Gut informierte Mitarbeiter sind die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung von Prozessen jeglicher Art. Egal ob es Tätigkeiten innerhalb eines Projekts, einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens sind.
Wiki: Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter
Damit sich Mitarbeiter jedoch auch selbständig informieren können (z.B. über bereits etablierte Prozesse, über unternehmensspezifische Regelungen oder projektspezifische Anweisungen etc.), müssen diese Informationen:
- irgendwo zentral abgelegt werden,
- benutzerfreundlich präsentiert werden,
- sich leicht aktualisieren lassen,
- sowie einfach auffindbar und abrufbar sein.
In der Regel kommt hierfür in vielen Teams und Unternehmen ein Wikisystem zum Einsatz.
Führungspositionen sollten die Nutzung propagieren
Damit das Wikis jedoch erfolgreich eingeführt und aktiv genutzt wird, sollte die Einführung immer mit Wissen und idealerweise 100% Unterstützung der Führungsebene erfolgen. Denn nur ein aktiv beworbenes, gut gepflegtes Wiki ist ein sinnvolles und gerne genutzes System! Aus Erfahrung wissen wir, dass die Einführung von Wikis selten störungsfrei verläuft. Es gibt immer den einen oder anderen skeptischen Mitarbeiter der sich verweigert oder in einer anderen Art und Weise eine “Blockade” darstellt. Dann hört man nicht selten Sätze wie: “Wozu ein Wiki, wenn eh keiner rein schaut?” Deswegen sollte man sich hier der Unterstützung weisungsbefugter Personen im Notfall sicher sein. Bei der Einführung neuer Systeme hat das Management immer Vorbildfunktion und sollte diese Rolle gewissenhaft durchführen und ernst nehmen. Denn gerade während der Einführungsphase sind viele Mitarbeiter verunsichert und fallen schnell in alte Verhaltensweisen zurück weil Ihnen das einfacher erscheint. Zeigt das Management jedoch selbst viel Interessen an der Wiki, zeigt das den Mitarbeitern auch die Sinnhaftigkeit des neuen Systems.
Uns ist natürlich bewusst, dass gerade Menschen in Führungspositionen viel um die Ohren haben und nicht selten überfordert sind beim Treffen von Entscheidungen, die etwas mit technisch angehauchten Informationssysteme (wie z.B. Wikis) zu tun haben. Vor allem, wenn diese Person selbst wenig technisches Verständnis hat. Schon öfter wurden wir deswegen von Mitarbeitern gefragt, mit was sie ihren Chef vom Wiki überzeugen können.
Nebenstehender Screenshot ist einer im Jahr 2007 durchgeführten Umfrage von Penny Edwards für die Open University Business School UK (Managing Wikis in Business) entnommen und geht unter anderem der Frage nach, warum Unternehmen Firmenwikis einführen.
5 Argumente, die für die Nutzung einer Wiki sprechen
Wer einem solchen Ansprechpartner gegenüber sitzt und will, dass das Wiki erfolgreich im Unternehmen genutzt wird, für den haben wir hier ein paar Argumente, wie ein Projekt (durch eine Projektwiki) oder sogar ein ganzes Unternehmen (durch eine Unternehmenswiki) von einem Wikisystem profitieren kann.
1. Wikis unterstützen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Vielleicht ist die Situation ja dem einen oder anderen vertraut. Der neue Mitarbeiter ist da, sitzt unschlüssig herum, weiß nicht was zu tun ist und will die gestresst wirkenden Kollegen nicht mit banalen Fragen nerven. Der Chef hat gerade wenig Zeit, die Sekretärin telefoniert genervt und schon ist der erste Arbeitstag relativ ungenutzt vorbei. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist in der Regel immer mit einem zeitlichen Zusatzaufwand verbunden. Nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch für dessen Kollegen. Er wird nicht von heute auf morgen wissen “wie der Hase läuft” und wo er was findet. In solchen Fällen sind Wikisysteme ideale (stille) Begleiter und unterstützen eine zügige Einarbeitung. Dort lassen sich viele nützliche Infos hinterlegen:
- wie das Unternehmen aufgebaut ist
- wer Ansprechpartner für was ist und wo man ihn findet
- welche bestehenden Prozesse im Unternehmen wichtig sind
- welche Regelungen und Handlungsweisen beachtet werden müssen
- wo man bestimmte Dinge findet und an wen man sich wendet, wenn man etwas nicht findet
- und vieles mehr…
2. Wikis unterstützen den Informationsfluss von Mitarbeitern
Aber auch für schon eingearbeitete Mitarbeiter sind Wikis nützlich. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle Veränderungen innerhalb eines Projekt, der Abteilung oder des gesamten Unternehmens. Wikiinhalte müssen nicht statisch sein. Wer Änderungen in bestehende Prozesse oder Regeln einführt, sollte diese im Wiki dokumentieren. So sind diese nicht nur zentral für alle abrufbar. Es ist auch leicht ersichtlich was sich im Einzelnen geändert hat. Wenn man nicht noch zusätzlich an externer Stelle darauf hinweist gewöhnt man seine Mitarbeiter auch schnell daran das Wiki als alleinige Anlaufstelle für bestimmte Informationsflüsse selbständig zu nutzen.
