtigung nutzen
Eine bewährte Methode, die Redmine standardmäßig (out-of-the-box) kann, ist die Nutzung des Felds Fälligkeitsdatum im Ticket. Wurde hier ein Datum hinterlegt, dann erhält der Ticketbearbeiter (Zugewiesen an) automatisch eine Erinnerungsmail zu diesem (offenen) Ticket hinsichtlich des gesetzten Fälligkeitsdatum.
Diese Option ist also standardmäßig nutzbar, ohne den Einsatz eines Zusatz-Plugins. Nutzbar für alle Tickets:
- die offen sind,
- denen ein Fälligkeitsdatum zugewiesen wurde
- und die einem Bearbeiter zugewiesen wurden.
Hierbei ist keine Eigeninitative gefordert, die Erinnerung erfolgt via E-Mail Benachrichtigung.
Option 2: E-Mail Benachrichtigung gemäß Automatisierungsregel nutzen
Ist die Option 1 nicht ausreichend, kann man als Steigerung hierfür ein Zusatzplugin wie das Automation Plugin nutzen und hierfür eine event- oder zeitbasierte Regel für Tickets definieren. Diese Regel legt fest, welche Bedingungen ein Ticket erfüllen muss, damit eine E-Mail Benachrichtigung hinsichtlich der Fälligkeit verschickt wird.
Folgende Bedingungen sind beispielsweise typisch für sogenannte Ticket Reminder:
- Status: offen
- Abgabedatum erreicht: Ja
- TAGs: = Reminder
Die mögliche Aktion für die obigen Bedingungen wären beispielsweise:
- Sende E-Mail an: Ticketersteller
- Sende E-Mail an: Ticketbearbeiter
- Sende E-Mail für Rolle: z.B. Manager, Product Owner etc.
Tipp: Alternativ kann man statt des E-Mail Versands auch einfach einen entsprechenden Kommentar im Ticket hinterlegen und es werden automatisch alle am Ticket beteiligten Redmine-Anwender (Ersteller, Bearbeiter, Watcher) über die Änderung informiert. Dann nutzt man die standardmäßige Vorgehensweise von Redmine hinsichtlich der konfigurierten Benachrichtigungsoptionen im Administrationsbereich von Redmine und im jeweiligen Benutzerkonto.
Hierbei ist keine Eigeninitative gefordert, die Erinnerung erfolgt via E-Mail Benachrichtigung.
Voraussetzung: Redmine Automation Plugin
Die hier beschriebene Vorgehensweise ist nur mit Hilfe eines kostenpflichtigen Plugins möglich. Das Redmine Automation Plugin unterstützt unter anderem die Reminder-Funktion für fällige, überfällige, demnächst fällige Tickets.
Option 3: Eigeninitativ mit Ticketfiltern arbeiten
Möchte man die Eigeninitative seiner Teammitglieder fördern und den E-Mail-Verkehr eindämmen dann ist diese Option die beste Wahl. Hierfür nutzt man die Funktionalität Zählerboxen des Redmine Reporting Plugins und ordnet diese auf der Redmine Startseite und / oder Projektübersichtsseite dem Dashboardblock Abfragegruppen zu. So funktioniert es:
Schritt 1: Ticket-Abfrage erstellen
Öffne die projektübergreifende Ticketliste (/issues) innerhalb Deines Redmine und nutze die folgenden Filter:
- Status: offen
- Abgabedatum: aktuelle Woche (alternativ: aktueller Monat, heute, morgen etc.)
Füge folgende Optionen hinzu:
Spalten: Verfügbare Spalten: Abgabedatum
Beispiel für die Filterauswahl der Ticketliste: Fällige Tickets
Aktiviere die Auswahl über einen Klick auf Anwenden.
Schritt 2: Zählerbox erstellen
Die in Schritt 1 erstellte Abfrage speicherst Du nun ab. Klicke hierfür auf Speichern und fülle die notwendigen Felder im Bereich Neue Abfrage aus. Wichtig sind folgende Einstellungen:
- Sichtbar: für jeden Benutzer auswählen
- Für alle Projekte aktivieren
- Sowie im Abschnitt Zählerbox mindestens folgende Einstellungen:
- Zählerbox aktivieren
- Abfragegruppen: triff hier eine passende Auswahl mittels Mausklick
- Name (z.B. Fällige Tickets)
- Wert: Anzahl Einträge
Speichere die hinterlegten Daten ab. Du kannst sie jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt überarbeiten.
Schritt 3: Abfragegruppen aktivieren
Im letzten Schritt überprüfst Du nochmal, ob in der Pluginkonfiguration im Bereich Abfragegruppen die zugewiesene Gruppe aus Schritt 2 auch wirklich für die Startseite und / oder Projektseite aktiviert ist.
Falls ja, öffne die Redmine Hauptseite (oder die Projektübersichtsseite) und füge den Dashboard-Block Abfragegruppen hinzu. Fertig.
Im letzten Schritt wird für die Anwender der Dahsboard-Block Abfragegruppen hinzugefügt. Dieser enthält relevante Kennzahlen zum Projekt. Unter anderem einen Link auf die Liste fälliger Tickets.
Hierbei ist die Eigeninitative Deines Teams gefordert. Wer regelmäßig die Liste der (demnächst) fälligen / überfälligen Tickets aufruft sieht übersichtlich was zu erledigen wäre. Unabhängig davon, ob eine Erinnerungsmail verschickt wurde oder nicht sind solche Listen mit Hilfe der passenden Filter und Optionen für den Anwender recht informativ und lassen sich auf die wesentlichen Daten einschränken.
Probier es aus. Benutzerdefinierte Abfragen zur Ticketliste lassen sich standardmäßig in Redmine anlegen und können auch ohne den Einsatz des Reporting Plugin genutzt werden. Wir empfehlen das Plugin jedoch, weil es die Usability von Redmine verbessert und den Einsatz von Dashboards unterstützt. Außerdem hat man die Möglichkeit nach der Getting Things Done-Methode zu arbeiten.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Die Plugins gibt es einzeln oder im Bundle. Die Nutzung ist nur gemäß unserer Mindestanforderungen möglich. Alternativ besteht die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen.