Redmine ist ein frei verfügbares Projektmanagement Tool zur transparenteren und effizienteren Gestaltung von Vorgängen in Projekten. Redmine ist plattform- und datenbankunabhängig und steht bei einer Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten bereit. Hierzu zählen Bug- und Issue Tracking, agiles Projektmanagement, Verfolgung zeitkritischer Aufgaben, Optimierung von Workflows, als Wiki und Dokumenationssystem, FAQ-Systeme, Aufbau von Wissensdatenbanken, oder auch als HelpDesk und Troubleticket-System.
Aufgrund der vielen zusätzlich erhältlichen Plugins (Module) ist Redmine individuell an fast jede Projektsituation anpassbar. Redmine zählt zur Kategorie der Projektmanagementsoftware und ist unter der GNU General Public License (GNU GPL) verfügbar.
Wann man ein Projektmanagement Tool wie Redmine einsetzt
Im folgenden liste ich ein paar Punkte auf, wann es überhaupt sinnvoll ist ein Projektmanagement Werkzeug wie Redmine einzusetzen. Es reicht schon aus, wenn nur einer der hier genannten Punkte zutrifft. Der Einsatz ist dann sinnvoll, wenn:
- die Aufgabe bzw. der Auftrag sehr komplex und / oder innovativ ist.
- verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten müssen.
- man mit externen Firmen und Freiberuflern arbeiten muss.
- es viele und / oder regelmäßige Besprechungen zwischen allen Beteiligten gibt und die Ergebnisse zentral abgelegt werden sollen.
- die übertragene Aufgabe eine intensive Betreuung erfordert und / oder sich über einen längeren Zeitraum erstreckt.
- die Tätigkeiten ein großes Zeitvolumen und / oder ein Budget besitzen.
- von der erfolgreichen Ausführung unternehmenspolitisch viel abhängt.
- der Auftrag ein (hohes) finanzielles Risiko bedeutet.
Ein Projektmanagement Tool an sich ist unerlässlich, wenn man die Kontrolle über das Projekt hinsichtlich Ablauf, Kosten und Ressourcen behalten will. Zudem sorgt es dafür, dass alle Projektbeteiligten immer auf dem Laufenden sind und eine zentrale Anlaufstelle für alles, was das Projekt betrifft erhalten.
Einsatzmöglichkeiten von Redmine
Zum Einsatz kommt das Redmine Projektmanagement Tool in verschiedenen Arten von Projekten:
- dem Ein-Mann-Projekt: ein einfaches Projekt, welches nur von einer einzigen Person geführt wird, die sowohl die Planung, den Code, das Design, als auch das Marketing übernimmt.
- dem kleinen Beraterteam: meist eine Agentur bestehend aus einem kleineren Team (weniger als 30 Personen), die von einem Kunden beauftragt wurden sich um die Entwicklung und dem Management einer Webseite (Drupal, Joomla, Typo3, Wordpress etc.), eines Shops (Magento etc.), oder einer Softwareanwendung zu kümmern.
- in großen Teams mit vielen Mitarbeitern: meist in Teams oder Abteilungen großer Unternehmen, die mit der Arbeit an einer neuen Version von etwas beauftragt wurden. Dabei kann es sich um ein Produkt oder einen Service handeln, der offiziell verkauft wird, oder um etwas, was nur intern genutzt wird.