3. Wikis machen das Unternehmen unabhängiger beim Ausscheiden von Mitarbeitern
Nicht selten haben Unternehmen Probleme einen würdigen Nachfolger für langjährige, erfahrene Mitarbeiter zu finden. Scheidet ein solcher langjähriger Mitarbeiter aus dem Unternehmen oder dem Projekt, kann dies in einer mittleren Katastrophe (für das Unternehmen) enden. Denn nicht selten wurde es versäumt, dass solche Mitarbeiter ihr angeeignetes Wissen an vorgegebener Stelle und vor allem zeitnah dokumentieren und der Nachwelt überlassen. Der mühsam eingerichtete Jenkins-Job ist für den Nachfolger ein Buch mit 7 Siegeln. Welche Dienste laufen eigentlich auf welchem Server und wo sind blos die Zugangsdaten dazu? Der Deploymentprozess läuft nicht wie er soll und das während der Go-Live bevor steht. Keiner weiß warum, denn solche Probleme wurden bisher immer “von dem einen Kollegen, der jetzt nicht mehr da ist” wieder gerichtet (wie auch immer). Wer wirtschaftsorientiert arbeitet, kann sich keine Abhängigkeiten von einzelnen Personen leisten. Mühsam erarbeitetes und teuer bezahltes Wissen darf man als Unternehmen nicht einfach wegwerfen. Unternehmensinternes Wissen, welches verloren geht ist rausgeschmissenes Geld und bedeutet in der Regel einen gewaltigen Rückschritt im Fortschritt. Ein Wiki kann helfen dieses Wissen zentral zu bündeln und mit anderen zu teilen. Das macht dann nicht nur die Arbeit eines einzelnen transparenter, sondern für alle Beteiligten auch leichter.
4. Wikis sind ideale Ablageorte unternehmensspezifischer Informationen und Dokumentationen
Egal ob es sich um Ablage von Schulungsmaterial handelt, Anwendungsinformationen zur eingesetzten Software, sonstige Anweisungen oder Regeln die es zu beachten gibt. Wikis sind der ideale Ablageort für Dinge, die schnell in Vergessenheit geraten. Was bei mündlichen Anweisungen eher die Regel als die Ausnahme ist. Nur was schriftlich an einem zentralen Ort dokumentiert wird, hat nachhaltigen Nutzen für das gesamte Team, die Abteilung oder das Unternehmen.
Gerade junge und schnell wachsende Unternehmen müssen sich frühzeitig um solche Ablageorte kümmern um auf lange Frist den Aufwand für die Pflege und Dokumentation zu minimieren. Außerdem ist es immer einfacher neue Mitarbeiter in die Nutzung eines bereits bestehenden Systems zu involvieren als ältere Mitarbeiter mit einem neuen System zu konfrontieren. Deswegen macht es Sinn sich frühzeitig mit Wikis als zentrale Ablageorte zu beschäftigen.
5. Studien bestätigen, dass Wikis im Unternehmen häufiger genutzt werden
Eine Umfrage von BITKOM zum Thema “Enterprise 2.0” aus dem Jahr 2008 hat bereits damals schon bestätigt, dass Wikisysteme im Unternehmen immer stärker genutzt werden. In der Studie haben 37% bis 47% der Befragten bestätigt, dass sie Wikis produktiv nutzen. Generell war der Anteil der Unternehmen niedrig, die keine Nutzung planten. Nebenstehender Screenshot ist der Studie entnommen und zeigt welche Erfahrungen die Nutzer von Web-2.0-Technologien (wie Wikis) in verschiedenen Bereichen gemacht haben auf.
Was ist ein Wiki?
Ein Wiki ist eine über einen Webbrowser zugängliche Software, die Mitgliedern eines Projekts, einer einzelnen Abteilung oder ein ganzes Unternehmen hilft relevanten Informationen über eine zentrale URL aufzurufen, zu erfassen, zu sammeln und mit anderen Beteiligten zu teilen. Welche Informationen in einem Wiki gesammelt werden, sollte vorher individuell gemäß dem gewünschten Einsatzzweck von den Beteiligten geklärt werden. Ein bekanntes Wiki ist beispielsweise Wikipedia.org, welches eine Enzyklopädie aus freien Inhalten darstellt.
Unternehmen, die bereits das Drupal CMS für Ihre Internetpräsenz einsetzten und auf der Suche nach einem Unternehmenswiki sind, sollten sich die Drupal Wiki ansehen, welche speziell für diesen Einsatzzweck entwickelt wurde. Abteilungen für das Management von Projekten ein PM-Tool wie beispielsweise Redmine einsetzen, denen empfehlen wir die Redmine Wiki, welche bereits in der Basisfunktionalität des Ticketsystems integriert ist.