Warum man automatisieren sollte
Menschen machen Fehler. Das ist normal und an sich nicht schlimm. In der Projektentwicklung jedoch nicht selten fatal. Denn die Konkurrenz ist groß, das Kundenbudget häufig begrenzt und die Anforderungen hoch. Nicht immer steht die Arbeitserleichterung im Vordergrund, sondern die Reduzierung der Kosten, die Optimierung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen und die Erzeugung von stabilen, verlässlichen und transparenten Prozessen.
Dabei darf man jedoch nicht vergessen, dass die Einführung von automatisierten Prozessen in die Projektumgebung mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden ist und auch Nachteile hat, aber oft der einzige Weg ist, um sich von bestimmten Teufelskreisen zu lösen, die sich gerne in die Projektentwicklung einschleichen.
Was sich automatisieren lässt
In IT Projekten lässt sich all das automatisieren, wo man nicht auf menschliche Tätigkeiten angewiesen ist. Wie beispielsweise die Installation und Konfiguration von Systemen, das Einspielen von Updates, Überwachung von Systemfunktionen, oder der Aufbau von Testumgebungen. Werden Tätigkeiten mehr als zwei mal durch Menschenhand durchgeführt, lohnt sich bereits die Automatisierung. Denn es ist nicht unwahrscheinlich, dass ein manuelles Verfahren auch ein drittes oder sogar viertes Mal durchgeführt wird.
Automatisierung bedeutet nicht zwingend, dass man Arbeitskräfte einspart. Mit Hilfe von Automation kann man jedoch die Entwicklung von Projekten beschleunigen, die Qualität steigern und Mitarbeiter von eintönigen Tätigkeiten, die sich ständig wiederholen befreien. Denn die meisten Fehler passieren bei sich ständig wiederholenden Aufgaben. Sei es aus Langeweile, durch Unzufriedenheit mit der Aufgabe, Unkonzentriertheit oder durch Stress. Solche Mitarbeiter gewinnen wieder mehr Zeit für andere, wichtigere und vor allem interessantere Tätigkeiten. Was letztlich die Produktivität steigert und Projekte besser voran bringt.
Zudem spart man sich durch Einführung automatisierter Prozesse Zeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Diesen muss man nicht alle Schritte einzeln erklären, sondern nur den Start des Automatisierungsprozesses und dessen Funktion bzw. Ziel.
Automatisierungsfehler vermeiden
Um etwas in seinem Projekt automatisieren zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen und Standards gegeben sein.
Technische Voraussetzungen berücksichtigen
Eine Voraussetzung ist vor allem technischer Natur. Um beispielsweise Versionierung für den Sourcecode einzusetzen ist ein entsprechendes System nötig (z.B. Git). Um Aufgaben genau zu planen und zu verteilen sollte ein Projektmanagement Tool (idealerweise mit Verbindung zum Sourcecode) existieren (z.B. Redmine). Will man das Projektdeployment automatisiert durchführen ist ein CI Server von nöten (z.B. Jenkins). Möchte man Anwendungen oder Systemumgebungen automatisiert überwachen braucht man ebenfalls ein entsprechendes Tool (z. B. Logstash). Möchte man erweitertes Reporting oder automatisierte Tests durchführen sind ebenfalls bestimmte Anwendungen notwendig (z.B. Sonar).
Prozessstandards einführen
Automatisieren lassen sich nur immer gleich ablaufende Prozesse. Sind aktuell viele verschiedene Prozesse im Einsatz, sollte man sich eine Vereinheitlichung überlegen oder auf eine Teilautomatisierung zurück greifen. In diesem Fall ist immer Rücksprache mit den zuständigen Personen notwendig.
Mitarbeiter einbeziehen
Mit Einführung von Automatisierung entlastet man auch seine Mitarbeiter. Hier ist zu klären welche Routinearbeiten sich automatisieren lassen und wie der Mitarbeiter mit dem geplanten Vorgehen zurecht kommt. Denn für viele bedeutet Automatisierung = Kosteneinsparung = Abnahme von Arbeit = eventueller Arbeitsplatzverlust
Klein anfangen
Wer automatisierte Prozesse in sein Unternehmen das erste Mal einführt sollte klein anfangen. Nicht immer ist es sinnvoll große komplexe Aufgaben zu automatisieren. Mit kleinen aber stetigen Schritten geht es oft besser voran.
Sich Unterstützung holen
Automatisierung bedeutet, dass Aufgaben ohne Eingriffe durch ihre Mitarbeiter erledigt werden können. Wir wundern uns noch immer, wie viele (selbst große) Unternehmen kaum bis gar nicht automatisiert arbeiten. Da wird noch zuviel händisch von Administratoren oder anderen Mitarbeiter erledigt. Dabei helfen automatisierte Vorgänge nicht nur die Qualität und Transparenz von Aufgaben und Prozessen zu erhöhen, sondern Sie schützen auch (gerade im Hinblick auf den aktuell herrschenden Fachkräftemangel) davor, sich zu sehr von einzelnen Mitarbeitern abhängig zu machen und bei deren Ausfall / Wegfall nicht nur den Projektfortschritt, sondern auch gerade bei kleineren Unternehmen sogar deren Existenz zu gefährden.
Wir helfen Prozesse zu automatisieren
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zur Prozess- / Projektautomatisierung zur Verfügung und helfen Ihnen dabei heraus zu finden, was sich in Ihrem Unternehmen / ihrem Projekt automatisieren lässt und wie.
