Dein Redmine-Wiki soll besser werden? Ab unserer Wiki Guide Plugin Version 3.4.0 kannst du jetzt Freigabeworkflows nutzen! Wähle zwischen einem schnellen Einstufigen-Prozess und einem gründlicheren Zweistufigen-Workflow für optimale Qualitätssicherung. Und ja, ein Freigabe-Workflow lohnt sich – auch ohne ISO-Zertifizierung.
Bisheriger Standardablauf
Bisher funktioniert die Redmine-Wiki so: Änderungen sind sofort für alle Projektmitglieder sichtbar. Die Versionshistorie zeigt alle Anpassungen. Das ist schnell und einfach – perfekt für Inhalte, wo Aktualität wichtiger ist als absolute Genauigkeit.
Benötigst du aber mehr Qualitätssicherung? Oder willst die Inhalte in Ruhe vorbereiten? Dann sind die mehrstufigen Freigabe-Workflows des Redmine WikiGuide Plugins genau richtig. Hier erfährst du, warum.
Einstufiger Freigabe-Workflow für Redmine Wikis
Wurde in einem Redmine Projekt der einstufige Freigabe-Workflow aktiviert, dann arbeitet man in der Regel mit der schnellen Variante. Die ist auch in einem sehr kleinen Projektteam einsetzbar. Wurde das Vier-Augen-Prinzip nicht aktiviert, kann der Autor auch der Freigebende sein.
Funktionsweise: Ein Benutzer bearbeitet eine bereits frei gegebene Wiki-Seite. Nach dem Speichern wird die veränderte Seite nicht sofort für alle anderen Benutzer veröffentlicht. Sie bleibt im Entwurf Modus. Erst, wenn der Bearbeiter sich dafür entscheidet diese für alle anderen Benutzer sichtbar zu machen, wird sie veröffentlicht und ersetzt die ursprüngliche Wiki-Seite.
Das gibt dem Wiki-Autor Zeit den Inhalt auf Schreibfehler oder fehlerhafte Informationen zu prüfen oder auf Feedback zu warten. In der Zwischenzeit sehen die Projektmitglieder weiterhin den alten Inhalt und bekommen von der Überprüfung nichts mit.
Vorteil: Dieses Vorgehen ist einfach, schnell und effektiv für einfache Dokumente oder Prozesse geeignet, für die nicht zwingend mehrere Mitarbeiter notwendig sind.
Fazit: Dieser Workflow ist ideal zur Freigabe von einfachen Informationen wie internen Memos, Schulungsunterlagen, einfachen Vertragsinformationen geeignet.
Die Workflow-Settings werden in der Plugin-Konfiguration vorgegeben. Diese können dann projektbezogen aktiviert und entsprechend genutzt werden.
Zweistufiger Freigabe-Workflow für Redmine Wikis
Der Zweistufige Freigabe-Workflow in Kombination mit dem Vier-Augen-Prinzip ist wahrscheinlich die Wahl in Unternehmen, die gemäß ISO 9001 arbeiten. Wobei die ISO 9001:2015 selbst keine spezifischen Freigabeworkflows vorschreibt. Sie fordert lediglich, dass Prozesse und Dokumente kontrolliert werden und dass die Freigabe durch befugte Personen erfolgt.
Hierfür ist das WikiGuide Plugin mit seinen Freigabe-Workflows einsetzbar. Denn es liefert die nötigen Rahmenbedinungen: neben den notwendigen Rollenrechten eine Möglichkeit zur Nutzung mehrstufiger Freigabeprozesse (inhaltlich und formell).
Funktionsweise: Ein Benutzer bearbeitet eine Wiki-Seite. Nach dem Speichern wird die veränderte Seite nicht sofort für alle anderen Benutzer veröffentlicht. Sie bleibt im Entwurf Modus. Ein weiterer Benutzer (der inhaltliche Freigabe-Beauftragte) muss die Änderungen erst überprüfen. Verläuft die Prüfung positiv wird von diesem die inhaltliche Freigabe erteilt. Die Wiki-Seite bleibt weiterhin unveröffentlicht. Denn eine zweite Prüfung durch einen weiteren Benutzer (den formellen Frigabe-Beauftragten) ist noch notwendig. Erst dieser Benutzer entscheidet letztlich, ob die Wiki-Seite nach formeller Prüfung freigegeben, oder noch einmal überarbeitet wird.
Vorteile für den Anwender: Höhere Qualitätssicherung der Inhalte. Denn Fehler, Inkonsistenzen und unvollständige Informationen werden reduziert, da ein zweiter Satz Augen die Änderungen überprüft. Sowohl Konsistenz als auch Genauigkeit der Informationen werden verbessert. Es dient zudem als Schutz vor versehentlichen oder absichtlichen Sabotageakten.
Die Workflow-Historie leistet Unterstützung was die Nachvollziehbarkeit der Änderungen und der inhaltlichen und / oder strukturellen Freigaben angeht. Es ist klar ersichtlich wer, wann, was an einer Wiki-Seite gemacht hat.
Fazit: Durch die Implementierung eines Freigabe-Workflows von Wiki-Seiten in Redmine ist es möglich inhaltliche Änderungen normgerecht zu prüfen und frei zu geben.
Mit Hilfe der Rollenberechtigung wird die Zuständigkeit definiert, welches Projektmitglied welche Aufgabe im Freigabe-Workflow übernimmt.
Unterschied zwischen inhaltlicher Freigabe und formeller Freigabe
Inhaltliche und formelle Freigabe sind zwei verschiedene Stufen eines Freigabeprozesses, die oft zusammenhängen, aber unterschiedliche Aspekte betreffen:
Inhaltliche Freigabe: Bezieht sich auf den Inhalt einer Wiki-Seite. Es geht darum, ob dieser vollständig, verständlich oder fehlerfrei ist. Hierbei wird der Inhalt lediglich auf seine fachliche Richtigkeit hinsichtlich der Zielgruppe geprüft. Das beauftragte Freigebende Projektmitglied bestätigt durch die inhaltliche Freigabe, dass der Inhalt den vom Unternehmen festgelegten Anforderungen entspricht.
Formale Freigabe: Bezieht sich auf die formale Richtigkeit der freizugebenden Wiki-Seite. Hier geht es um Aspekte wie beispielsweise der Formatierung, Rechtschreibung, Grammatik, Einhaltung rechtlicher Forgaben, Vorliegen notwendiger Genehmigungen, hinterlegte Metadaten etc. Die formelle Freigabe erfolgt mit dem WikiGuide Plugin nach der inhaltlichen Freigabe. In der Regel sind hierfür verschiedene Personen verantwortlich. Daher sollte das Projekt eine ausreichend große Mitarbeiterzahl aufweisen. Durch die Freigabe bestätigt das beauftragte Projektmitglied, dass die Wiki-Seite den vom Unternehmen festgelegten formalen Anforderungen entspricht.
Relevanz
Im Wesentlichen ist ein Wiki-Workflow überall dort relevant, wo die Richtigkeit und Aktualität von Wiki-Informationen einen direkten Einfluss auf Deine Produkte, Dienstleistungen, die Sicherheit oder die Einhaltung von Vorschriften hat. Hier macht ein geregelter Freigabeprozess in jedem Fall Sinn.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.