Best Practice: Redmine HRM Benutzertypen

Das Redmine Ticketsystem hat sich in den letzten Jahren zu einem beliebten Tool im Projektmanagement mit Open Source Software entwickelt. Mittlerweile nutzen es nicht mehr nur Entwickler von Software, Apps oder Webprojekten.

Redmine: flexibel einsetzbar

Dank flexibler Funktionserweiterungen kommt es in Unternehmen mit unterschiedlichster Ausrichtung und einer Vielzahl von Anwendungen zum Einsatz:

• Entwicklungsaufgaben
• Marketing (online / offline)
• Vertrieb und Kundenbetreuung
• Recht und Finanzen, sowie Buchhaltung
• Personalwesen und vieles mehr

Das Hauptaugenmerk bei jedem Unternehmen liegt in der Einrichtung von Projektrollen in Redmine. Die sind notwendig, damit Benutzer oder Gruppen in dem ihnen zugeordneten Projekt auch auf die Informationen und Funktionen zugreifen können, die für die Erfüllung ihrer Aufgabe nötig sind. Mehr aber nicht.

Administratorrechte limitieren

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass viele Unternehmen die Flexibilität der Rollen nicht richtig ausnutzen. Oft geben Sie einer zu großen Anzahl an Benutzern durch die Zuweisung von Administratorrechten mehr Kontrolle über Redmine als nötig.

Benutzer mit Administratorrechten sollte man aus Sicherheitsgründen strikt limitieren. Ein Redmine Administrator darf in Redmine alles machen und alle Inhalte sehen.

Nur zu gerne werden von Ihnen vorgegebene Workflows übergangen, beliebige Funktionen aktiviert, Inhalte oder Anwender gelöscht. Oft ohne Absprache mit Führungspersonen.

TIPP: Das Redmine Reporting Plugin ist die Basis für das HRM Plugin. Es enthält ein systemweites Anwenderlog. Mit diesem lassen sich Änderungen an der Konfiguration von Redmine im Administrationsbereich überprüfen. Nutz es, wenn Du der Meinung bist, dass Anwender ihr Zusatzrecht als Administrator ausnutzen. So lassen sich nicht nachvollziebare Änderungen leicht aufspüren.

Nicht als Administrator seiner Projektrolle nachgehen

In der Regel ist es nicht üblich mit den Rechten dieser Rolle seiner täglichen Arbeit im Unternehmen nachzugehen. Vor allem, wenn der Anwender eigentlich andere Aufgaben zu erledigen hat (z. B. als Entwickler).

Ein Anwender, der ständig als Administrator seine normale Arbeit in Redmine ausübt, wird seine eigentliche Aufgaben aus den Augen verlieren. Workflows ignorieren, Inhalte (oft ungerechtfertigt) ändern und Anwendungs- und Zugriffsfehler aufgrund falsch gesetzer Rollenrechte nicht erkennen können.

TIPP: Wer nur dann als Administrator arbeitet, weil es Arbeiten an der Systemkonfiguration erfordern und sonst entsprechend seiner Anwenderrolle, wird mögliche Fehler in der Rechte- und Rollenkonfiguration auch besser aufdecken können.

Benutzertypen des HRM Plugins konfigurieren

Das Redmine HRM Plugin ist mit eigenen Benutzertypen ausgestattet. Die helfen dabei die Rechte, die speziell für das Management der Benutzer in Redmine nötig sind, benutzerspezifisch und nicht rollenbasiert zu steuern.

So kann man einzelnen Personen seiner Wahl Zugriff auf bestimmte Funktionen des HRM Plugins geben, ohne dass diese zwingend Administratorrechte benötigen. Nützlich, um beispielsweise neue Redmine Anwender anzulegen, zu sperren oder zu bearbeiten.

