Redmine Wiki Guide Plugin / Freigabe Workflows
Was ist das Problem?
Unstrukturierte Wikis führen zu inkonsistenten Informationen, veralteten Inhalten und verlorenem Zeitaufwand.
Wie lautet die Lösung?
Ein klar definierter Freigabeworkflow für Deine Redmine-Wiki. Denn dieser bietet Dir folgende Vorteile:
- Klarheit: Unterscheidung zwischen inhaltlicher (Fachprüfung) und formeller Freigabe (Genehmigung).
- Kontrolle: Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Verantwortlichkeiten.
- Qualitätssicherung: Einhaltung von Standards und Compliance (z.B. ISO 9001).
Definition Workflow
Ein Workflow ist ein strukturierter Ablauf zur Bearbeitung und Freigabe von Inhalten.
Das Wiki Guide Plugin stellt zwei effektive Workflows bereit: den schnellen einstufigen und den qualitätssichernden zweistufigen Prozess.
Der einstufige Workflow ist einfach, schnell und effektiv für einfache Dokumente oder Prozesse geeignet und somit ideal auch in Projekten mit einem kleinen Team.
Der zweistufige Workflow ist für komplexe Prozesse gedacht. Wo Inhalte einer Qualitätssicherung unterstehen. Und die Reduktion von Fehler, Inkonsistenz und Unvollständigkeit wichtig ist.
Wann ist ein Freigabeworkflow für Wiki-Inhalte sinnvoll?
Auch unabhängig von einer ISO 9001 Zertifizierung machen Freigabeworkflows Sinn. Und zwar dann, wenn man den Inhalt generell besser strukturieren und kontrollieren möchte.
Ein Freigabeworkflow für Wiki-Inhalte gemäß ISO 9001 ist vor allem für Branchen relevant, in denen die Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz von Informationen kritisch sind und dokumentiert werden muss.
Davon betroffen sind beispielsweise Unternehmen mit:
- hohen Qualitätsansprüchen: Hier sind Fehler in der Dokumentation potenziell gefährlich oder teuer (z.B. Pharmaindustrie, Medizintechnik, Luft- und Raumfahrt, Automobilindustrie etc.)
- regulatorischen Vorgaben: Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erfordert oft nachweisbare Prozesse zur Inhaltsfreigabe (z.B. Finanzdienstleister, Behörden, im Gesundheitswesen).
- komplexen Prozessen: Die Dokumentation von Prozessen und Wissen in der Wiki muss sorgfältig gepflegt und freigegeben werden, will man Fehler weitgehenst vermeiden (z.B. in der Fertigung, Energieversorgung, Industrie).
- Fokus Wissensmanagement: Hier ist ein kontrollierter Freigabeprozess wichtig, um die Qualität der kollaborativ erstellten Inhalte sicherzustellen (z.B. Forschung und Entwicklung, Bildung, Beratung).
Im Wesentlichen ist überall dort, wo die Richtigkeit und Aktualität von Informationen in einem Wiki einen direkten Einfluss auf Produkte, Dienstleistungen, die Sicherheit oder die Einhaltung von Vorschriften hat, ein formal geregelter Freigabeprozess gemäß ISO 9001 relevant und sinnvoll. Die ISO 9001 fordert ein Qualitätsmanagementsystem, und ein solcher Workflow ist ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation und Kontrolle dieses Systems.
Wissenswertes zu Wiki-Workflows
Bisher werden Wiki-Inhalte immer direkt veröffentlicht. Das ist praktisch und schnell. Benötigst du aber mehr Qualitätssicherung? Oder willst die Inhalte in Ruhe vorbereiten? Dann sind mehrstufige Freigabe-Workflows essenziell:
- Inhaltliche Freigabe - Prüfung der fachlichen Richtigkeit durch ein beauftragtes Projektmitglied
- Formale Freigabe - Genehmigung der freizugebenden Wiki-Seite durch ein anderes, autorisiertes Teammitglied
- Bei aktiviertem Vier-Augen-Prinzip wird zudem sicher gestellt, dass der Autor nicht der Freigebende sein kann.
Business Vorteil: Qualitätssicherung im Projekt
Die Aktivierung der mehrstufigen Freigabeworkflows ist nur eine Funktionen des WikiGuide Plugins. Sie kann jedoch eine wertvolle Ergänzung zu einem ISO 9000-konformen Qualitätsmanagementsystem sein. Das Plugin ist primär dafür zuständig Redmine Anwendern eine zentrale Stelle zum Aufspüren von Wiki-Seiten zu bieten. Deinen Mitarbeitern die Pflege der Inhalte zu erleichtern. Sowie Kunden schnellen Zugriff auf wichtige Themen zu ermöglichen. Das WikiGuide Plugin ist einzeln oder als Teil des Enterprise+ Bundles erhältlich.
Zusammen mit dem Automation Bundle bietet es beispielsweise zusätzliche Funktionen zur Automatisierung der verschiedenen Entitäten (Tickets, Projekte, Aufgewendete Zeiten, Wikiseiten) an. Nutze die Online Demo um die hier beschriebene Funktion zu testen. Verfügbarkeit der Workflows für Wiki-Seiten: Teil der aktuellen Version
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