Vorteile durch den Einsatz von Redmine
Diese drei vorgestellten Projektarten unterscheiden sich sowohl in Teamgröße, Organisationsstruktur, als auch im Management. Selbst wenn ihr Projekt nicht genau in eines der hier vorgestellten drei Beispiele passt, sollten sie dennoch eine gute Vorstellung davon haben, was Redmine für Sie leisten kann - unabhängig vom Projektumfang, der Teamgröße und -zusammensetzung. Es hilft Ihnen nicht nur bei der Planung und Durchführung, sondern sorgt auch für:
- Steigerung der Effizienz durch Einführung guter Prozesse
- Verfolgung des Fortschritts und der Projektaktivität (Kontrollelemente)
- mehr Transparenz bei den Vorgängen und Aufgaben innerhalb des Teams und zum Kunden
- Erhöhung der Termintreue durch realistischere Zeit- (Release)planung und Priorisierungsmöglichkeiten
- bessere Einhaltung von Qualitätsstandards
- Flexibilität in der Gestaltung des Projekts
- minimales Briefing bei Projektübergabe an neue Mitarbeiter aufgrund der Zentralisierung / Projektabwicklung in einem System
- eine frühzeitige Erkennung von möglichen Risiken
- eine Steigerung der Reaktionszeiten innerhalb des Teams
- mehr Übersichtlichkeit zum aktuellen Projektverlauf
- Unterstützung einer guten Dokumentation
- besseres Auffinden und Anhängen von projektbezogenen Komponenten und Inhalten
- mehr Sicherheit durch entsprechende Rollenverteilung und Zugriffsrechte
- einen guten Einsatz agiler Projektmanagement Methoden
Redmine liefert folgende Grundfunktionen
Gewisse Grundfunktionalitäten sind im Projektmanagement Tool unerlässlich. Redmine liefert durch die Standardinstallation die folgenden Grundfunktionen für das Management ihrer Projekte und Projekt-Teams: 
- Administrationsbereich zur Konfiguration der Projekte, Projektarchive, Mailbenachrichtigungen, Benutzer, Gruppen, Rollen und Rechte, Tracker, Ticket-Status, Workflows, Anlegen benutzerdefinierter Felder, Aufzählungen (wie Aktivitäten / Zeiterfassung, Ticket-Prioritäten, Dokumentenkategorien), LDAP-Authentifizierung und PlugIn-Erweiterungen.
- Management eines oder mehrere Projekte und Projekt-Teams
- Nutzerzugang und Kundenzugänge (möglich durch die Rollenverteilung und Zugrifssbeschränkung)
- Aktivitätenprotokoll
- Ticket-Verfolgung
- Zeiterfassung
- Dateimanagement und Dokumentenmanagement
- Zentrale Kommunikation aller Beteiligten (Wiki, Foren, Tickets)
- Wikisystem
- Kalender
- Gantt-Diagramme
- News
- Projektarchiv
- Diskussionsforen
- viele zusätzlich verfügbare AddOns stehen zur Erweiterung der Grundfunktionen bereit (z. B. Redmine PlugIn für Agiles Projektmanagement oder Scrumbler, sowie Git-Anbindung, Eclipse-Anbindung, CRM AddOn und Faktura)
Weitere Redmine Vorzüge
Redmine ist in verschiedenen Sprachen (darunter auch Deutsch) erhältlich. Das Theme ist leicht anpassbar - alternativ kann man eines der vielen bereits bestehenden Themes verwenden. Redmine ist unternehmensweit einsetzbar, weil man mit einer Installation verschiedene Projekte, Unterprojekte und Anwender verwalten kann. Da es eine webbasierte Anwendung ist, läuft Redmine systemunabhängig in jedem Browser.
Voraussetzungen für den Einsatz von Redmine
Redmine liefert jederzeit Transparenz und eine gute Übersicht über den Fortschritt, die Planung und aktuellen Aufgaben innerhalb von Projekten. Damit der effiziente Einsatz von Redmine gewährleistet ist, sind vom Team jedoch bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen:
Projektmanager
Für den Projektmanager stellt Redmine eine zentrale Anlaufstelle dar. Es wird vorausgesetzt, dass:
- er sich gut mit Redmine auskennt. Nicht nur die Grundfunktionen sollten ihm geläufig sein, sondern auch der Administrationsbereich darf für ihn kein unbekanntes Terrain darstellen. Er muss wissen wie man Redmine bedient und konfiguriert.
- er sich täglich mit dem System auseinander setzt. Sowohl kontrolliert als auch entsprechend dokumentiert, was dem restlichen Team die Arbeit mit Redmine im Projekt erleichtert.
- er stets mit gutem Beispiel voran geht und hinter der Arbeit mit Redmine steht und dort seine ihm auferlegten Arbeiten gewissenhaft erledigt.
- das Team zur Arbeit mit Redmine motiviert.
- er regelmäßig kontrolliert und aktualisiert und dadurch seinem restlichen Team ein produktives Tool an die Hand gibt und den Projektfortschritt überwacht.
- er dafür sorgt, dass sein Team mit ausreichenden Arbeiten (Tickets) versorgt ist und die definierten Workflows und Qualiätsstandards einhält.