Beliebige Benutzertypen möglich

Bei der Erstellung eines neuen Benutzertyps ist es sinnvoll die folgenden Punkte zu beachten:

• Welche Aufgabe muss der Benutzer mit seinem Benutzertyp erfüllen können?
• Benötigt der Benutzer zusätzliche Zugriffsrechte? Falls ja, sind die über die Redmine übliche Rollen- und Rechtezuweisung bereits abgedeckt?
• Ist der standardmäßig mitgelieferte Benutzertyp (Default) ausreichend wenn ich an diesem Anpassungen durchführe?
• Benötigen wir weitere Benutzertypen, weil wir auch noch externe Mitarbeiter oder Kunden ins Redmine System lassen?
• Müssen im Benutzerkonto zusätzliche Informationen (via benutzerdefinierter Felder) verwaltet werden, deren Inhalt nur bestimmten Benutzertypen zur Verfügung stehen soll?

Wer das Redmine HRM Plugin installiert hat, muss jeden existierenden Benutzer einen eigenen Benutzertyp zuweisen. Standardmäßig wird jedem Redmine Anwender der Benutzertyp Default zugewiesen. Dessen Rechte sollten zuerst überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Ist der Default-Typ nicht ausreichend, können beliebige andere Benutzertypen angelegt und konfiguriert werden.

Benutzerverwaltung mit dem HRM-Plugin

Unsere Empfehlung für Mitarbeiter der Personalabteilung, denen Du Zugriff auf den HRM-Bereich erlaubst um Benutzerkonten und deren Informationen zu pflegen sollten folgende HRM Berechtigungen zugewiesen werden:

• die Kennzeichnung Intern, da es sich ja um interne Mitarbeiter handelt.
• HRM anzeigen: Erlaubt Zugriff auf den HRM-Bereich über das Top-Menü HRM.
• Benutzer verwalten: Erlaubt das Verwalten von Redmine Anwendern (anlegen, bearbeiten, sperren)
• Gruppen verwalten: Erlaubt das Verwalten von Gruppen(-zuweisungen) (anlegen, bearbeiten, entfernen, Anwender zuweisen)
• Werden zudem Benutzerdefinierte Felder für den Benutzer angelegt, deren Inhalt nur diesem Benutzertyp zur Verfügung stehen sollen, muss die Sichtbarkeit noch entsprechend in den Redmine Einstellungen für Benutzerdefinierte Felder / Benutzer festgelegt werden.

Wer externen Redmine Anwendern (z.B. Kunden) ebenfalls Zugriff auf sein System gewährt, aber nicht möchte, dass diese Zugriff auf den HRM-Bereich erhalten legt hier einen eigenen Benutzertyp an. Mit entsprechend wenig Rechten:

• die Kennzeichnung Intern wird deaktiviert. Solche Anwender haben weder einen Vorgesetzten, noch benötigen sie einen Arbeitszeit-Kalender.
• im Abschnitt HRM Berechtigungen wird in der Regel nichts aktiviert.

TIPP: Benutzerdefinierte Felder für Benutzer lassen sich mit Hilfe der Sichbarkeit pro Benutzertyp besser einschränken als durch die Redmine typischen Rollen. Die Berechtigungen für die Benutzertypen sind projektübergreifend gültig. So lässt sich der Zugriff auf Felder mit sensiblen Informationen zu einem Benutzer besser steuern.

Vorteile der HRM Plugin Benutzerverwaltung

Das Redmine HRM Plugin erweitert die Basisinstallation von Redmine um zahlreiche Zusatzfunktionen. Ein paar wichtige Vorteile, welche das HRM Plugin speziell der Benutzerverwaltung bringt.

Ressourcenplanung testen

Wenn Du mehr über die Benutzertypen des Redmine HRM Plugins erfahren willst, wirf einen Blick in unsere Online Demo. Dort kannst Du alle Funktionen der Redmine Ressourcen Verwaltung testen.

Das Redmine HRM Plugin hilft dabei verfügbare Mitarbeiter für bestimmte Zeiträume leichter ausfindig zu machen und diese somit optimal für aktuelle oder geplante Projekte einzusetzen. Das Redmine HRM Plugin ist unsere Ressourcenmanagement Lösung für Redmine und bringt Dich und Dein Team voran. Integrierter Automatismen unterstützen das Selbstmanagement und minimieren Mikromanagement. Was für eine Entlastung bei der detaillierten Projektplanung sorgt.