Ressourcenmanagement ist ein Teil vom Projektmanagement. Denn ohne Ressourcen (= Mitarbeiter) gibt es kein Team, dass Deine Projekte umsetzen kann und Dein Unternehmen letztlich zum Erfolg führt.
In kleineren Unternehmen wird die Aufgabe vom Projektmanager ausgeführt. In größeren gibt es spezielle Ressourcenmanager.
Ziel: Steuerung und Optimierung
Das Ziel einer ausgeklügelten Ressourcenplanung ist die Auslastung seiner Mitarbeiter zu steuern und im fortgeschrittenem Fall sogar noch zu optimieren.
Jeder Mitarbeiter in Deinem Unternehmen hat nicht nur verschiedene Aufgaben, sondern oft auch unterschiedliche Arbeitszeiten, Urlaubstage oder krankheitsbedingte Fehlzeiten sowie sonstige Abwesenheiten. All das muss bei der Planung für aktuelle als auch kommende Projekte berücksichtigt werden. Vor allem, wenn man diese in einem realistischen Zeitrahmen abschließen will.
Wofür man eine Ressourcenplanung braucht
Wer seine Mitarbeiter-Ressourcen sinnvoll plant erhält Antworten auf die wesentliche Frage: Wer wird wann und mit welcher Verfügbarkeit in welchem Projekt eingesetzt?
Viele Projektmanager schrecken anfänglich von der Einführung einer Ressourcenplanung ab. Oft aus Angst vor dem anstehenden zeitlichen Mehraufwand, was die notwendige Planung angeht.
Außerdem muss die Ressourcenplanung jedem Teilnehmer die notwendige Transparenz bieten, um die Ressourcenauslastung auch möglichst realistisch abzubilden. Das ist in der Regel nur dann möglich, wenn auch jeder aus dem Team Zugriff oder zumindest Einsicht auf die Planung erhält.
Vorteile einer integrierten Ressourcenverwaltung
Diese Problematik lässt sich eigentlich ganz leicht umgehen. Nämlich indem man eine Ressourcenplanung wählt, die direkt in die Projektplanung integriert ist. Setzt ein Unternehmen also bereits ein Ticketsystem, wie beispielsweise Redmine ein, dann macht es Sinn auch eine in Redmine integrierte Ressourcenerweiterung zu nutzen.
Denn so spart man sich die Ausarbeitung der Anforderungen, wenn diese bereits als Tickets in Redmine existieren. Da der Projektmanager in der Regel für die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben an seine Teammitglieder zuständig ist, kann er diesen Mehraufwand dadurch umgehen.
Und wenn man seine Mitarbeiter dazu erzieht ihre Aufgaben immer gleich entsprechend zu schätzen und geplante Abwesenheiten frühzeitig einzutragen, dann hat man ohne viel Mühe eine relativ realistische Ressourcenplanung.
Vorteile des Ressourcenmanagement
In vielen Unternehmen werden die Mitarbeiter durch die täglichen Arbeiten und das oft herrschende Chaos regelrecht erschlagen. Durch die Einführung von Ressourcenmanagement wird durch die verbesserte Organisation der Aufgaben dem Chaos ein Schnippchen geschlagen. Und auf längere Sicht sogar die Effizienz der Mitarbeiter optimiert.
Die wichtigsten Vorteile der Ressourcenplanung sind folgende:
- Unvorhersehbare Störungen werden rechtzeitig aufgedeckt und im Idealfall sogar vermieden.
- Mitarbeiter werden nur mit soviel Arbeit belastet, die sie auch stemmen können. Überlastungen werden sichtbar und man kann rechtzeitig gegensteuern.
- Die Arbeiten werden transparenter. Jeder im Team mit Zugriff auf die Ressourcenansicht sieht, woran die anderen arbeiten. Durch die Bereitstellung dieser Information schafft man das nötige Vertrauen untereinander und steigert auch gleichzeitig die Motivation im Team zu arbeiten. Gemäß dem Motto Wir sitzen alle im selben Boot. Dadurch wird auch vermieden, dass Leute, die bisher nur still vor sich her gearbeitet haben, noch besser in die Gruppe involviert werden können. Sei es um Absprachen zu verbessern, oder ihr aufgebautes Wissen mit anderen zu teilen.
- Die Arbeiten werden nachweisbar. Die Planung der Aufgaben über eine Ressourcenverwaltung liefern auch den nötigen Nachweis dem Kunden oder Stakeholder sowie der Unternehmensführung gegenüber. Der Auftraggeber sieht woran gearbeitet wird und was bereits geleistet wurde. Wie realistisch die geplante Umsetzung ist und wie effizient das Team arbeitet.
- Die Ressourcenkapazitätsplanung wird verbessert. Kapazität sind die Ressourcen, die zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen oder ein Projekt fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen. Mit einer Ressourcenplanung sieht man erstmals, ob die vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten überhaupt in der Lage sind die zu liefernde Leistung für einen Kunden oder Stakeholder in der geplanten Zeit fertig zu stellen. Oder ob man für den Zeitraum zusätzliche Mitarbeiter ins Boot holen muss.