Mitarbeiter
Auch für den Mitarbeiter innerhalb eines Projekts stellt Redmine eine zentrale Anlaufstelle dar. Gerade zu Beginn einer Redmine-Einführung ist es notwendig, dass sich Mitarbeiter bereitwillig zeigen und zur Mitarbeit aktivieren. Was Hammer und Nagel für einen Handwerker als Werkzeug dient, stellt ein Projektmanagement Tool für ein Projektteam dar. Es ist das Werkzeug eines jeden Team-Mitarbeiters (egal ob Designer, Entwickler, Marketingleiter, Texter, Sitebuilder etc.). Es bedeutet nicht mehr Arbeit, sondern Arbeitserleichterung. Es sorgt für eine bessere Übersicht, geregelte Workflows und mehr Transparenz innerhalb des Teams. Von einem Mitarbeiter wird erwartet, dass:
- er sich mit den ihm zur Verfügung stehenden Funktionalitäten in Redmine vertraut macht.
- er sich bei auftretenden Probleme sofort an die entsprechende Kontaktperson wendet und offene Fragen rechtzeitig klärt.
- er die nötige Disziplin mitbringt für den regelmäßigen Einsatz von Redmine, um dadurch seinen Beitrag zum Projekterfolg zu leisten.
- er entsprechend Eigeninitiative mitbringt und bei entsprechender Delegation einer Aufgabe auch mal ein Ticket selbst anlegt.
- er seine aktuellen Arbeiten dokumentiert und vor allem ausreichend dokumentiert (-> Transparenz).
- er sich nicht davor scheut Problemtickets zu übernehmen, Fehler zu machen und zu diesen Fehlern auch zu stehen.
- er sich an die definierten Workflows und Kommunikationskanäle hält.
- er auf gestellte Tickets schnell reagiert und diese entsprechend behandelt bearbeitet (neue Tickets annehmen / ablehnen, bei Unklarheiten Feedback geben, Tickets zur Weiterbearbeitung an entsprechende Person weiterleiten etc.).
Warum professionelle Unterstützung bei der Redmine Einführung wichtig ist
Redmine ist ein sehr mächtiges Tool, welches durch zahlreiche PlugIns viele weitere Features für den produktiven Projektalltag bereit stellt. Jedoch ist das beste Tool nutzlos, wenn es nicht auf die aktuelle Projektsituation eingestellt und nach bestem Wissen und Gewissen in die bestehende Infrastruktur integriert wird. Nur zu oft wird im Unternehmen mangels nicht vorhandenem Redmine Wissens oder ungenügender Workflows schnell auf andere (meist teure) Lösungen umgeschwenkt. Redmine ist benutzerfreundlich und intuitiv. Dennoch ist es nicht möglich von einem erst seit wenigen Wochen erfahrenen Redmine-Nutzer erwarten zu können, das dieser bereits mit allen Vorzügen von Redmine vertraut ist.
In der Regel gibt es Profis, die einen professionelle Einsatz und dadurch produktiven Nutzen von Redmine im Unternehmen unterstützen. Zur Einführung von Redmine in ein Unternehmen gehört nicht nur die Evaluierung, ob das System den Erwartungen gerecht wird, sondern auch die Evaluierung der notwendigen PlugIns, Schulung vorhandener Projektleiter und Mitarbeiter, als auch eine zeitweise Tätigkeit als externer Projektmanager mit Redmine Hintergrund.
AlphaNodes verwendet Redmine nicht nur in eigenen Projekten sondern auch beim Kunden. Als externer Service-Dienstleister, Technischer Projektmanager und ScrumMaster aus München unterstützen wir die Etablierung von Redmine in Ihrem Unternehmen. Wir helfen dabei Redmine in Firmen aus München und dem Münchner Umland effizient und qualitätsorientiert einzusetzen, oder das System und seine Funktionalität kennen zu lernen. Durch unsere langjährige Erfahrung auch mit anderen Projektmanagement Werkzeugen (zum Beispiel: Jira, Bamboo, Confluence) ist es uns möglich Ihnen fundiertes Wissen hinsichtlich der vielen Vorzüge und möglichen Schwächen von Redmine liefern zu können.