- Die Ressourcennutzung wird besser dokumentiert. Viele Unternehmen planen ihre Ressourcen in langen Excel Tabellenkalkulationen. Durch solche manuellen Prozesse kommt es häufig zu Planungsfehlern die nicht gleich ersichtlich sind. Zur besseren Nutzung und Zuweisung aber auch zur Fehlerreduzierung empfiehlt sich ein frühzeitiger Umstieg auf eine spezielle Ressourcenplanungssoftware.
Sauber Vorausplanen
Wenn Du mehr über Ressourcenplanung und Anwesenheitsmanagement in Redmine erfahren willst, besuch unsere Redmine HRM Informationsseite.
Welche Fehler im Ressourcenmanagement zu vermeiden sind
Die frühzeitige Entscheidung für den Einsatz einer Ressourcenplanung ist auf jeden Fall ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg. Denn eine Ressourcenplanung macht Fortschritte planbar und vor allem messbar. Sie allein ist jedoch noch kein Garant für einen reibungslosen Ablauf.
Es gibt ein paar Stolpersteine, die Projektmanager gerade am Anfang überwinden lernen müssen.
100% Arbeitsleistung erwarten. Ein Mitarbeiter mit einem 8 Stunden Arbeitstag wird niemals auch die volle Zeit in die Erledigung von Projektaufgaben investieren können. Neben den zu leistenden Arbeiten am Projekt fallen viele andere Tätigkeiten an, welche die Produktivität reduzieren. Deswegen sollte die Ressourcenplanung realistisch erfolgen. Beispielsweise mit einer Auslastung von 60 bis 80 Prozent (abhängig vom einzelnen Mitarbeiter). Der Rest geht in der Regel für Telefonate, Besprechungen, E-Mails, kleine Pausen oder Flurfunk Kommunikation drauf.
Mitarbeiter falsch beauftragen. Ein Blick in die Ressourcenplanung zeigt, dass es den einen oder anderen Mitarbeiter gibt, der noch die kommende Woche verfügbare Zeit hat. Diesem jede x-beliebige Aufgabe zuzuweisen, nur damit er etwas zu tun hat ist nicht immer die beste Wahl. Je nach Kompetenz sollten die Mitarbeiter auch ihre Aufgaben entsprechend erledigen. Ansonsten werden sie durch Über- oder Unterforderung nur Demotiviert.
Zu viel Mikromanagement betreiben. Viele Projektmanager lieben es zu planen und im Zuge dessen die Aufgaben bis aufs kleinste Detail zu perfektionieren. Nicht selten gehen dieser Arbeitsweise zahlreiche Besprechungen mit den Mitarbeitern voraus um alles bis ins kleinste Detail zu diskutieren. Auf langfristige Sicht ist dieses Mikromanagement kontraproduktiv. Denn neben dem erhöhten Planungsaufwand fällt für die Mitarbeiter auch eine hohe Kontrolle hinsichtlich ihrer Tätigkeiten an. Niemand will ständig Rücksprache halten, wenn er an einer Sache dran ist. Mitarbeiter können sich nur entfalten, wenn man Ihnen auf Basis ihrer Kompetenz und ihres Wissens Entscheidungen zutraut, um das gewünschte Resultat zu erhalten. Das fördert die Motivation und auch die Eigenverantwortlichkeit.
Durch Priorisierung Aufgaben beschleunigen. Eine Funktion in den meisten Projektmanagementtools ist die Möglichkeit Aufgaben zu priorisieren. Diese wird gerne und nicht ausschließlich von Projektmanagern, sondern auch von Kunden oder Stakeholdern genutzt. Etwa wenn sie der Meinung sind, dass die Erledigung zu langsam voran schreitet, oder die Aufgabe unbedingt noch vor einer anderen erledigt werden muss. In so einem Fall ist es besser, wenn man sich mit dem Projektmanager die Arbeiten in Zeiteinheiten einteilt (z.B. Sprints) und sich für diesen Zeitrahmen die Arbeiten raus sucht, die es als erste zu erledigen gilt. Wobei man dem Mitarbeiter einen gewissen Handlungsspielraum lassen sollte was die Abarbeitung angeht. Denn nicht jeder Tag ist gleich produktiv und nicht immer stellt sich eine Aufgabe als so einfach umsetzbar heraus wie gedacht. Priorisierungen sollten wirklich nur sofort zu erledigende Ausnahmen sein. Denn sie stören in der Regel den Arbeitsfluss. Was wiederum die Effizienz beeinträchtigt und die bisherige Planung über den Haufen wirft. Werden regelmäßig zu viele Aufgaben priorisiert, ist das in jedem Fall ein Warnsignal für den Projektmanager. Hier lohnt es sich genauer hin zu schauen und den tatsächlichen Grund aufzuspüren.
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- Zu viele ungeplante Aufgaben abwickeln. Eigentlich ist es in den meisten Unternehmen leider immer noch üblich auf Zuruf Tätigkeiten mit einzuschieben. Dadurch wird die bereits getätigte Planung teilweise erheblich beeinträchtigt. Hier gilt es die Nachfrage besser in den Griff zu bekommen und dann erst die dafür nutzbaren Ressourcen entsprechend zuzuweisen. In so einem Fall hilft die Ressourcenprognose zukünftige Ressourcenanforderungen vorhersagen zu können, bevor ein Projekt beginnt.